Нужно регулярно сверять данные с контрагентами, чтобы избежать ошибок в бухучете? Акт сверки в 1С поможет быстро и правильно оформить эту процедуру. В нашей новой статье вы найдете подробные инструкции для всех конфигураций 1С – от создания акта до автоматизации сверки. Узнайте нюансы обязательных реквизитов и настройте обмен электронными актами. С нашими советами сверка в 1С станет легкой и приятной рутиной!
1. Назначение и виды актов сверки в 1С
Акт сверки - это документ, который позволяет сопоставить данные бухгалтерского учета между двумя организациями. Он используется для выверки расчетов с поставщиками, подрядчиками, покупателями и другими контрагентами.
Основное назначение акта сверки:
- Выявление несоответствий в учете и устранение ошибок
- Подтверждение правильности расчетов перед составлением отчетности
- Документальное подтверждение сумм дебиторской и кредиторской задолженности
Различают два основных вида сверки расчетов в 1С:
- Оперативная сверка - проводится регулярно, чтобы своевременно выявлять расхождения.
- Обязательная сверка - выполняется перед составлением годовой отчетности в соответствии с требованиями законодательства.
Недавно появилась возможность электронного обмена актами сверки в 1С через модуль ЭДО. Это значительно упрощает и ускоряет процесс сверки с контрагентом.
Также в 1С предусмотрен специальный документ "Акт сверки проводок", который используется для внутренней сверки данных в учетной системе организации.
2. Обязательные реквизиты акта сверки
Любой акт сверки в 1С должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Дата составления
- Наименование организаций, участвующих в сверке
- Период, за который производится сверка расчетов
- Номера и даты договоров, по которым выполняется сверка
- Фамилии и инициалы, должности лиц, производивших сверку
Рассмотрим назначение каждого реквизита подробнее.
Наименование документа - "Акт сверки взаимных расчетов". Указывает на вид документа.
Дата составления - дата заполнения акта сверки. Может отличаться от периода, за который производится сверка.
Наименование организаций - полные или сокращенные наименования организаций, между которыми производится сверка расчетов.
Период - начальная и конечная даты периода, за который выполнена сверка расчетов.
Реквизиты договоров - номера и даты договоров, по которым производится сверка. При сверке по всем договорам не указываются.
Ответственные лица - ФИО и должности сотрудников, уполномоченных на проведение сверки расчетов.
Пример заполнения обязательных реквизитов:
Правильное заполнение реквизитов - залог успешной сверки расчетов с контрагентами в 1С!
3. Создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8
Рассмотрим, как сформировать акт сверки расчетов в программе 1С:Бухгалтерия 8.3:
- В меню "Продажи" или "Покупки" выбрать пункт "Акты сверки расчетов"
- Нажать кнопку "Создать" и заполнить реквизиты в шапке документа
- На закладке "Счета учета" отметить счета для сверки
- Нажать кнопку "Заполнить", выбрать данные организации
- При необходимости отредактировать или дополнить суммы вручную
- Указать представителей сторон на закладке "Дополнительно"
- Нажать "Записать" и "Провести", после чего распечатать акт
Важный момент - можно выполнить сверку только по конкретным договорам, не заполняя поле "Договор" в шапке.
Таким образом, в 1С:Бухгалтерии процесс подготовки акта сверки интуитивно понятен и не вызовет затруднений.
4. Особенности акта сверки в 1С:Бухгалтерии госсектора
В государственном секторе к актам сверки предъявляются дополнительные требования.
В частности, Минфин рекомендует отражать в акте сверку не только расчетов, но и обязательств по договору в целом. Это связано с применением стандартов по долгосрочным договорам и аренде.
В акте целесообразно справочно отражать сверку обязательств по договору в целом.
Чтобы заказчик или поставщик сверял полные данные, в условия договора рекомендуется включить:
- Необходимость сверки расчетов и обязательств
- Сроки и периодичность сверки
- Сроки подписания акта сверки
- Согласование формы акта сверки
Рассмотрим особенности создания акта сверки в 1С:БГУ:
- В меню "Учет и отчетность" выбрать пункт "Акт сверки взаиморасчетов"
- Заполнить реквизиты, указать договор и счета для сверки
- Нажать "Заполнить", записать и провести документ
- При необходимости добавить справочные данные по договору
Таким образом, в 1С:БГУ можно учесть специфику сверки для госсектора.
5. Заполнение акта сверки в 1С:ERP и 1С:УПП
Рассмотрим особенности формирования акта сверки в других конфигурациях 1С - 1С:ERP и 1С:УПП.
Инструкция по 1С:ERP
В программе 1С:ERP акт сверки создается следующим образом:
- В разделе "Покупки и продажи" выбрать "Акты сверки расчетов"
- Нажать "Создать" и заполнить реквизиты как в 1С:Бухгалтерии
- Отметить счета для сверки на закладке "Счета"
- Выбрать "Заполнить итоги" для автозаполнения данными 1С
- При необходимости отредактировать вручную
Главное отличие - используется команда "Заполнить итоги" вместо "Заполнить".
Инструкция по 1С:УПП
В 1С:УПП порядок создания акта сверки следующий:
- В меню выбрать "Акты сверки расчетов"
- Создать и заполнить реквизиты в шапке документа
- На закладке "Данные для сверки" выбрать счета
- Нажать "Заполнить". Данные подтянутся автоматически
- При необходимости внести корректировки вручную
Основное отличие - счета для сверки указываются на отдельной закладке.
6. Рекомендации по переносу данных
При переходе с 1С:Бухгалтерии на 1С:ERP или 1С:УПП рекомендуется соблюдать следующие рекомендации:
- Сформировать итоговый акт сверки на дату перехода
- Перенести остатки по счетам расчетов
- Сверить остатки по соответствующим счетам
Это позволит избежать ошибок и неточностей при переносе данных по расчетам.
7. Обработка расхождений
Рассмотрим основные причины возникновения расхождений при сверке:
- Неверно указаны реквизиты документов
- Ошибки при заполнении акта сверки
- Документы не отражены в учете
Для устранения расхождений необходимо:
- Проанализировать возможные причины
- Внести исправления в учет по результатам анализа
- Провести повторную сверку расчетов
Только после устранения всех расхождений акт сверки можно считать согласованным.
