ОКУД или Общероссийский классификатор управленческой документации - это система кодирования и идентификации унифицированных форм документов, используемых в делопроизводстве организаций. Расшифровка ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой деятельности.
Классификатор ОКУД был введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299. Цель его создания - упорядочение системы управленческой документации на всей территории Российской Федерации.
Назначение и применение ОКУД
ОКУД предназначен для:
- Классификации и кодирования всех унифицированных форм управленческих документов
- Идентификации видов документов
- Информационного обеспечения работы с документами
Код ОКУД присваивается каждому унифицированному документу. Он состоит из 8 знаков, которые несут определенную информацию:
- 1-й знак - класс документа
- 2-4-й знаки - подкласс документа
- 5-6-й знаки - вид документа
- 7-8-й знаки - номер формы документа
Так, например, код 0504401 означает:
- Класс 05 - финансовые документы
- Подкласс 044 - финансирование, кредитование и денежное обращение
- Вид 01 - платежное поручение
- Номер формы 01
Знание кода ОКУД позволяет определить вид и тип унифицированной формы, а также найти ее образец.
Структура классификатора ОКУД
В классификатор ОКУД включены следующие классы документов:
- Организационно-распорядительная документация
- Финансово-бухгалтерская документация
- Унифицированные системы документации по труду
- Унифицированные системы документации по статистике
- Межотраслевая документация
Внутри классов выделяются подклассы, группы документов, виды документов и конкретные унифицированные формы.
Так, в классе финансово-бухгалтерской документации одним из подклассов является "Финансирование, кредитование и денежное обращение", который включает группу "Расчетные операции", вид документа "Платежные поручения" и конкретные формы платежных поручений с кодами 0504010-0504040.
Бланки ОКУД для каждой формы утверждаются Госкомстатом России. Они имеют установленный состав реквизитов, форму и порядок их заполнения.
Применение классификатора ОКУД
ОКУД применяют:
- Организации и учреждения всех форм собственности
- Органы государственного управления
- Банки и другие финансово-кредитные организации
Применение ОКУД является обязательным на всей территории РФ. Он используется:
- При разработке унифицированных систем документации
- При создании отдельных унифицированных форм документов
- В информационных системах для идентификации и поиска документов
- При изготовлении и оформлении документов
Таким образом, классификатор ОКУД позволяет упорядочить документооборот, облегчает поиск нужных форм и ускоряет обработку управленческой информации.
ОКУД по ИНН организации
Коды форм документов ОКУД устанавливаются в зависимости от вида экономической деятельности организации. Для этого используется Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД).
Набор обязательных для применения форм ОКУД определяется для каждого предприятия в соответствии с его ОКВЭД, указанным в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения организации.
Таким образом, для того чтобы определить необходимый перечень форм ОКУД, достаточно знать ИНН организации - по нему можно узнать ее ОКВЭД и подобрать соответствующие бланки документов.
Заполнение унифицированных форм документов
При заполнении унифицированных форм, утвержденных в составе ОКУД, следует придерживаться определенных правил:
- Использовать бланки документов, изготовленные типографским способом или с применением печатающих устройств ЭВМ
- Указывать обязательные реквизиты, предусмотренные формой документа
- Текст набирать шрифтом черного цвета, размером No12-14
- Оставлять поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм
- Проставлять подписи и печати в местах, отведенных формой
Рассмотрим заполнение на примере одной из самых распространенных форм - платежного поручения с кодом ОКУД 0504010:
- В поле "Плательщик" указываются реквизиты организации, с которой списываются денежные средства
- В поле "Получатель" - реквизиты организации, на счет которой переводятся средства
- В поле "Назначение платежа" кратко указывается, за что производится оплата
- Сумма платежа проставляется цифрами и прописью в соответствующих полях
- Документ подписывается руководителем и главным бухгалтером плательщика
- Печать организации ставится в отведенном для нее месте
Правильное оформление унифицированных форм документов в соответствии с ОКУД является обязательным для всех организаций.
Таким образом, ОКУД устанавливает единый порядок кодирования, идентификации и оформления управленческих документов. Знание этого классификатора облегчает работу с документацией и повышает эффективность документооборота.
Образцы заполнения унифицированных форм
Рассмотрим на конкретных примерах, как правильно заполнять некоторые распространенные унифицированные формы документов.
