Накладная ТОРГ-12 является одним из самых распространенных документов при ведении бизнеса. Однако статистика показывает, что около 40% всех ТОРГ-12 содержат ошибки. Это ведет к наложению штрафов, отказу в вычетах НДС и другим негативным последствиям. В данной статье мы разберем на примерах, как правильно заполнять эту форму.
Что представляет собой документ ТОРГ-12
Торговая накладная ТОРГ-12 используется для оформления отпуска или продажи товарно-материальных ценностей. Документ заполняется продавцом на бумажном бланке или в электронном виде непосредственно в момент отгрузки товара.
Согласно законодательству, ТОРГ-12 должен содержать следующие реквизиты:
- данные о продавце и покупателе
- наименование поставляемых товаров
- единицы измерения товаров
- количество отпущенных товаров
- базовые цены
- сумма без НДС и сумма НДС в соответствующих графах
- подписи уполномоченных лиц
Унифицированная форма ТОРГ-12 состоит из заголовочной и табличной части. Рассмотрим более подробно образец заполнения каждого из блоков.
Образец заполнения заголовочной части ТОРГ-12
Заголовок стандартного бланка ТОРГ-12 содержит следующие поля:
- Грузоотправитель, поставщик
- Грузополучатель, плательщик
- Основание для получения товара
- Вид операции
Большая часть информации в данных полях переносится из документов, на основании которых и производится отпуск товара: договора поставки, товарной спецификации, счета на оплату и т.п.
При этом ключевыми моментами в заголовке ТОРГ-12 являются:
- правильное разграничение грузоотправителя и грузополучателя
- формализация основания для отпуска товара
- определение вида операции (купля-продажа, реализация, возврат по договору и т.п.)
Если в дальнейшем возникают вопросы по сделке со стороны налоговых или правоохранительных органов, именно эти реквизиты позволят однозначно определить суть и обоснованность проведенных операций.
Образец заполнения табличной части ТОРГ-12
Табличная часть ТОРГ-12 содержит в себе перечень реализуемых товарно-материальных ценностей:
- наименование и характеристики ТМЦ
- единица измерения
- количество отпускаемого ТМЦ
- цена без НДС
- стоимость без НДС
- ставка НДС и сумма НДС (для плательщиков НДС)
Образец заполнения торг 12 табличной части должен точно соответствовать реализуемой продукции как по наименованиям и характеристикам ТМЦ, так и по их объемам в натуральном и стоимостном выражении. Это важно для исключения претензий со стороны получателя, а также в целях налогового учета.
При поставках алкогольной и маркированной продукции в ТОРГ-12 дополнительно указываются соответствующие сертификаты и данные о маркировке товаров специальными акцизными или идентификационными знаками.
Одной из распространенных ошибок в табличной части ТОРГ-12 является несоответствие фактически отпущенных товаров тому, что указано в документе. Поэтому после оформления нужно обязательно сверять количество, ассортимент и стоимость ТМЦ в ТОРГ-12 и в реальной отгрузке.
Подводя итог, отметим, что большая часть штрафов и рисков по результатам камеральных и выездных налоговых проверок возникает именно из-за неправильного или неаккуратного оформления торговых накладных ТОРГ-12. Следование простым правилам и рекомендациям при заполнении этого важного документа поможет существенно снизить налоговые риски организации.
Правила работы с исправлениями в ТОРГ-12
В процессе оформления товарной накладной ТОРГ-12 могут быть допущены ошибки, опечатки или фактические расхождения с реальными данными. Для исправления таких ситуаций предусмотрен следующий порядок:
- Зачеркнуть ошибочную запись одной линией так, чтобы ее можно было прочитать
- Рядом внести правильные данные
- Сделать надпись "Исправлено" и поставить дату исправления
- Заверить исправления подписями всех ответственных лиц, ранее подписавших документ
Такие исправления нужно вносить во все экземпляры ТОРГ-12, имеющиеся у продавца и покупателя. В электронной версии накладной формат исправлений может отличаться, но общие принципы те же.
Образец заполнения ТОРГ-12 при возврате товара
Если по каким-либо причинам происходит возврат ранее отгруженного по ТОРГ-12 товара обратно поставщику, то на такую операцию также оформляется товарная накладная, но с некоторыми особенностями.
В частности, в реквизитах грузоотправителя и поставщика указываются данные изначального покупателя ТМЦ, осуществляющего возврат. А грузополучателем выступает первоначальный отгрузивший товары поставщик.
В основании наряду с договором поставки дополнительно указывается документ, на базе которого реализуется сам возврат (рекламация, акт и т.п.)
