Большинство компаний сталкиваются с проблемой хранения огромного объема документации. Как избавиться от ненужных бумаг с соблюдением всех правил? В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить уничтожение документов в организации.
Какие документы можно уничтожать в компании
Прежде чем приступить к уничтожению документов, необходимо определиться с критериями отбора. К утилизации можно приступить только в том случае, если бумаги:
- потеряли практическую значимость для компании;
- не представляют исторической или культурной ценности;
- имеют истекший срок хранения.
По срокам хранения в архивном деле принято выделять три группы документов:
- Не подлежат хранению - их можно уничтожать сразу после утраты практического значения.
- Хранятся в течение определенного срока, после чего подлежат уничтожению.
- Подлежат постоянному хранению в силу их особой ценности и значимости.
Личные дела сотрудников относятся как раз к последней группе. Их нельзя уничтожать ни при каких обстоятельствах. Если компания ликвидируется, все кадровые документы передаются на хранение в городской архив.
Что касается секретных материалов, перед их уничтожением обязательно ограничивают к ним доступ посторонних лиц. Такая документация утилизируется строго в присутствии членов специальной комиссии.
Этапы процесса уничтожения в компании
Для оформления процедуры уничтожения документов компания должна выполнить следующую последовательность действий:
- Проверить сроки хранения всех имеющихся документов и выявить те, которые уже истекли.
- Создать экспертную комиссию, в состав которой включить специалистов разных отделов.
- Экспертной комиссии провести внимательную экспертизу отобранных бумаг для удостоверения, что они больше не представляют ценности для компании.
- Отразить в протоколе заседания комиссии результаты экспертизы с перечнем документов, подлежащих уничтожению.
- Составить акт о выделении к уничтожению документов на основании протокола.
- Утвердить акт у руководителя и приступить к фактическому уничтожению документов специальным способом.
- По факту уничтожения составить акт об утилизации и подписать его всеми членами комиссии.
Как заполнить акт на уничтожение документов
Рекомендуемая форма акта была утверждена Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 No 558. Она выглядит так:
Несмотря на наличие типового шаблона, на практике многие компании составляют акт по своей форме, предварительно утвердив ее в учетной политике. Но при этом обязательно включают следующие реквизиты:
- Наименование организации, составившей акт
- Дата составления акта
- Ссылки на нормативные документы, в соответствии с которыми определялись сроки хранения
- Перечень документов, подлежащих уничтожению
- Итоговая запись об объеме уничтожаемых дел
- Подписи членов экспертной комиссии
Чтобы правильно поставить дату акта уничтожения, следует проверить, истек ли срок хранения каждого документа к 1 января того года, в котором составляется этот акт.
При заполнении разных частей документа есть ряд нюансов, на которые обязательно нужно обратить внимание.
Акт о выделении документов к уничтожению - образец
Рассмотрим пример акта о выделении дел к уничтожению. Документ имеет несколько обязательных разделов.
В шапке указываются реквизиты компании, составившей акт, а также полное название документа с его порядковым номером.
Далее приводится перечень уничтожаемых документов, как правило, это реестр с их видами, датами и сроками хранения.
В итоговой записи подводится количество единиц хранения по годам, подлежащих уничтожению.
В конце обязательно ставятся подписи всех членов комиссии.
Акт об уничтожении документов - пример заполнения
Рассмотрим теперь пример заполнения акта по факту уничтожения документов.
В реквизитах указывается полное наименование организации в соответствии с уставом, дата и место составления акта об уничтожении.
Далее перечисляется состав комиссии с указанием должностей и ФИО всех лиц, присутствовавших при уничтожении.
Важный раздел - описание используемого способа и техники уничтожения документов. Например: измельчение в бумагодробилке определенной марки.
После чего указывается объем в килограммах и вид уничтоженных документов: договоры, акты, приказы по личному составу и т.д.
В заключение обязательно ставятся подписи всех членов комиссии.
Особые случаи уничтожения документации
Рассмотрим несколько особых ситуаций, связанных с уничтожением документов в компаниях.
Если в организации по каким-то причинам отсутствует экспертная комиссия, процедуру уничтожения документов проводить нельзя. Попытка взять этот процесс на себя в одиночку чревата рисками.
Если компания участвует в судебных разбирательствах, все документы, имеющие отношение к делу, нельзя уничтожать до полного урегулирования конфликта и вынесения окончательного вердикта.
Акт списания документов на уничтожение образец
Акт списания документов на уничтожение по сути ничем не отличается от рассмотренного ранее акта о выделении бумаг к утилизации.
Это все тот же перечень документов с указанием их реквизитов и сроков хранения, по истечении которых они будут уничтожены.
Особенности утилизации электронных документов
Процедура уничтожения электронных документов ничем не отличается от бумажных. Действует тот же порядок:
- Проверка сроков хранения;
- Экспертиза комиссией;
- Составление и утверждение актов;
- Непосредственное уничтожение;
- Подписание акта об уничтожении.