Приходный кассовый ордер (код 0310001)
В реквизитах указывается:
- Наименование организации, ИНН, КПП, расчетный счет
- Наименование банка, БИК, корреспондентский счет
- Номер и дата составления документа
- ФИО и должность лица, сдающего денежные средства
- Сумма цифрами и прописью
- Назначение взноса
- Подписи кассира и вносителя средств
Накладная на отпуск материалов на сторону (код 0504204)
Заполняются данные:
- Наименование, адрес, ИНН получателя
- Наименование, адрес, ИНН отправителя
- Номер и дата накладной
- Наименование и количество отпущенных материалов
- Цена и общая сумма
- Подписи отправителя и получателя
Акт о списании основных средств (код 0306002)
В акте указывается:
- Наименование, ИНН организации
- Дата составления и номер акта
- Наименование, инвентарные номера и количество списываемых объектов
- Причины списания
- Состав комиссии
- Подписи членов комиссии
Важно правильно заполнить все обязательные реквизиты в соответствии с установленными требованиями.
Электронный документооборот и ОКУД
В настоящее время все большее распространение получает электронный документооборот (ЭДО) с использованием электронной подписи (ЭП).
При осуществлении электронного документооборота применяются те же унифицированные формы документов, что и в бумажном делопроизводстве. Состав обязательных реквизитов и порядок заполнения соответствует действующему классификатору ОКУД.
Основные преимущества использования электронного ОКУД:
- Ускорение оборота документов между организациями
- Снижение издержек на бумажное делопроизводство
- Удобный поиск и оперативный доступ к документам
- Автоматическое заполнение реквизитов
- Усиление контроля и снижение ошибок в документообороте
Таким образом, переход к электронному ОКУД позволяет повысить эффективность управления документами в организации.
Изменения и дополнения ОКУД
Поскольку требования к документообороту могут меняться, в классификатор ОКУД периодически вносятся изменения и дополнения.
Они касаются, в частности:
- Включения новых форм и видов документов
- Исключения устаревших форм документов
- Изменения наименования и кодировки документов
- Добавления или исключения реквизитов
Такие изменения утверждаются и вводятся в действие соответствующими постановлениями Госстандарта России.
Дополнения и изменения ОКУД официально публикуются в печатном издании "Унифицированные формы первичной учетной документации" и в электронном виде.
Все организации обязаны применять действующую версию ОКУД и своевременно внедрять все официально принятые изменения классификатора.
Программное обеспечение для работы с ОКУД
Для автоматизации процессов документооборота существует специальное программное обеспечение, которое позволяет работать с электронными унифицированными формами документов в соответствии с классификатором ОКУД.
Такие программы обычно включают:
- Шаблоны унифицированных форм
- Автоматическое заполнение реквизитов
- Проверку корректности введенных данных
- Хранение и поиск документов
- Формирование отчетности по документам
Использование специализированного программного обеспечения позволяет значительно повысить скорость и качество работы с ОКУД, снизить количество ошибок при составлении документов.
Внедрение электронного документооборота на основе ОКУД
Чтобы перейти к электронному документообороту на базе ОКУД в организации, необходимо выполнить следующие мероприятия:
- Выбрать программное обеспечение для работы с электронными документами
- Настроить систему электронного документооборота
- Внести изменения в учетную политику организации
- Обучить сотрудников работе в системе
- Настроить электронный документооборот с контрагентами
При выборе программы для электронного документооборота важно, чтобы она полностью соответствовала классификатору ОКУД и обеспечивала корректную работу со всеми необходимыми организации унифицированными формами.
Электронный документооборот с банком
Одним из важнейших направлений перехода на электронный ОКУД является организация электронного документооборота с банком.
Для этого необходимо:
- Заключить договор с банком на обслуживание по системе "Клиент-Банк"
- Получить электронную подпись в банке
- Установить специальное программное обеспечение
- Настроить шаблоны платежных документов
После этого можно будет отправлять в банк электронные платежные поручения, счета-фактуры и другие электронные документы в соответствии с правилами ОКУД.
Юридическая значимость электронного ОКУД
Согласно законодательству электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (ЭП), имеют такую же юридическую силу, что и документы на бумажном носителе.
