Канцелярские товары необходимы для комфортной работы любого офиса. Но как правильно составить заявку на их приобретение? В этой статье вы найдете подробные инструкции и полезные примеры.
Виды канцелярских товаров и их классификация
Все канцтовары делятся на две большие группы:
- Расходные материалы - бумага, ручки, карандаши и т.д. Они расходуются со временем.
- Предметы длительного пользования - степлеры, дыроколы и т.д. Они служат долго, но могут ломаться.
Существует общероссийский классификатор продукции ОКПД2, в котором прописаны отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.
Типы заявок на канцтовары
Различают внутренние и внешние заявки:
- Внешние заявки - обращение к поставщику для закупки товаров.
- Внутренние заявки - обращение в отдел снабжения компании.
К внутренним заявкам часто прилагают служебные записки с обоснованием необходимости закупки.
Порядок составления внутренней заявки
Чтобы составить внутреннюю заявку, необходимо:
- Выявить потребности сотрудников в канцтоварах.
- Провести ревизию наличия товаров на складе.
- Собрать данные и заполнить бланк заявки.
- Направить заявку руководителю на подпись.
Обязательные реквизиты внутренней заявки
Любая внутренняя заявка на канцтовары должна содержать:
- Адресата (руководителя) и заявителя (ФИО, должность).
- Цель составления заявки.
- Дату и регистрационный номер.
- Перечень необходимых канцтоваров.
- Подпись ответственного лица с расшифровкой.
Особенности внешней заявки поставщику
При составлении внешней заявки учитывают:
- Ссылку на договор поставки.
- Дату и место составления заявки.
- Запрос товаров по прайс-листу поставщика.
- Подписи заявителя и руководителя.
Таким образом, в статье рассмотрены основные виды и правила оформления заявок на канцтовары. Приведены конкретные примеры и рекомендации по составлению внутренних и внешних заявок для обеспечения офиса всем необходимым.
Рекомендации по заполнению заявки на канцтовары
Чтобы грамотно заполнить заявку на канцтовары, придерживайтесь следующих рекомендаций:
- Используйте утвержденный в вашей компании бланк заявки. Это упростит процедуру согласования и утверждения.
- Указывайте точное количество каждой необходимой позиции. Например, не "ручки шариковые", а "ручки шариковые синие - 50 штук".
- Соблюдайте сроки подачи заявок, установленные в вашей компании. Оптимальный срок - раз в месяц.
- Контролируйте выполнение поданной заявки. Уточняйте у отдела снабжения, когда товары поступят на склад.
Образец заявки канцтовары: пример заполнения
Давайте рассмотрим конкретный образец заявки на канцтовары, чтобы лучше представить порядок ее заполнения.
Как видно из образца заявки канцтовары, в шапке документа указываются реквизиты компании, отдела и ответственного лица. Далее перечисляются необходимые позиции с указанием количества.
Внизу проставляются подпись заявителя, дата составления. Такой подход позволяет оперативно обрабатывать заявки и снабжать сотрудников всем необходимым.
Частые ошибки при заполнении заявок на канцтовары
Чтобы избежать распространенных ошибок, обратите внимание на следующее:
- Не указывайте слишком общие формулировки типа "ручки шариковые". Уточняйте модели, цвета, количество.
- Не заказывайте товаров на длительный срок вперед. Ориентируйтесь на 1-2 месяца.
- Не допускайте ошибок в названиях и кодах товаров из прайс-листа поставщика.
Своевременное выявление и устранение таких ошибок поможет оптимизировать процесс снабжения офиса.
Автоматизация оформления заявок на канцтовары
Для упрощения работы с заявками используйте специальные программы. Например:
- 1С: Заявки на расходные материалы
- Melio: Заявки на материалы
- Склад Pro: Модуль заявок на товары
Такие решения позволяют формировать заявки в пару кликов, контролировать статусы обработки, оптимизировать складские остатки.
Порядок утверждения заявки на канцтовары
После составления заявки начинается процесс ее утверждения:
- Заявка передается руководителю отдела на подпись.
- Руководитель анализирует обоснованность заявки, при необходимости корректирует.
- Отдел снабжения получает подписанную заявку и готовит заказ.
- Бухгалтерия проверяет наличие средств в бюджете на закупку.
- Руководитель утверждает заказ на основании заявки.
Таким образом, заявка проходит согласование на разных уровнях для обоснования расходов.
Сроки обработки заявки на канцтовары
Стандартные сроки обработки заявки:
- 1-3 дня - согласование с руководителем отдела.
- 1-2 дня - проверка отделом снабжения и бухгалтерией.
- 1 день - утверждение руководителем компании.
- 2-5 дней - поставка товаров поставщиком.
Итого, вся процедура занимает 5-10 рабочих дней. Сроки могут меняться в зависимости от внутренних регламентов и условий поставок.
Взаимодействие подразделений при обработке заявки
В обработке заявки обычно участвуют:
- Отдел, подавший заявку - формирует и согласовывает.
- Бухгалтерия - проверяет финансирование.
- Отдел закупок - размещает заказ у поставщика.
- Склад - принимает и выдает канцтовары по заявке.
Слаженная работа всех подразделений позволяет оперативно обрабатывать заявки и обеспечивать сотрудников всем необходимым.
Особенности срочных заявок на канцтовары
В экстренных случаях возможно ускоренное оформление заявки:
- Сокращаются сроки согласования заявки внутри компании.
- Используется экспресс-доставка от поставщика.
- Упрощается оформление закупочных документов.
Однако такие заявки должны быть обоснованными. Их количество стараются свести к минимуму.
