Правильно организованный документооборот - залог эффективной работы любой организации. Выбор оптимальной формы регистрации документов позволяет быстро ориентироваться в информационных потоках и оперативно находить нужные сведения. В этой статье мы подробно рассмотрим все основные формы регистрации, их достоинства и недостатки. Это поможет вам выбрать лучший вариант для вашей компании.
Журнальная форма регистрации документов
Журнальная форма регистрации документов представляет собой запись данных о документах в специальный регистрационный журнал. Журнал имеет табличную форму и содержит следующие графы:
- дата и регистрационный номер;
- корреспондент (для входящих документов) или адресат (для исходящих);
- краткое содержание документа;
- резолюция или отметка об исполнении.
Регистрационным номером в журнальной форме является порядковый номер записи. Журналы могут вестись отдельно для разных видов документов:
- журнал регистрации входящих документов;
- журнал регистрации исходящих документов;
- журнал регистрации внутренних документов.
Например, журнал регистрации входящих документов может иметь следующий вид:
| Дата и рег. No | Корреспондент | Краткоесодержание | Резолюция |
| 12.05.2018No 145 | ООО "Стройматериалы" | Претензия о недостаче товара | Иванов И.И.15.05.2018 |
Основное достоинство журнальной формы регистрации - простота ведения. Недостатки: ограниченное количество поисковых признаков и сложность оперативного поиска документов.
Карточная форма регистрации документов
При карточной форме регистрации данные заносятся не в журнал, а на отдельные регистрационные карточки. Для каждого документа заполняется своя карточка установленной формы. Чаще всего используются два вида карточек:
- регистрационная карточка;
- регистрационно-контрольная карточка (РКК).
РКК содержит более подробные данные о документе и этапах его исполнения. Например:
- реквизиты корреспондента;
- дату поступления и регистрационный номер;
- аннотацию содержания;
- сведения о передаче на исполнение;
- отметки о ходе исполнения.
Пример заполнения РКК:
| Организация-автор | ООО "Рога и копыта" |
| Дата и входящий No | 15.03.2019 No 124 |
| Аннотация | Договор поставки сырья. 3 л. |
| Передано | Иванову И.И., юристу17.03.2019 |
Достоинства РКК - наличие большего числа поисковых реквизитов и возможность отражения этапов работы с документом. К недостаткам относится больший объем ручного труда при заполнении.
Автоматизированная регистрация документов в СЭД
Современные системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматизировать процесс регистрации документов. В СЭД фиксируются следующие основные реквизиты:
- данные об организации-авторе;
- вид и наименование документа;
- дата создания и регистрационный номер;
- краткое содержание;
- сведения о приложениях.
Каждому документу СЭД присваивает статус в зависимости от этапа обработки. Например:
- "Создан";
- "Подписан";
- "Доставлен";
- "На исполнении" и т.д.
Автоматизация позволяет ускорить процесс регистрации и снизить трудозатраты. Но требуются первоначальные вложения во внедрение СЭД.
Правила регистрации документов для оптимизации работы
Чтобы оптимизировать процесс регистрации документов, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Вести нумерацию документов в рамках календарного года, обнуляя ее каждый год.
- Использовать сокращенные обозначения рядом с регистрационными номерами.
- Унифицировать формы регистрации для всех подразделений.
- Установить единые правила регистрации для всех типов документов.
- Добавлять в регистрационные формы реквизиты о способе поступления документов.
Это позволит быстрее ориентироваться в массивах документов и оперативно находить нужную информацию при поиске.
"форма регистрации документов" позволяет быстро найти сведения о любом документе и этапах его обработки.
Правильный выбор и грамотное применение форм регистрации существенно оптимизирует документооборот в организации.
Ошибки при регистрации документов
Несоблюдение правил регистрации документов может привести к различным ошибкам и неточностям. К типичным ошибкам относятся:
- Дублирование регистрационных номеров;
- Некорректное заполнение реквизитов;
- Отсутствие регистрационных данных;
- Несоответствие электронной и бумажной версий.
