Ежегодный оплачиваемый отпуск - это важное право каждого работника, закрепленное в Трудовом кодексе РФ. Чтобы им воспользоваться, работодатель должен издать соответствующий приказ. Давайте разберемся, как правильно его оформить.
Основания для оформления приказа на отпуск
Согласно статье 123 ТК РФ, основанием для предоставления отпуска являются:
- утвержденный график отпусков;
- заявление работника (при отпуске вне графика).
Также в заявлении работник может указать конкретную дату начала отпуска и его продолжительность.
График отпусков
График отпусков составляется на каждый календарный год не позднее чем за две недели до наступления следующего года с учетом мнения выборного профсоюзного органа. При составлении графика учитываются интересы работодателя и пожелания работников.
Особенности для вновь принятых работников
Работникам, проработавшим менее 6 месяцев, отпуск предоставляется авансом. Для этого работник пишет заявление с просьбой предоставить ему положенные дни отпуска.
Формы приказа на отпуск
Приказ на отпуск может оформляться:
- По унифицированной форме НоТ-6;
- По самостоятельно разработанной организацией форме.
Унифицированная форма НоТ-6
Преимущества:
- привычный для многих организаций формат;
- удобный бланк для заполнения.
Недостатки:
- не всегда учитывает специфику организации;
- требует дополнительного оформления изменений.
Самостоятельно разработанная форма
Позволяет учесть все особенности и потребности конкретной организации. Главное при разработке - соблюсти обязательные реквизиты (2):
- наименование документа;
- дата составления;
- номер приказа;
- ФИО и должность работника;
- период и количество дней отпуска.
Пример самостоятельно разработанного бланка приказа на отпуск:
| Наименование организации |
| ПРИКАЗ Дата, номер |
| Предоставить отпуск работнику ФИО, должность, подразделение с ХХ.ХХ.20ХХ по ХХ.ХХ.ХХ, всего ХХ календарных дней |
Далее следуют подпись руководителя и графа для ознакомления работника.
Как видно из примера, такая форма значительно проще унифицированной, но содержит всю необходимую информацию (3).
См. часть 2 статьи 122 ТК РФ
Статья 68 ТК РФ
Статья 312.1 ТК РФ
Порядок заполнения приказа на отпуск
После выбора формы приказа можно приступать к его заполнению. Рассмотрим основные моменты.
Обязательные реквизиты
В любом приказе на отпуск должны быть указаны:
- номер документа;
- дата составления;
- фамилия, имя, отчество работника;
- его должность и структурное подразделение;
- период предоставления отпуска с указанием дат.
Блоки А и Б
Блок А заполняется при предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска. В блоке Б указываются дополнительные или другие виды отпусков.
Учет разных периодов
Если сотрудник идет в отпуск за несколько лет или совмещает основной и дополнительный отпуска, это также отражается в соответствующих блоках А и Б.
Особенности для руководителя
Для оформления отпуска руководителя организации требуется решение общего собрания учредителей или совета директоров.
Отпуск по беременности и родам
Приказ об отпуске по беременности и родам оформляется на основании справки из женской консультации о сроках предполагаемых родов. Продолжительность отпуска составляет 140 дней (70 до родов и 70 после).
Таким образом, порядок заполнения приказа имеет свои особенности для разных ситуаций.
Доведение приказа до сведения сотрудника
После подписания приказа работодатель обязан ознакомить с ним работника под подпись. При невозможности личной встречи допускается направление скан-копии с последующим оформлением.
Ознакомление по электронной почте
Если сотрудник работает удаленно, приказ можно направить ему по электронной почте. В этом случае работник присылает отсканированный лист ознакомления с подписью и датой получения документа.
Особые ситуации
Бывают случаи, когда работник отказывается знакомиться с приказом о предоставлении ему отпуска или не имеет такой возможности. Тогда необходимо составить акт об отказе от ознакомления или невозможности личной встречи.
Срок хранения приказа на отпуск
Срок хранения приказа на отпуск, по общему правилу, составляет 5 лет. Исключение составляют организации со вредными и опасными условиями труда - для них установлен 75-летний срок хранения.
Ответственность за нарушение порядка хранения
Нарушение сроков хранения кадровых документов влечет для должностных лиц административную ответственность в виде штрафа.
Рекомендации по заполнению приказа на отпуск
Чтобы избежать ошибок при оформлении приказа на отпуск, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Указывать полностью все обязательные реквизиты: номер, дату, ФИО и должность работника etc.
- Заполнять блоки А и Б в зависимости от вида предоставляемого отпуска.
- Не исправлять уже подписанный приказ - в случае ошибок издавать новый.
- Сверять данные с графиком отпусков и личной карточкой сотрудника.
Типичные ошибки
На практике часто встречаются такие ошибки при оформлении приказа на отпуск:
- Некорректное указание продолжительности отпуска;
- Несоответствие периода отпуска данным графика отпусков;
- Отсутствие визы согласования отдела кадров;
- Отсутствие подписи работника об ознакомлении с приказом.
Поэтому к оформлению приказа на отпуск следует подходить внимательно и ответственно, чтобы избежать ошибок.
Ответы на частые вопросы
Рассмотрим ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по теме оформления приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск:
- Нужно ли указывать в приказе основание предоставления отпуска? Да, обязательно. Либо это график отпусков, либо отдельное заявление работника.
- Можно ли исправлять ошибки в уже подписанном приказе на отпуск? Нет, исправления в подписанном приказе недопустимы. Нужно издать новый приказ.
- Как быть, если работник отказался знакомиться с приказом на отпуск? В таком случае следует составить акт об отказе работника от ознакомления с приказом.
Полный перечень вопросов и ответов по теме приказов на отпуск можно найти в соответствующих разделах ТК РФ.
Автоматизация оформления приказов на отпуск
Для упрощения работы кадровых служб используются специальные программы для автоматизации кадрового делопроизводства. Они позволяют существенно сократить рутинную работу по подготовке и оформлению приказов на отпуск.
Функционал программ автоматизации кадрового делопроизводства
Рассмотрим основные возможности таких программ на примере автоматизации работы с приказами на ежегодный оплачиваемый отпуск:
- Формирование календарных графиков отпусков
- Автоматический учет использованных/неиспользованных дней отпуска
- Формирование проектов приказов на отпуск
- Автозаполнение типовых полей приказа данными из карточки сотрудника
- Контроль обязательных реквизитов перед подписанием приказа
- Автоматическая нумерация приказов
- Отправка приказа на ознакомление по электронной почте
- Интеграция с 1С и другими учетными системами
Такие программы позволяют минимизировать ручной труд, ускорить подготовку приказов на отпуск и снизить количество ошибок.
Образцы оформления приказов на отпуск
Для наглядности приведем несколько примеров правильного оформления приказов на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Приказ по унифицированной форме No Т-6
Как видно из образца приказа по форме No Т-6, заполнены все необходимые реквизиты - номер, дата, данные работника, период и количество дней отпуска.
Приказ по самостоятельно разработанной форме
Данный образец демонстрирует приказ на отпуск по упрощенной форме, созданной в конкретной организации. Также присутствуют все обязательные реквизиты.
Таким образом, форма приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск может варьироваться, главное - соблюсти все необходимые требования при заполнении.
