Акт приемки-передачи товара является важным документом, который оформляется при передаче товаров от поставщика покупателю. В нем указываются сведения о наименовании, количестве, качестве и стоимости поставленных товаров. Акт подписывается представителями обеих сторон сделки. Это позволяет избежать возможных споров о фактически поставленных товарах. Правильное составление акта приемки-передачи товара требует соблюдения определенных правил. Необходимо заполнить все обязательные реквизиты - наименования сторон, реквизиты договора, наименование и характеристики товаров, дату и место составления. Результаты проверки количества и качества товаров также отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах - по одному для каждой стороны сделки. При работе по госконтрактам используется типовая форма акта, утвержденная Минфином России. Таким образом обеспечивается прозрачность расходования бюджетных средств.
Содержание акта приемки-передачи
Акт приемки-передачи должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дата и место составления, наименование организаций-участников приемки-передачи, ФИО и должности подписантов, основание для передачи (реквизиты договора), наименование и полное описание передаваемых товаров, их количество, цена и общая стоимость.
Кроме того, в акте приемки-передачи указываются сведения о проведенной при приемке проверке количества, комплектности, ассортимента, качества полученных товаров. Отражаются все расхождения фактически принятого товара с данными, указанными в сопроводительных документах.
Порядок приемки товара
Приемка товара осуществляется уполномоченными представителями покупателя в соответствии с инструкциями по приемке продукции данного вида. Она включает проверку количества, качества, комплектности поставленных товаров.
При выявлении несоответствий или недостатков товара составляется акт с перечнем имеющихся дефектов. В акте приемки-передачи делается отметка об этом. При существенных нарушениях покупатель вправе отказаться от приемки товара.
Порядок составления акта
Акт приемки-передачи составляется в двух экземплярах и подписывается полномочными представителями обеих сторон. Первый экземпляр передается покупателю, второй остается у поставщика. Акт является неотъемлемой частью отчетности по договору поставки.
При наличии спорных вопросов или претензий по количеству, качеству, ассортименту товара в акт может быть включена оговорка о несогласии одной из сторон с выводами приемки.
Рекомендации по заполнению бланка
Бланк акта приемки-передачи заполняется четко и разборчиво. Не допускаются подчистки и исправления. Все экземпляры должны быть идентичны.
Рекомендуется заранее ознакомиться с образцом заполнения бланка акта, чтобы избежать ошибок при его составлении.
Особенности акта по 44-ФЗ
При работе по государственным и муниципальным контрактам применяется типовая форма акта приемки-передачи, утвержденная приказом Минфина России. Она имеет расширенный перечень реквизитов.
Акт по 44-ФЗ позволяет обеспечить контроль целевого расходования бюджетных средств. Его данные используются для учета операций по исполнению контрактов.
Порядок урегулирования разногласий
В случае возникновения разногласий по количеству, качеству, ассортименту поставленных товаров в акте приемки-передачи делается отметка о несогласии одной из сторон. Далее стороны в течение 5 дней должны урегулировать разногласия и составить дополнение к акту.
Если в указанный срок стороны не достигли согласия, заинтересованная сторона имеет право передать материалы для разрешения спора в арбитражный суд.
Ответственность за нарушение порядка приемки
Стороны несут ответственность за несоблюдение порядка приемки товаров, установленного договором и законодательством. Ненадлежащее оформление акта приемки-передачи может повлечь финансовые и иные санкции.
В частности, при занижении количества или сокрытии недостатков принятого товара виновная сторона может быть оштрафована либо обязана возместить реальный ущерб.
Хранение актов приемки-передачи
Акты приемки-передачи должны храниться вместе с договорами поставки как документы строгой отчетности. Срок хранения составляет не менее 5 лет.
Рекомендуется сформировать отдельное дело с актами приемки-передачи за каждый календарный год. Это облегчит поиск нужных документов.
По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
Особенности приемки импортных товаров
При приемке импортных товаров проверяется не только соответствие количества, качества и ассортимента, но и наличие обязательной маркировки и документов, подтверждающих происхождение товаров.
При выявлении нарушений таможенного законодательства товар не принимается, составляется акт, один экземпляр которого направляется в таможенный орган.
Особенности приемки скоропортящейся продукции
При приемке скоропортящихся товаров помимо количества и ассортимента обязательно проверяется соблюдение условий транспортировки и хранения, наличие документов, подтверждающих качество и безопасность продукции.
При выявлении нарушений, которые могли повлиять на качество товара, приемка приостанавливается для проведения лабораторных испытаний.
Особенности приемки опасных грузов
Приемка опасных грузов (ЛВЖ, ГЖ, взрывчатых веществ) осуществляется в присутствии представителя Госпожнадзора. Проверяется соблюдение требований и правил перевозки и хранения опасных грузов.
Обязательно наличие паспортов безопасности, сертификатов соответствия, а также разрешения Госпожнадзора на право обращения с опасными грузами.
Порядок замены товара ненадлежащего качества
Если в процессе приемки выявлен товар ненадлежащего качества, покупатель вправе потребовать его замены. Замена производится в сроки, согласованные сторонами в акте приемки-передачи.
При этом составляется акт о выявленных недостатках и формируется претензия к поставщику с требованием произвести замену товара.
Внесение исправлений в оформленный акт приемки
Исправления в оформленном и подписанном акте приемки-передачи не допускаются. В случае необходимости внесения изменений составляется дополнительное соглашение к акту за подписью обеих сторон.
Дополнительное соглашение составляется в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон, и является неотъемлемой частью акта приемки-передачи.
