Инвентаризация — важный этап в работе любой организации. Она позволяет выявить расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием имущества и обязательств. По результатам инвентаризации составляются необходимые документы, в том числе протокол заседания инвентаризационной комиссии.
Состав инвентаризационной комиссии
Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия. В ее состав входят:
- председатель комиссии — руководитель организации или его заместитель;
- члены комиссии — представители бухгалтерии, других подразделений;
- материально-ответственные лица в подразделениях, где проводится инвентаризация.
Комиссию возглавляет председатель, организующий и контролирующий ее работу. Персональный состав комиссии утверждается приказом руководителя.
Порядок работы инвентаризационной комиссии
Работа комиссии включает следующие этапы:
- Подготовка к инвентаризации (составление плана, графика).
- Непосредственный подсчет и опись имущества и обязательств.
- Составление сличительных ведомостей на основе полученных данных.
- Выявление расхождений между фактическим наличием объектов и данными учета.
- Регистрация результатов в протоколе заседания комиссии.
Рассмотрим подробнее последний пункт — оформление итогов инвентаризации.
Протокол заседания инвентаризационной комиссии
Этот документ подводит черту под проведением инвентаризационных мероприятий в организации. Протокол позволяет зафиксировать:
- итоги инвентаризации — выявленные излишки и недостачи;
- причины расхождений данных;
- решения о списании недостач, оприходовании излишков;
- меры по устранению недостатков в учете;
- оценку работы материально-ответственных лиц.
Документ подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии после обсуждения результатов проверки. Затем утверждается руководителем организации.
Как правильно заполнить протокол инвентаризационной комиссии
Рассмотрим последовательность заполнения протокола.
1. Реквизиты документа
В начале протокола указываются:
- название документа;
- дата составления;
- номер протокола;
- фактический адрес организации.
2. Вводная часть
Далее заполняются следующие реквизиты:
- Дата и номер приказа о проведении инвентаризации.
- Состав комиссии (председатель и члены).
- Место (подразделение) и время проведения заседания.
- Повестка заседания.
Повестка, как правило, состоит из одного вопроса — обсуждение результатов инвентаризации.
3. Итоги инвентаризации
Главная часть протокола — описание выявленных инвентаризацией расхождений. Здесь указывается следующая информация:
- Наименование не соответствующих данных учета объектов.
- Причины излишков или недостач.
- Суммы излишков и недостач.
- Места излишков и недостач.
- Объяснения материально-ответственных лиц.
- Решение комиссии по каждому факту (списать, оприходовать, устранить недостатки).
4. Оценка работы
В заключительной части протокола комиссия дает оценку организации работ по инвентаризации и работе материально-ответственных лиц.
5. Подписание протокола
В конце документ подписывают председатель и все члены инвентаризационной комиссии.
Таким образом, протокол является основным документом по итогам инвентаризации в организации. Правильное его оформление — залог эффективности контрольных мероприятий.
Особенности заполнения протокола в разных ситуациях
Рассмотрим некоторые примеры заполнения протокола заседания инвентаризационной комиссии в различных ситуациях.
При выявлении недостачи товарно-материальных ценностей
Если в ходе инвентаризации обнаружена недостача ТМЦ, то в протокол вносится следующая информация:
- Наименование и количество недостающих ценностей.
- Сумма недостачи в рублях.
- Место недостачи — склад, подразделение и т.д.
- Объяснения материально-ответственных лиц.
- Решение о списании недостачи или возмещении виновными лицами.
Также прикладываются документы, подтверждающие недостачу — инвентаризационная опись, акт инвентаризации.
При обнаружении неучтенных объектов
В случае выявления неучтенных ценностей в протоколе записывается:
- Наименование и количество излишков.
- Причины возникновения излишков.
- Решение об оприходовании объектов.
К протоколу может прилагаться перечень неучтенных ценностей с указанием вида, количества, стоимости.
При выявлении потерь от порчи ценностей
Если инвентаризация установила ценности, пришедшие в негодность, то в образец протокола включается опись непригодных товаров и следующие данные:
- Наименование, количество, сумма поврежденных объектов.
- Дата и причины порчи.
- Виновные лица.
- Решение о списании или возмещении ущерба.
Как использовать результаты инвентаризации
После утверждения руководителем протокол инвентаризационной комиссии является основанием для отражения выявленных расхождений в учете.
В частности, по данным протокола составляются следующие документы:
- Акт о списании недостач, потерь от порчи ценностей.
- Требование-накладная на оприходование излишков.
- Бухгалтерские справки о пересортице ТМЦ.
- Документы на уценку материалов.
Кроме того, информация протокола учитывается при принятии решений:
- О привлечении к ответственности виновных лиц.
- Об изменении порядка учета и контроля за ТМЦ.
- Об улучшении условий хранения имущества.
Таким образом, правильное оформление заключение инвентаризационной комиссии является основой для эффективного управления организацией.
Образец протокола заседания инвентаризационной комиссии
Для наглядности приведем образец заполнения протокола заседания инвентаризационной комиссии.
| ПРОТОКОЛ No 1 заседания инвентаризационной комиссииООО "Альфа" |
| г. Москва, ул. Летняя, д. 5 |
Присутствовали: Председатель комиссии — Иванов И.И. Члены комиссии: Петров П.П., Сидоров С.С.
Повестка дня: 1. Обсуждение результатов инвентаризации товаров на складе организации.
1. Слушали: Председателя комиссии Иванова И.И., который сообщил, что при инвентаризации склада выявлено:
1) Недостача 200 ед. продукции А на сумму 20 000 руб. Материально-ответственное лицо (кладовщик) вину не признает.
2) Излишки 300 ед. продукции Б, причины не установлены.
3) Уценка 100 ед. продукции B в результате частичного повреждения на сумму 5000 руб.
Постановили: 1) Списать недостачу продукции А в убыток организации. 2) Оприходовать излишки продукции Б. 3) Списать сумму уценки продукции В.
Председатель комиссии: Иванов И.И. Члены комиссии: Петров П.П. Сидоров С.С.
Данный условный образец протокола заседания инвентаризационной комиссии демонстрирует основные моменты заполнения этого документа.
