Как в бухгалтерии отразить покупку 1С в 1С?

Покупка программ 1С - распространенная ситуация для многих компаний. Однако не все знают, как правильно отразить такую операцию в бухгалтерском и налоговом учете. В статье мы подробно разберем, как купить и учесть программные продукты 1С с минимальными рисками ошибок. Узнаете ответы на вопросы: можно ли списать покупку 1С на расходы сразу или нет, какие документы нужны, какие проводки формируются, как автоматизировать учет в 1С и избежать штрафов.

1. Какие особенности имеет покупка 1С: 4 основных момента

Приобретение программ 1С имеет ряд особенностей, о которых нужно знать бухгалтеру:

• Программы 1С не являются нематериальными активами, т.к. права на них неисключительные. При покупке 1С возникает право использования, но не исключительное, как при покупке патента или товарного знака.
• Расходы на 1С относят к расходам будущих периодов и списывают постепенно. Нельзя единовременно включить всю сумму покупки 1С в расходы.
• Срок списания устанавливает сама организация, 1С рекомендует 2 года. Если в договоре срок не указан, то принимаем 2 года.
• Порядок учета в бухгалтерии и налоговом учете отличается. В бухучете списание растянутое, в налоговом - возможно единовременное.

2. Как отразить покупку 1С в бухгалтерском учете

Рассмотрим этапы отражения в бухучете приобретения программ 1С.

Документы на поступление 1С

Основанием для оприходования 1С служит акт или накладная на оказание услуг от поставщика. Указываем в них полную стоимость приобретения программы.

Учет на счете 97, субсчет 97.21

Первоначально всю сумму на покупку 1С отражаем по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов", субсчет 97.21 "Расходы на программное обеспечение". Это обособленный счет для учета подобных расходов.

Заполнение карточки РБП в 1С

В 1С необходимо заполнить карточку РБП со сроком списания (рекомендовано 2 года), счетом списания (26). Это нужно для автоматического отражения РБП в 1С.

Регламентное списание РБП

Списание РБП на расходы происходит автоматически каждый месяц регламентной операцией "Списание РБП" в документе "Закрытие месяца".

Проводки по учету 1С

При покупке 1С в бухучете формируются следующие проводки:

1. Оприходование 1С на счет 97.21
2. Списание РБП на счет 26 ежемесячно равными долями

Пример в 1С:Бухгалтерия

Рассмотрим конкретный пример отражения покупки 1С в программе 1С:Бухгалтерия. Допустим, купили 1С за 300 000 руб. на 2 года.

1. Создаем в 1С документ "Поступление услуг" на 300 000 руб.
2. В документе ставим счет учета 97.21 и создаем РБП на 2 года
3. Проводим документ - 1С автоматически формирует проводки по оприходованию на 97.21
4. Каждый месяц при закрытии месяца будет списываться в расходы часть суммы

Таким образом, в 1С можно настроить автоматическое отражение покупки 1С в учете с минимумом усилий.

3. Особенности учета покупки 1С в налоговом учете

В налоговом учете есть 2 основных подхода к учету расходов на приобретение 1С:

• Вариант 1 - списание стоимости 1С в течение срока действия договора.
• Вариант 2 - единовременное списание всей суммы покупки 1С.

Судебная практика по спорам

Существует противоречивая судебная практика по спорам налогоплательщиков и налоговых органов в отношении признания расходов на 1С. Есть решения, где суды признали право единовременного списания. Однако есть и противоположные решения в пользу постепенного признания расходов на 1С.

Разъяснения Минфина России

В письмах Минфин России придерживается позиции о распределении расходов на весь срок использования 1С. Однако это мнение не является строго обязательным.

Риски доначисления налогов

Таким образом, единовременное списание стоимости 1С в налоговом учете несет риски доначисления налога на прибыль и штрафов. Но при грамотном обосновании можно отстоять свою позицию в суде.

Рекомендации по минимизации рисков

Чтобы снизить риски споров с налоговой, рекомендуется или постепенное признание расходов на 1С, или единовременное списание с резервом на уплату дополнительных налогов.

4. Прочие аспекты учета программ 1С

Рассмотрим другие моменты, важные при учете программных продуктов 1С.

