Образец заполнения путевого листа 4-С – это документ, который заполняется водителем во время поездки на служебном или личном транспорте. Путевой лист 4-С содержит всю необходимую информацию о маршруте движения автомобиля и пробеге за определенный период. Правильное заполнение этого документа очень важно, поскольку на основании данных из путевых листов рассчитываются различные показатели работы транспорта и водителя.
Основные требования к заполнению путевого листа: образец
Существует ряд общих правил, которыми нужно руководствоваться при заполнении путевого листа 4-С:
- Все данные в путевом листе должны быть разборчивыми, без помарок и исправлений.
- Записи производятся только синей или черной пастой (чернилами).
- Не допускаются записи карандашом, фломастером или маркером.
- Исправления должны быть заверены подписью ответственного лица.
- Путевой лист должен быть полностью заполнен.
- Обязательными для заполнения являются все графы, кроме тех, которые прямо указаны как необязательные.
Наглядный образец заполнения путевого листа 4-С вы легко найдете в интернете.
Порядок заполнения основных реквизитов
Рассмотрим последовательно основные графы путевого листа и порядок их заполнения.
Реквизиты организации
В верхней части бланка указываются данные об организации, на балансе которой находится автомобиль:
- Полное наименование.
- Юридический адрес.
- Фактический адрес (если отличается от юридического).
Данные о транспортном средстве
Здесь указываются:
- Государственный регистрационный номер ТС.
- Марка, модель.
- Пробег ТС на начало пути.
Сведения о водителе
В этом разделе заполняются:
- Фамилия, имя, отчество.
- Серия и номер водительского удостоверения, дата выдачи.
- Подпись водителя.
Заполнение сведений о поездке
Эта часть путевого листа является основной. Здесь хронологически записывается вся информация о маршруте движения автомобиля. Указываются:
- Дата и время выезда.
- Показания одометра.
- Маршрут движения (пункты отправления и назначения).
- Пройденный километраж.
- Цель поездки.
- Данные о пассажирах (если есть).
В конце поездки записываются дата и время возвращения, общий пробег за весь маршрут. Путевой лист подписывается водителем.
Особенности заполнения путевого листа 4-С - образец
При заполнении путевых листов следует обращать внимание на некоторые особенности:
- Если в течение одних суток совершается несколько поездок, то для каждой оформляется отдельный путевой лист.
- При командировках путевой лист оформляется на весь период поездки.
- Допускается заполнение путевых листов за прошедшие даты, но не более чем за 10 дней.
- Исправления в путевом листе должны быть оговорены надписью "исправленному верить" и подписью ответственного лица.
Таким образом, путевой лист 4-С является официальным документом, отражающим движение транспортного средства. Правильное и аккуратное его оформление - обязанность каждого водителя.
Рекомендации по хранению путевых листов
Заполненные путевые листы являются документами строгой отчетности и должны храниться в организации в течение пяти лет. Рекомендуется соблюдать следующие правила хранения:
- Путевые листы группируются по датам и складываются в отдельные папки.
- Папки с путевыми листами систематизируются в хронологическом порядке.
- Папки хранятся в специально отведенном месте, исключающем повреждение или утрату документов.
- К путевым листам прилагаются документы, подтверждающие цель поездки (накладные, акты, командировочные удостоверения и т.п.).
- Доступ к путевым листам имеет строго определенный круг лиц.
Путевые листы могут храниться как на бумажных носителях, так и в электронном виде (отсканированные копии). В любом случае, должны быть обеспечены их сохранность и достоверность информации.
Ответственность за нарушение правил заполнения путевых листов
Нарушение установленных правил заполнения, утрата или порча путевых листов влечет административную ответственность.
К нарушениям относятся:
- Незаполнение обязательных реквизитов или внесение недостоверных данных.
- Использование неутвержденных "формы" путевых листов.
- Внесение исправлений без должного оформления.
- Отсутствие подписей водителя.
За указанные нарушения предусмотрены следующие санкции:
- Предупреждение или штраф для должностных лиц до 5 тыс. рублей.
- Штраф для юридических лиц до 50 тыс. рублей.
Также водитель может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Таким образом, правильное оформление путевой документации является не только обязанностью, но и мерой ответственности водителей и должностных лиц.
Особенности заполнения путевых листов для такси
Для автомобилей-такси используются специальные путевые листы "формы" 4-СП. Они имеют дополнительные графы для записи информации о пассажирах и поездках.
Водители такси должны фиксировать:
- Время подачи автомобиля.
- Адрес подачи.
- Номер заказа.
- Пункт назначения поездки.
- Пройденное расстояние.
- Стоимость поездки.
- Время завершения поездки.
После каждой поездки водитель такси должен получить подпись клиента, подтверждающую совершение поездки и оплату.
Контроль за ведением путевых листов
Контроль путевых листов проводится специально уполномоченными лицами. Осуществляется проверка:
- Наличия путевых листов за каждый день.
- Полноты и правильности заполнения всех обязательных реквизитов.
- Соответствия данных о пробеге показаниям одометра.
- Достоверности информации о маршрутах и целях поездок.
При выявлении нарушений составляется акт и принимаются меры по их устранению.
Электронные путевые листы
Современные информационные технологии позволяют автоматизировать учет работы автотранспорта. Все большее распространение получают электронные путевые листы.
Основные преимущества электронных путевых листов:
- Удобство заполнения водителями на планшетах и смартфонах.
- Автоматический подсчет пробега и затрат.
- Контроль местонахождения ТС через GPS.
- Быстрая передача данных в бухгалтерию.
Однако на сегодняшний день бумажные путевые листы 4-С по-прежнему остаются основными первичными документами, обязательными к ведению.
Путевой лист является важным документом для учета работы транспорта и контроля за передвижением водителей. Заполнение путевых листов в соответствии с правилами - обязательное требование для всех автотранспортных организаций и индивидуальных предпринимателей.
Заполнение путевых листов при междугородных поездках
При совершении междугородних поездок путевые листы заполняются с указанием всех промежуточных пунктов следования. Например:
- Москва - Коломна - Рязань - Пенза - Самара
Обязательно указываются даты и время прибытия/убытия в каждый населенный пункт. Фиксируется пробег между городами.
При прохождении постов ГИБДД на маршруте в путевом листе делаются отметки о месте и времени остановки.
Особенности оформления командировочных путевых листов
Для командировок используется специальная форма No 3 путевого листа. В нем дополнительно указываются:
- Сведения о командировке (номер и дата приказа).
- Состав командированных лиц.
- Цель командировки.
К путевому листу командировки прилагаются подтверждающие документы: командировочные удостоверения, проездные билеты, чеки АЗС и т.д.
Передача путевых листов в бухгалтерию
Заполненные путевые листы сдаются водителями диспетчеру, который проверяет правильность их оформления. После этого все путевые листы передаются в бухгалтерию.
В бухгалтерии на основании путевых листов производится:
- Учет пробега транспортных средств.
- Расчет затрат на ГСМ.
- Начисление заработной платы водителям за сверхурочные часы.
- Контроль целевого использования транспорта.
Ответственное лицо за ведение путевых листов
В организации приказом назначается лицо, ответственное за учет и хранение путевых листов. Оно осуществляет:
- Выдачу бланков путевых листов водителям.
- Сбор и проверку заполненных путевых листов.
- Контроль за соблюдением сроков сдачи.
- Передачу путевых листов в бухгалтерию.
Это позволяет обеспечить правильное ведение этой важной транспортной документации.
Путевой лист является первичным учетным документом, отражающим работу автотранспорта. Правильное его заполнение - обязанность каждого водителя.