Таким образом, электронные унифицированные формы ОКУД, подписанные ЭП, являются полноценными официальными документами и могут использоваться в качестве доказательств.
Интеграция электронного и бумажного документооборота
Полный отказ от бумажных носителей при внедрении электронного ОКУД происходит не сразу. На начальном этапе электронный и бумажный документооборот сосуществуют параллельно.
Чтобы избежать дублирования информации, необходимо четко разграничить сферы применения бумажных и электронных документов и обеспечить их синхронизацию.
Систематизация документов
Важной задачей при работе с электронным ОКУД является систематизация документов - их классификация, каталогизация и индексация.
Это позволяет быстро осуществлять поиск нужных документов по их атрибутам и содержанию, формировать отчеты, устанавливать связи между документами.
Для автоматической систематизации могут использоваться специальные программные модули, работающие на основе классификатора ОКУД.
Аутсорсинг документооборота
Если собственных ресурсов недостаточно, можно передать ведение электронного документооборота сторонним компаниям.
Такая услуга называется аутсорсинг документооборота. При этом сохраняются все преимущества перехода к электронному ОКУД.
Компания-аутсорсер берет на себя техническую сторону работы с документами, а клиент получает доступ к удобному online-сервису.
Переход к безбумажному документообороту
Полный переход к безбумажному документообороту на основе электронного ОКУД требует решения ряда организационных и технических задач.
Нормативно-правовое обеспечение
Необходимо разработать и утвердить следующие документы:
- Положение об электронном документообороте
- Инструкцию по работе с электронными документами
- Изменения в учетную политику
- Регламенты взаимодействия подразделений
Эти документы закрепят юридически значимый электронный документооборот в соответствии с нормами законодательства.
Интеграция информационных систем
Необходимо обеспечить интеграцию системы электронного документооборота (СЭД) с другими информационными системами организации:
- ERP, CRM, Бухгалтерия
- Единая база данных контрагентов
- Автоматизированное рабочее место сотрудника
Это позволит исключить дублирование данных и повысить эффективность работы.
Облачные технологии
Электронный документооборот можно организовать на базе облачных технологий SaaS.
Преимущества облачного ОКУД:
- Отсутствие затрат на инфраструктуру
- Гибкость и масштабируемость
- Доступность сервиса из любой точки
- Высокий уровень безопасности данных
Мобильность
Для повышения оперативности работы следует обеспечить мобильный доступ к электронному документообороту через смартфоны и планшеты.
Это позволит руководителям и сотрудникам иметь постоянный доступ к документам в удобном для них месте.
Автоматизация процессов
Большинство операций с электронными документами ОКУД можно автоматизировать с помощью технологий искусственного интеллекта, машинного обучения и роботизации.
Это позволяет сократить рутинные задачи по обработке документов и повысить скорость документооборота.
Контроль исполнения документов
В системе электронного документооборота важно организовать контроль за исполнением документов.
Маршрутизация документов
Необходимо настроить маршруты движения документов между исполнителями в соответствии с бизнес-процессами организации.
Это позволяет задать этапы согласования и исполнения для каждого типа документов.
Установка контрольных сроков
Для каждого этапа обработки документа следует установить контрольный срок его исполнения.
По истечении срока система должна автоматически уведомлять ответственного исполнителя о просрочке.
Уведомления
Система электронного ОКУД должна отправлять уведомления исполнителям при поступлении новых и срочных документов, истечении контрольных сроков и других событиях.
Это позволяет оперативно реагировать на статусы документов.
Отчеты
Должна быть возможность генерировать отчеты о движении и исполнении документов с различными аналитическими разрезами.
На основе отчетов можно выявлять узкие места, оптимизировать контроль исполнительской дисциплины.
Аналитика
Собранные в системе данные о документообороте следует использовать для проведения аналитики с применением методов интеллектуального анализа данных, машинного обучения.
Это позволит выявлять закономерности и оптимизировать процессы работы с документами.
Интеграция с ЕСМ
Полезно интегрировать электронный документооборот с системой электронного согласования материалов (ЕСМ), чтобы объединить процессы создания, согласования и исполнения документов. Теперь, встретившись с Общероссийским классификатором управленческой документации, вы будете знать, что это - ОКУД.
