Счет-фактура - это один из основных документов, подтверждающих факт купли-продажи товаров или услуг между поставщиком и покупателем. Правильное оформление счета-фактуры имеет большое значение, поскольку на основании данного документа продавец может применить налоговый вычет по НДС, а покупатель - налоговый кредит. Рассмотрим подробно, как заполнить счет-фактуру по новым правилам.
1. Требования к бланку счета-фактуры
Счет-фактура заполняется на специальном бланке установленной формы. С 1 октября 2020 года вступил в силу новый образец бланка счета-фактуры. Основные отличия нового бланка:
- Изменен порядок заполнения разделов;
- Добавлены новые графы;
- Увеличен шрифт;
- Изменена нумерация граф.
Бланк счета-фактуры должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, порядковый номер, дату составления, наименование продавца и покупателя, их ИНН, адреса, номера счетов и другую информацию.
2. Порядок заполнения счета-фактуры
Рассмотрим последовательность заполнения основных граф счета-фактуры:
- Указываем наименование документа - "Счет-фактура".
- Присваиваем порядковый номер счета-фактуры. Нумерация сквозная по всем счетам-фактурам, выставленным в текущем году.
- Указываем дату составления счета-фактуры - это дата его подписания.
- Указываем наименование, адрес, ИНН продавца.
- Указываем наименование, адрес, ИНН покупателя.
- Перечисляем наименования, артикул, цену и количество поставляемых товаров.
- Рассчитываем сумму без налога, ставку НДС, сумму налога.
- Считаем общую сумму счета как сумму позиций плюс НДС.
- Ставим подписи ответственных лиц и печать.
Особое внимание стоит уделить правильности реквизитов продавца и покупателя, а также точности расчетов по налогам.
3. Обязательные реквизиты счета-фактуры
Помимо стандартных реквизитов, счет-фактура должен содержать:
- Код вида товара по ОКПД2;
- Код вида продукции по ТН ВЭД (при экспорте);
- Единицы измерения товаров;
- Цены без НДС и с НДС;
- Ставки НДС;
- Применяемые налоговые льготы.
При составлении счета-фактуры для иностранных контрагентов реквизиты указываются на русском и английском языках.
4. Особенности заполнения отдельных разделов
Раздел 1. Данные продавца и покупателя
В разделе 1 указываются полные наименования продавца и покупателя, адреса местонахождения, ИНН. Для иностранного лица указывается наименование и адрес на английском языке. Также указываются номера телефонов, e-mail и сайт организаций.
Раздел 2. Данные об отгрузке и получении
В разделе 2 указывается информация о том, куда и кому отгружен товар, дата отгрузки, номер товарной накладной. Также указывается дата получения покупателем товара и форма расчетов.
Раздел 3. Информация о товаре
В разделе 3 подробно указываются характеристики отгруженного товара: наименование, артикул, код ОКПД2, единица измерения, цена, количество, ставка НДС, суммы без НДС и НДС.
5. Образец заполнения счета-фактуры
Рассмотрим на примере, как правильно заполнить счет-фактуру с учетом всех обязательных требований.
Как видно из примера, счет-фактура содержит всю необходимую информацию о продавце, покупателе, отгруженных товарах, ценах, налогах. Образец поможет избежать ошибок при заполнении собственного счета-фактуры.
Подводя итог, отметим, что правильное составление и заполнение счета-фактуры - важная обязанность как продавца, так и покупателя. Аккуратность и внимание к деталям при оформлении этого документа позволят избежать налоговых рисков в будущем.
6. Ошибки при заполнении счета-фактуры
Несмотря на кажущуюся простоту, при заполнении счета-фактуры часто допускаются различные ошибки. Рассмотрим наиболее типичные из них.
Неполное заполнение обязательных реквизитов
Иногда по невнимательности пропускают указание обязательных данных, таких как ИНН, номер телефона, банковские реквизиты и другие. Неполное заполнение реквизитов может привести к отказу в вычете НДС.
Неверный расчет сумм
При подсчете сумм без НДС, сумм налогов, общих сумм нередки арифметические ошибки. Это ведет к искажению отчетности и налоговых деклараций.
Ошибки в ставках НДС
Ставки НДС могут изменяться, поэтому в счетах-фактурах часто указывают устаревшие ставки. Это нарушение требований налогового законодательства.
