Приходный ордер формы М-4 - важный первичный документ, подтверждающий поступление материальных ценностей на склад или в подразделение организации. От того, насколько правильно оформлен этот документ, зависит достоверность бухгалтерского и складского учета. В статье мы подробно разберем, как заполняется приходный ордер М-4, приведем образец с пояснениями. Узнаете, как избежать типичных ошибок при оформлении этого важного документа.
Назначение и особенности формы М-4
Приходный ордер М-4 предназначен для оформления операций по поступлению материальных ценностей на склад или в подразделение организации. Этот документ подтверждает фактическое получение товарно-материальных ценностей от поставщика или из собственного производства.
Приходный ордер М-4 регулируется Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н. Форма документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а.
Приходный ордер М-4 применяется в следующих случаях:
- Поступление материалов от поставщиков
- Возврат материалов от покупателей
- Передача материалов из одного подразделения в другое
- Выдача материалов в производство
Особенности оформления М-4:
- Составляется в момент приемки ТМЦ
- Оформляется в 1 экземпляре
- Может оформлять приход нескольких наименований ТМЦ по одному товарно-сопроводительному документу
- Может оформлять все приходы одноименных ТМЦ за день от одного поставщика
В некоторых случаях приходный ордер М-4 можно заменить штампом. Это возможно, если ТМЦ поступают по счету, накладной, чеку без расхождений.
Порядок заполнения реквизитов М-4
Последовательность заполнения реквизитов приходного ордера М-4:
- Номер и дата М-4
- Наименование организации-получателя
- Структурное подразделение
- Код вида операции (при необходимости)
- Номер склада
- Реквизиты поставщика
- Номера сопроводительных документов
- Бухгалтерские счета
Номер М-4 формируется по правилам внутренней нумерации документов в организации. Рядом указывается дата составления приходного ордера.
Далее заполняются полное наименование организации-получателя ТМЦ и наименование ее структурного подразделения, оформляющего М-4.
Код вида операции указывается, если в организации применяются коды операций. Иначе ставится прочерк.
Указывается номер склада или подразделения, куда поступают ТМЦ.
Затем заполняются реквизиты поставщика: наименование, адрес, код поставщика (если присвоен).
Указываются номера товарно-транспортной накладной, счета-фактуры и других сопроводительных документов на поступившие ТМЦ.
Указываются счета бухгалтерского учета, на которых будет отражен приход ТМЦ.
Так заполняется титульный лист приходного ордера М-4. Далее переходим к заполнению табличной части с реквизитами ТМЦ.
Указание сведений о ТМЦ в М-4
В табличной части приходного ордера М-4 указываются подробные сведения о каждом наименовании поступивших материальных ценностей:
- Наименование ТМЦ
- Номенклатурный номер
- Единица измерения
- Количество
- Цена
- Суммы с НДС и без
- Номер паспорта
- Номер карточки
Сначала заполняется наименование ТМЦ и его номенклатурный номер.
Затем указывается единица измерения ТМЦ и ее код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ).
Далее заполняются количество ТМЦ по сопроводительным документам и фактически принятое количество. Они должны совпадать.
Заполняется цена за единицу ТМЦ без НДС, сумма без НДС, сумма НДС, общая сумма с НДС для указанного количества ТМЦ.
Номер паспорта указывается для драгметаллов и камней. Номер карточки учета ТМЦ берется из картотеки склада.
В конце таблицы М-4 подводятся итоговые суммы по всем поступившим ТМЦ.
Таким образом заполняется табличная часть с перечнем материальных ценностей в приходном ордере М-4.
На этом пока остановимся и продолжим рассмотрение темы в следующей части статьи.
Подписание и обработка М-4
После заполнения всех реквизитов приходный ордер М-4 должен быть подписан ответственными лицами.
М-4 подписывают:
- Материально-ответственное лицо, принявшее ТМЦ по количеству и качеству
- Представитель поставщика, сдавший ТМЦ
Обязательно указываются должности и расшифровки подписей.
После подписания оригинал М-4 передается в бухгалтерию, где проверяется правильность заполнения реквизитов.
Бухгалтер должен убедиться, что:
- М-4 заполнен по установленной форме
- Реквизиты заполнены корректно
- Нет исправлений и помарок
- Количество ТМЦ соответствует сопроводительным документам
Проверенный М-4 регистрируется в журнале и используется для отражения прихода ТМЦ в учете.
Срок хранения приходного ордера М-4 - не менее 5 лет.
Образец заполнения М-4
Рассмотрим образец заполнения приходного ордера М-4 с пояснениями.
На титульном листе указываются:
- Номер и дата составления М-4
- Полное наименование организации-получателя
- Структурное подразделение
- Реквизиты поставщика
- Номера сопроводительных документов
- Бухгалтерские счета
В табличной части по каждому наименованию ТМЦ указываются:
- Наименование и номенклатурный номер
- Единица измерения и количество
- Цена, суммы с НДС и без
- Номер паспорта и карточки учета
На обороте М-4 указываются итоговые суммы по всем ТМЦ.
Подписи материально-ответственного лица и представителя поставщика завершают оформление.
Типичные ошибки в М-4
Рассмотрим наиболее распространенные ошибки при заполнении приходного ордера М-4:
- Пропуск отдельных реквизитов
- Несоответствие количества ТМЦ
- Неверное указание цен и сумм
- Отсутствие необходимых подписей
- Исправления и помарки
Чтобы избежать ошибок, необходимо внимательно заполнять М-4 и проверять все реквизиты перед подписанием.
Автоматизация заполнения М-4
Для упрощения работы с М-4 можно использовать специальные программы.
Преимущества автоматизации:
- Сокращение времени на заполнение
- Уменьшение количества ошибок
- Возможность интеграции с учетными системами
При внедрении программного обеспечения для М-4 важно грамотно выбрать решение и настроить интеграцию.
Рекомендации по заполнению М-4
Чтобы избежать ошибок при заполнении приходного ордера М-4, рекомендуется:
- Проверять реквизиты ТМЦ по сопроводительным документам
- Сверять количество, цену и суммы
- Заполнять М-4 в момент приемки ТМЦ
- Использовать разборчивый почерк или печать
- Проверять итоговые суммы по М-4
Такой пошаговый и внимательный подход позволит минимизировать ошибки при работе с М-4.
Электронный документооборот М-4
Современные информационные технологии позволяют перевести работу с М-4 в электронный вид.
Преимущества электронного документооборота М-4:
- Быстрый поиск и обмен документами
- Удобное согласование и подписание
- Хранение в электронных архивах
- Интеграция с 1С, SAP и другими системами
При внедрении электронного М-4 важен грамотный выбор ПО и обучение персонала.
Приходный ордер М-4 в 1С
Многие предприятия используют 1С для автоматизации учета и документооборота.
Возможности 1С позволяют:
- Формировать и печатать М-4
- Контролировать ввод реквизитов
- Интегрировать М-4 со складским и бухгалтерским учетом
- Хранить электронные копии документов
Для эффективной работы нужна настройка 1С под особенности учета в организации.
Будущее приходного ордера М-4
С развитием электронного документооборота и учетных систем возможны изменения в использовании М-4.
В перспективе М-4 может:
- Перейти в полностью электронный вид
- Быть интегрирован с государственными информационными системами
- Стать частью сквозных технологий учета и логистики
Однако в обозримом будущем М-4 сохранит свое значение как важный учетный документ.