Особенности НДС

При покупке программ 1С необходимо отражать расходы в полной сумме, включая НДС. Затем НДС принимается к вычету в общем порядке.

Учет лицензий на 1 год

Если лицензия на 1С выдана только на 1 год, то весь расход можно списать в налоговом учете единовременно, т.к. срок использования менее 2 лет.

Учет дополнительных лицензий

При доукомплектации программами 1С уже имеющегося ПО необходимо выделить в акте стоимость дополнительных модулей. Их стоимость списывается отдельно в течение 2 лет.

Учет сопутствующих услуг

Если вместе с 1С приобретаются дополнительные услуги (доставка, настройка, обучение), то их стоимость списывается по общим правилам, без распределения на срок.

Ответы на вопросы по учету 1С

Разберем ответы на частые вопросы по учету программ 1С.

5. Рекомендации по выбору варианта учета 1С

Подытожим, какой вариант учета 1С лучше выбрать в конкретной ситуации:

• При большой сумме покупки и высоких налогах - постепенное признание расходов.
• При небольшой сумме и наличии налоговых льгот - единовременное списание.
• При средней сумме целесообразно единовременное списание с резервом на допналог, штрафы.
• Обязательно закрепить выбранный подход в учетной политике.
• Регулярно анализировать правильность настроек учета 1С в программе.

6. Нюансы учета обновлений программ 1С

Рассмотрим особенности учета приобретения обновлений для 1С.

Ежегодные обновления

1С выпускает обновления своих программ каждый год. Обычно в них входят новые функции, исправления, актуализация отчетности. Стоимость годовых обновлений 1С также относится к расходам будущих периодов. Их списание производится в течение 1 года, т.к. следующее обновление выйдет через год.

Обновление типовой конфигурации

Если обновление касается только типовой конфигурации 1С, то затраты на него можно учесть как прочие расходы в момент покупки в налоговом учете. В бухучете по-прежнему распределяем в течение года.

Доработка под нужды организации

Если вместе с обновлением 1С проводится доработка под нужды конкретной организации (изменение отчетов, добавление функций), то такие затраты capitalizable, то есть учитываются как доработка самой программы 1С. Списываются в течение 2 лет.

7. Учет оказания услуг 1С сторонними организациями

Компании-разработчики могут оказывать различные услуги по 1С: настройка, обслуживание, доработка функционала, обучение пользователей. Рассмотрим особенности учета таких затрат.

Настройка 1С

Если сторонняя компания настраивает 1С под нужды организации, эти расходы списываются в момент оказания услуг в налоговом учете. В бухучете - тоже единовременно, если работы носят разовый характер.

Абонентское обслуживание

При заключении договора на абонентское обслуживание 1С платежи по нему списываются в том периоде, к которому относятся. То есть если оплата производится авансом, то расходы признаются постепенно.

Обучение пользователей

Затраты на обучение сотрудников работе с 1С также списываются в момент оказания данных услуг, т.к. носят разовый характер.

8. Учет затрат при разработке программ на заказ

Если организация разрабатывает программное обеспечение на заказ, особенности учета будут следующие:

• Материальные расходы списываются по мере использования в проекте
• Зарплата программистов и налоги начисляются в общем порядке
• Накладные расходы распределяются пропорционально заработной плате

После завершения проекта сумма всех затрат списывается единовременно. Выручка от реализации признается в момент передачи программы заказчику.

9. Бухгалтерский и налоговый учет при продаже 1С

Если компания занимается продажей готовых программ 1С, особенности учета будут такими:

• В бухучете выручка признается по отгрузке продукции
• В налоговом учете - только после оплаты, либо по мере поступления денег
• Себестоимость реализованной 1С списывается из состава товаров на складе
• Расходы на хранение, доставку, маркетинг списываются в момент продажи

10. Автоматизация учета лицензий на 1С

Для автоматизации учета операций с программами 1С рекомендуется:

• Ввести отдельный субсчет в 1С для учета расходов на ПО
• Настроить автозаполнение карточки РБП при поступлении 1С
• Настроить аналитику и отчеты по лицензиям в 1С
• Вести электронный справочник лицензий со сроками их действия
• Настроить контроль окончания сроков лицензий 1С

Автоматизация позволит вести учет операций с 1С с минимальными трудозатратами и ошибками.