Нарушение порядка нумерации
Все счета-фактуры должны иметь сквозную нумерацию в пределах календарного года. Нарушение порядка нумерации влечет штрафы.
7. Электронный документооборот счетов-фактур
С 1 июля 2021 года счета-фактуры обязательно составляются в электронном виде и подписываются электронной подписью. Это значительно упрощает процесс создания и обмена счетами-фактурами.
Для автоматизации процесса выставления и получения электронных счетов-фактур используют специальные онлайн-сервисы. Такие сервисы позволяют быстро заполнять счета-фактуры по установленному образцу, избегая ошибок, а также обмениваться ими.
8. Вывод электронного счета-фактуры на печать
Несмотря на переход к электронному документообороту, иногда требуется распечатать счет-фактуру на бумаге - для архива документов, предоставления контрагентам и т.д.
Электронный счет-фактуру можно легко вывести на печать напрямую из программы для выставления электронных счетов-фактур. Также можно распечатать уже полученный электронный счет-фактуру из входящих документов.
Распечатанный на бумаге электронный счет-фактура имеет ту же юридическую силу, что и его электронный оригинал, заверенный ЭЦП.
9. Счет-фактура при получении аванса
Если покупатель вносит предоплату, продавец обязан выставить счет-фактуру на сумму полученного аванса. Такая счет-фактура заполняется по общим правилам с указанием вида платежа "аванс".
Счет-фактуру на аванс можно выставлять до момента отгрузки товаров покупателю. Это позволяет покупателю заявить к вычету НДС с аванса до получения товаров.
10. Особенности счетов-фактур для ИП
Индивидуальные предприниматели заполняют счета-фактуры по общим правилам с указанием своих реквизитов. Обязательно указывается статус "ИП".
Счета-фактуры ИП не нумеруются, в графе номер ставится прочерк. Подписывает счет-фактуру сам ИП без печати.
11. Корректировочный счет-фактура
Если после выставления счета-фактуры произошло изменение стоимости товаров, объема поставки, ставок налогов, выставляется корректировочный счет-фактура.
В корректировочном счете-фактуре заполняются реквизиты первоначального счета-фактуры и вносятся исправления в части измененных данных.
12. Срок хранения счетов-фактур
Счета-фактуры хранятся в бухгалтерии организации в течение 5 лет с года, следующего за отчетным. Затем передаются в архив, где хранятся еще 5 лет.
Электронные счета-фактуры хранятся в электронном архиве организации с электронной подписью и шифрованием данных.
13. Штрафы за нарушение правил заполнения счета-фактуры
За нарушение порядка заполнения и выставления счетов-фактур предусмотрены следующие штрафные санкции:
- Неполное или неправильное заполнение граф счета-фактуры - штраф до 5000 рублей;
- Нарушение сроков выставления счета-фактуры - до 20% от суммы счета;
- Нарушение порядка нумерации счетов-фактур - 10 000 рублей.
Повторное нарушение в течение года влечет штрафы в двойном размере. Кроме того, налоговики могут отказать в вычете НДС из-за ошибок в счете-фактуре.
14. Акт сверки счетов-фактур
Для согласования данных по счетам-фактурам между продавцом и покупателем составляется акт сверки. В нем указываются все счета-фактуры за период и выявляются расхождения.
Акт сверки позволяет выявить ошибки или неточности при заполнении счетов-фактур одной из сторон. На основании акта сверки вносятся исправления в учет.
15. Учет счетов-фактур в 1С
Для автоматизации учета в программе 1С предусмотрен специальный документ "Счет-фактура выданный" и "Счет-фактура полученный". Это позволяет быстро и правильно заполнить счет-фактуру прямо в 1С.
В 1С реализованы контроли правильности заполнения реквизитов, нумерации, расчета сумм. Это исключает возможность ошибок при заполнении счетов-фактур.
16. Онлайн-сервисы для выставления счетов-фактур
Для упрощения процесса создания и выставления электронных счетов-фактур существуют специальные онлайн-сервисы.
Такие сервисы предоставляют готовые шаблоны счетов-фактуры, которые нужно просто заполнить. Все реквизиты заполняются в электронном виде, что исключает ошибки.
Преимущества онлайн-сервисов:
- Быстрое создание счетов-фактур;
- Проверка корректности заполнения;
- Автоматическая нумерация;
- Отправка контрагенту и интеграция с 1С.