ТОРГ-12 при получении товара по доверенности
Иногда товары по ТОРГ-12 получает не сам покупатель, а его представитель, действующий на основании доверенности. В таких случаях в форме накладной предусмотрены дополнительные строки, куда заносятся реквизиты доверенности:
- Номер доверенности
- Дата выдачи
- Срок действия
Кроме того, лицо, получающее ТМЦ по доверенности, должно расписаться в соответствующей графе товарной накладной ТОРГ-12.
Электронный документооборот ТОРГ-12
Заполнение может осуществляться не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Для таких целей утвержден специальный формат представления данных в xml-файлах.
Электронный ТОРГ-12 имеет целый ряд преимуществ:
- Быстрый обмен с контрагентами
- Автоматическое формирование отчетности
- Удобный поиск и сортировка данных
Однако есть и нюансы при работе с электронной накладной - это настройка защищенного ЭДО между контрагентами и интеграция со специализированными программами.
Сроки хранения накладных ТОРГ-12
Оригиналы товарных накладных ТОРГ-12, оформленные на бумажных носителях, подлежат хранению в течение 5 лет с начала года, следующего за отчетным. То есть для накладных за 2022 год срок хранения истекает 31 декабря 2027 года.
При использовании электронного документооборота сроки хранения электронных версий ТОРГ-12 такие же. При этом нужно обеспечить сохранность и доступность файлов на протяжении всего установленного периода.
Типовые ошибки в накладных ТОРГ-12
Наиболее распространенными ошибками при заполнении товарной накладной ТОРГ-12 являются:
- Неверное указание реквизитов продавца/покупателя
- Неправильное наименование и характеристики ТМЦ
- Несоответствие фактически отгруженного количества товаров данным в ТОРГ-12
- Арифметические ошибки в подсчете сумм
Все это может повлечь доначисление налогов, пени, штрафы и даже уголовное преследование должностных лиц. Поэтому корректное заполнение ТОРГ-12 крайне важно.
Штрафные санкции за нарушения в ТОРГ-12
Типовые штрафы за ошибки в товарных накладных ТОРГ-12:
- Несвоевременная регистрация ТОРГ-12 - предупреждение или штраф до 20 000 руб.
- Некорректное заполнение отдельных реквизитов - штраф до 10 000 руб.
- Занижение налогооблагаемой базы в ТОРГ-12 - штраф 40% от суммы неуплаченного налога
Более серьезные нарушения, такие как массовое использование поддельных накладных, могут повлечь уголовное дело по статье "Мошенничество в сфере предпринимательской деятельности".
Программы для работы с электронным ТОРГ-12
Для удобства работы с электронной товарной накладной ТОРГ-12 существует множество онлайн-сервисов и офлайн приложений. Они позволяют не только заполнить образец ТОРГ-12 в несколько кликов, но и настроить юридически значимый электронный документооборот с контрагентами.
Интеграция ТОРГ-12 с онлайн-кассами
При розничной торговле через онлайн-кассы часто возникает необходимость в автоматическом формировании товарных накладных ТОРГ-12 на основе фискальных данных.
В таких случаях используется прямая интеграция программного обеспечения касс с бухгалтерскими системами. Это позволяет как минимизировать ручной труд по заполнению документов, так и снизить вероятность ошибок из-за человеческого фактора.
ТОРГ-12 при комиссионной торговле
Если отгрузка товаров осуществляется на основании договора комиссии, то в реквизитах ТОРГ-12 "Грузоотправитель" указывается комитент, передавший товар на реализацию, а "Поставщик" - комиссионер, фактически осуществляющий продажу.
Также дополнительно в заголовочной части и таблице следует отразить реквизиты договора комиссии как основание для торговой операции с товаром.
УПД вместо ТОРГ-12: особенности применения
С 2021 года наряду с товарной накладной ТОРГ-12 можно использовать универсальный передаточный документ (УПД). Он объединяет в себе функции первички и счета-фактуры.
УПД имеет упрощенную форму и сокращает избыточность при документообороте. Однако при его применении есть ряд особенностей по НДС и налоговому учету, которые нужно четко знать.
ТОРГ-12 для online-магазинов: специфика использования
При ведении интернет-торговли через online-магазины также используются товарные накладные ТОРГ-12, которые оформляются в момент отгрузки товара со склада и передаются покупателю в электронном виде.
Здесь есть определенные особенности при организации электронного документооборота и юридического оформления сделок в интернете, которые нужно учитывать магазину.