Подобные ошибки затрудняют поиск документов, приводят к потере важных сведений. Чтобы их избежать, следует тщательно контролировать процесс регистрации, регулярно проводить сверки данных на соответствие оригиналам.
Регистрация отдельных видов документов
Есть особенности регистрации отдельных групп документов:
- Входящие - указывают реквизиты отправителя;
- Исходящие - отмечают факт отправки адресату;
- Внутренние - фиксируют исполнителей и резолюции.
Для каждой группы документов рекомендуется заводить свой регистрационный журнал или использовать соответствующие формы в СЭД.
Нормативно-методическая база регистрации
Процесс регистрации документов регламентируется следующими актами:
- Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело";
- Методические рекомендации по работе с документами в организациях;
- Локальные нормативные акты организации.
Соблюдение требований этих документов обязательно для организации правильного документооборота.
Исторический опыт регистрации документов
Издавна на Руси для учета документов использовались различные формы, в том числе летописи, книги, журналы. В XIX веке появились регистрационные карточки. В советский период применялись журналы, книги и картотеки. Исторический опыт показывает эволюцию форм регистрации от простых к более совершенным.
Какие формы регистрации документов используются в России
В современной России наряду с традиционными формами регистрации широко внедряются автоматизированные системы электронного документооборота. Но журналы и карточки также применяются, особенно при работе с бумажными документами. Выбор конкретной формы зависит от специфики деятельности организации.
Требования к оформлению регистрационных форм
Регистрационные формы должны оформляться с соблюдением следующих требований:
- Заполнение разборчивым почерком;
- Использование шариковой или гелевой ручки синего или черного цвета;
- Отсутствие исправлений и помарок;
- Соблюдение хронологии и единообразия записей.
Это позволит обеспечить сохранность информации и удобство работы с регистрационными данными.
Порядок внесения изменений в регистрационные данные
Изменения в регистрационные формы можно вносить только на основании соответствующих документов, например:
- Служебной записки об исправлении ошибки;
- Уточняющего письма от отправителя документа.
Все изменения должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации.
Контроль правильности регистрационных данных
Для предупреждения ошибок необходим регулярный контроль регистрационных форм, который может осуществляться путем:
- Взаимных сверок данных ответственными лицами;
- Периодических выборочных проверок;
- Сопоставления регистрационных данных с оригиналами документов.
Выявленные в ходе контроля неточности должны оперативно исправляться.
Особенности регистрации электронных документов
Регистрация электронных документов имеет свои особенности:
- Обязательна электронная подпись;
- Автоматическое присвоение регистрационного номера;
- Указание электронного адреса отправителя.
Эти особенности обусловлены безбумажным характером электронного документооборота.
формы документов государственной регистрации
Существуют типовые формы документов для государственной регистрации различных объектов: юридических лиц, прав на недвижимость, актов гражданского состояния и других. Использование таких форм является обязательным.
Хранение документов с регистрационными данными
Документы, прошедшие регистрацию, подлежат хранению. Сроки хранения зависят от вида документа и его значимости. Особо ценные документы хранятся постоянно.
Регистрационные формы (журналы, карточки) хранятся:
- Журналы - постоянно в архиве;
- Карточки - 3-5 лет, затем уничтожаются.
Регистрационные данные в СЭД хранятся в электронном виде с обеспечением резервного копирования.
Экспертиза ценности документов с регистрационными данными
Перед передачей в архив проводится экспертиза ценности документов, в ходе которой определяются:
- Степень важности информации;
- Необходимость дальнейшего хранения;
- Сроки хранения.
По ее итогам на документах проставляются соответствующие отметки и архивные шифры.
Организация оперативного поиска документов
Для быстрого поиска зарегистрированных документов используются:
- Регистрационный номер;
- Дата документа;
- Корреспондент;
- Тематические рубрики.
В СЭД реализован расширенный поиск по всем реквизитам, что ускоряет процесс.
Анализ эффективности системы регистрации документов
Для оценки эффективности регистрации проводят анализ:
- Скорости регистрации и поиска документов;
- Количества ошибок и неточностей;
- Трудозатрат на ведение регистрационных форм.
По его результатам оптимизируется система регистрации документов.