17. Мобильные приложения для работы со счетами-фактурами
Для удобства работы со счетами-фактурами с мобильных устройств используются специальные приложения.
Такие приложения позволяют:
- Заполнить счет-фактуру на смартфоне или планшете;
- Отправить счет-фактуру на подпись;
- Получить и оплатить входящий счет-фактуру;
- Отслеживать статусы документов.
Мобильные приложения упрощают работу со счетами-фактурами в командировках или разъездах.
18. Облачные сервисы для обмена счетами-фактурами
Для удобного и безопасного обмена электронными счетами-фактурами используются облачные сервисы.
Облачные сервисы предоставляют:
- Хранение счетов-фактур;
- Обмен счетами между контрагентами;
- Электронную подпись;
- Поиск и сортировку документов.
Использование облака избавляет от необходимости настраивать собственный документооборот.
19. Автоматическая проверка корректности счетов-фактур
Чтобы избежать ошибок при заполнении, счета-фактуры можно проверять автоматически с помощью специальных сервисов.
Такая проверка включает:
- Контроль обязательных реквизитов;
- Проверку корректности расчетов;
- Соответствие ставок НДС;
- Корректность нумерации.
После автоматической проверки счет-фактуру можно без опаски отправлять контрагенту или напечатать для архива.
20. Исправление ошибок в счете-фактуре
Если в уже отправленном контрагенту счете-фактуре обнаружена ошибка, ее можно исправить с помощью корректировочного счета-фактуры.
В корректировочном счете указывается правильное значение взамен ошибочного. Контрагент обязан учесть исправления в своем учете.
21. Юридическая значимость счета-фактуры
Счет-фактура является первичным документом и имеет важное юридическое значение. На основании счета-фактуры:
- Продавец получает право на вычет НДС;
- Покупатель получает право на налоговый кредит.
Поэтому очень важна достоверность данных в счете-фактуре.
22. Электронный архив счетов-фактур
Все выставленные и полученные счета-фактуры подлежат хранению. Срок хранения составляет 5 лет с момента выставления.
Для удобного хранения используется электронный архив счетов-фактур. Это позволяет оперативно найти любой документ по запросу.
23. Риски при работе с бумажными счетами-фактурами
Работа с бумажными счетами-фактурами несет определенные риски:
- Возможность потери или порчи документа;
- Сложность оперативного поиска в архиве;
- Риск подделки бумажного документа.
Поэтому бумажные счета-фактуры постепенно уходят в прошлое, уступая место электронным документам.
24. Электронная подпись счета-фактуры
Для придания юридической силы электронный счет-фактура должен быть подписан электронной подписью.
Подписание производится с помощью:
- Квалифицированной электронной подписи;
- Усиленной квалифицированной подписи.
Подписанный ЭЦП счет-фактура имеет такую же силу, что и бумажный документ с собственноручной подписью.
25. Интеграция 1С и сервиса электронных счетов-фактур
Для автоматизации процесса выставления электронных счетов-фактур используется интеграция 1С и онлайн-сервисов.
Такая интеграция позволяет:
- Формировать счета-фактуры на основе данных из 1С;
- Передавать счета-фактуры из 1С в онлайн-сервис;
- Загружать в 1С входящие электронные счета-фактуры.
Это минимизирует ручной труд по заполнению и обработке счетов-фактур.
26. Учет счетов-фактур в бухгалтерском и налоговом учете
Полученные и выставленные счета-фактуры подлежат отражению как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
В бухучете счета-фактуры регистрируются для расчетов с контрагентами и формирования финансовой отчетности.
В налоговом учете данные счетов-фактур нужны для исчисления НДС, расчета налоговой базы по налогу на прибыль.
27. Счет-фактура как первичный учетный документ
По своей сути счет-фактура является первичным учетным документом, на основании которого отражаются хозяйственные операции в бухучете.
Счет-фактура подтверждает факт купли-продажи и является основанием для принятия товаров к учету, списания денежных средств и т.д.
28. Налоговые риски, связанные с ошибками в счетах-фактурах
Ошибки и неточности при заполнении счетов-фактур могут привести к серьезным налоговым рискам:
- Отказ в вычете НДС;
- Доначисление НДС и пеней;
- Штрафы за нарушение заполнения счетов-фактур.
Поэтому очень важно внимательно контролировать корректность составления счетов-фактур. Лучше всего использовать образец правильно заполненной счет-фактуры.
