Распоряжения являются важнейшим инструментом оперативного управления в организациях. От того, насколько грамотно они будут составлены, зависит эффективность работы всего коллектива. Давайте разберемся, как правильно составлять распоряжения в 2023 году.
Общие требования к распоряжениям
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения оперативных задач. Распоряжения регулируются рядом нормативных документов, в том числе:
- Федеральный закон "О бухгалтерском учете"
- Постановление о единой государственной системе делопроизводства
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
Любое распоряжение должно иметь определенную структуру:
- Наименование организации
- Наименование вида документа
- Дата и номер документа
- Заголовок к тексту
- Текст (содержание распоряжения)
- Подпись
При составлении распоряжений нужно придерживаться определенного стиля изложения - использовать официально-деловой стиль речи, избегать длинных фраз и сложных слов. Текст должен быть максимально конкретным, не допускающим двоякого толкования.
После подготовки распоряжение должно быть подписано руководителем организации или лицом, его замещающим. Также важно организовать контроль исполнения распоряжения - отслеживать, чтобы все указанные мероприятия были выполнены в срок.
Подготовка проекта распоряжения
Образец распоряжений готовят по определенной схеме, в несколько этапов:
- Сбор и анализ информации по вопросу
- Разработка концепции распоряжения
- Написание текста проекта
- Согласование проекта
- Доработка по результатам согласования
На первом этапе необходимо изучить вопрос и собрать максимум данных, которые пригодятся при разработке распоряжения - нормативные акты, статистику, отчеты и т.д. Затем на их основе формулируется концепция будущего документа.
После утверждения концепции можно писать текст распоряжения - его содержание должно полностью соответствовать ранее одобренной концепции. Важно соблюдать все требования к структуре и оформлению подобных документов.
Готовый проект распоряжения направляют на согласование в другие заинтересованные подразделения организации, а также юристу. После согласования проект, как правило, нуждается в доработке - исправлении выявленных недочетов.
Такой подход позволяет подготовить качественный и юридически грамотный документ.
Оформление распоряжения
После завершения работы над текстом распоряжения, его необходимо правильно оформить.
Документ печатается на стандартных листах бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman размером No 14 с полуторным межстрочным интервалом. Текст распоряжения разделяют на разделы и пункты, выделяя их нумерацией.
Если в документе используются таблицы, схемы, графики, они оформляются как приложения с соответствующими названиями и нумерацией.
После завершения оформления распоряжение готово к подписанию руководителем. После подписания его регистрируют и заверяют печатью организации. Готовое распоряжение размножают в необходимом количестве копий и рассылают адресатам - исполнителям.
Типовые ошибки при подготовке распоряжений
Несмотря на казалось бы простоту данного процесса, на практике нередко встречаются ошибки при подготовке распоряжений. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
- Ошибки в реквизитах распоряжения (неправильно указана дата, номер, наименование организации и т.д.)
- Нарушение структуры распоряжения (отсутствует или неправильно оформлен какой-либо обязательный элемент)
- Неточные или неконкретные формулировки заданий и поручений в тексте
- Ошибки в оформлении текста (не соблюдены требования к шрифтам, интервалам и т.д.)
- Неверное указание сроков исполнения поручений
Подобные ошибки могут привести к тому, что распоряжение не будет выполнено или будет выполнено неправильно. Это скажется на работе всей организации.
Контроль исполнения распоряжений
Чтобы гарантировать исполнение изданных распоряжений, необходим постоянный контроль.
Для этого в распоряжении следует конкретно указать:
- Ответственное лицо за исполнение поручения
- Срок, в который должно быть выполнено задание
- Форму отчета об исполнении
Также должен быть налажен учет исполнения документов, а по истечении сроков исполнения нужно запрашивать информацию об исполнении у ответственных лиц.
Образец распоряжений по основной деятельности
Рассмотрим типовой образец распоряжений по основной деятельности организации.
Это могут быть документы, регулирующие производственные, торговые процессы в компании. Например:
- Распоряжение о переходе на новую технологию производства
- Распоряжение об утверждении плана закупок оборудования
- Распоряжение о проведении инвентаризации товаров на складе
Такие распоряжения могут определять стратегию развития компании на ближайший период и оказывать существенное влияние на ее деятельность.
Образцы приказов распоряжений по личному составу
Распорядительные документы по личному составу регулируют правоотношения организации с ее сотрудниками. К таким документам относятся:
- Приказы о приеме, переводе, увольнении работников
- Приказы о поощрении, наказании сотрудников
- Распоряжения об изменении условий труда
- Распоряжения о предоставлении отпусков
Данные документы оформляются по тем же правилам, что и остальные распоряжения, но с учетом требований трудового законодательства.
