Правильно оформленный протокол общего собрания жильцов - залог защиты ваших прав и интересов как собственника жилья. Узнайте, какие требования предъявляются к протоколам, какая информация должна в них содержаться, и научитесь составлять протоколы правильно. Это поможет избежать нарушений и конфликтов в будущем.
1. Назначение и сфера применения протоколов общих собраний жильцов
Протоколы общих собраний жильцов выполняют важную роль официальных документов, фиксирующих все решения, принятые на собраниях. Это необходимо для того, чтобы эти решения в дальнейшем исполнялись и не нарушали права жильцов.
Цели и задачи протоколов как официальных документов
Основными целями протоколов общих собраний жильцов являются:
- документальное подтверждение факта проведения общего собрания жильцов;
- фиксация повестки дня, хода обсуждения вопросов и итогов голосования;
- обеспечение исполнения решений, принятых на общем собрании жильцов.
Благодаря протоколам решения общего собрания становятся обязательными для исполнения всеми жильцами и управляющими организациями. Кроме того, наличие протокола упрощает разрешение возможных споров по вопросам, которые обсуждались на собрании.
Какие решения общих собраний жильцов они фиксируют
Согласно Жилищному кодексу РФ, протоколы обязательны для всех видов общих собраний жильцов - годовых, внеочередных, проводимых в очной, очно-заочной или заочной форме. В них фиксируются такие решения, как:
- выбор способа управления многоквартирным домом;
- выбор и изменение управляющей компании;
- утверждение размера платы за жилье и коммунальные услуги;
- планирование текущего и капитального ремонта;
- изменение общего имущества в многоквартирном доме и др.
Обязательность протоколов для исполнения решений собрания
Согласно закону, решения, зафиксированные в протоколе общего собрания, являются обязательными для всех жильцов. Даже те собственники, которые не участвовали в голосовании или голосовали против принятых решений, обязаны их выполнять.
Кроме того, протоколы направляются в уполномоченные госорганы для осуществления контроля. Это стимулирует управляющие компании исполнять решения общих собраний в полном объеме.
Таким образом, правильное составление протокола играет ключевую роль в реализации воли жильцов многоквартирного дома.
2. Требования к оформлению протоколов общих собраний
Чтобы протоколы общих собраний жильцов имели юридическую силу, к их оформлению предъявляется ряд обязательных требований.
Структура и форма протоколов согласно действующим нормам
Структура и форма протоколов регламентируются Приказом Минстроя России от 28.01.2019 No 44пр. Согласно этому документу, протокол должен состоять из нескольких разделов:
- Титульный лист с указанием названия документа;
- Вводная часть (информация об инициаторе собрания, месте и дате его проведения, повестке дня);
- Основная часть (содержание обсуждений по каждому вопросу повестки);
- Приложения (реестр собственников, копия оповещения о собрании, бюллетени голосования и др.).
Каждый раздел должен содержать обязательный набор реквизитов.
Обязательные реквизиты в протоколах общих собраний
К обязательным реквизитам протоколов общих собраний относится следующая информация:
- наименование документа;
- дата и номер протокола;
- дата и место проведения собрания;
- сведения об инициаторе и кворуме собрания;
- повестка дня;
- содержание выступлений и формулировки решений по каждому вопросу;
- итоги голосования с указанием количества голосов;
- подписи председателя и секретаря собрания.
При отсутствии каких-либо обязательных реквизитов юридическая сила протокола будет утрачена.
Кто и когда должен подписывать протоколы
Подписание протокола - важный этап, придающий ему статус официального документа. Протокол общего собрания должны подписать:
- председатель собрания;
- секретарь;
- счетная комиссия (лица, осуществлявшие подсчет голосов).
Подписи ставятся в срок не позднее 10 дней после даты проведения общего собрания жильцов. Отсутствие подписей или нарушение сроков делает протокол недействительным.
3. Порядок утверждения и хранения протоколов
После оформления протокол общего собрания жильцов должен быть утвержден в установленном порядке и отправлен на хранение в соответствующие организации.
Процедура утверждения протоколов общим собранием
Согласно законодательству, протокол общего собрания жильцов утверждается путем:
- оглашения на самом собрании;
- подписания большинством проголосовавших собственников (если решения принимались при очном голосовании);
- подписания инициаторами созыва собрания (при заочной форме).
Куда и в какие сроки направляются подлинники протоколов
В соответствии с Приказом Минстроя No 44пр подлинники протокола общего собрания жильцов направляются:
- в уполномоченный госорган субъекта РФ (для осуществления контроля);
- в управляющую организацию.
Это должно быть сделано в течение 10 дней после даты проведения общего собрания жильцов многоквартирного дома.
Ответственность за хранение протоколов общих собраний
После отправки в официальные организации подлинники протоколов общих собраний жильцов должны храниться в доступном для всех помещении многоквартирного дома.
Как правило, ответственность за хранение протоколов входит в обязанности управляющей компании или ТСЖ. Они обязаны предоставлять доступ к протоколам по запросам собственников.
Сроки хранения определяются по правилам для подобной официальной документации и составляют не менее 5 лет.
4. Типичные ошибки при составлении протоколов
Несмотря на наличие четких правил, на практике в протоколах общих собраний жильцов нередко допускаются ошибки, которые могут привести к их недействительности.
Некорректные формулировки повестки дня и решений собрания
Расплывчатые формулировки вопросов повестки дня, не соответствующие сути обсуждений на собрании, не допускаются. Решения собрания также должны быть сформулированы предельно конкретно.
Неполнота или неправильность приложений к протоколам
К протоколам обязательно должны прилагаться все перечисленные документы - реестр собственников, уведомления, бюллетени голосования и др. Отсутствие каких-либо приложений влечет за собой утрату юридической силы.
Несоответствие протоколов фактическому ходу собрания
В протоколах зачастую отражают не реальную картину собрания, а заранее заготовленный результат. Это грубое нарушение, которое может быть оспорено в суде.
5. Рекомендации по правильному составлению протоколов
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется придерживаться следующих советов при составлении протоколов общих собраний жильцов многоквартирных домов.
Советы по формулировке повестки дня и оформлению решений
В повестку дня нужно включать конкретные, однозначные формулировки рассматриваемых вопросов. Решения должны точно соответствовать обсуждавшимся вопросам и содержать четкие формулировки.
Какие приложения обязательно включать в протоколы
Важно тщательно собрать и оформить все необходимые приложения, в том числе заверенные копии предупреждений о собрании, листы регистрации, оригиналы бюллетеней голосования, копии рассматривавшихся документов.
Пошаговая инструкция по составлению протоколов
Секретарю собрания и счетной комиссии важно четко следовать регламенту: последовательно заносить в протокол все обсуждения и результаты голосований по порядку вопросов повестки дня, без пропусков и искажений.
Проверка протоколов на соответствие нормативным требованиям
Перед подписанием и отправкой протоколов общих собраний жильцов рекомендуется проверить их на соответствие основным нормативным требованиям.
В частности, следует убедиться, что в протоколе присутствуют все обязательные реквизиты: наименование документа, дата, номер, место и дата проведения собрания, сведения о кворуме, повестка дня, содержание обсуждений и принятых решений, результаты голосования, подписи.
Также необходимо проверить правильность оформления всех приложений к протоколам и их соответствие перечню, установленному нормативными документами.
6. Образцы протоколов общих собраний
В помощь собственникам помещений многоквартирных домов могут быть рекомендованы типовые образцы протоколов общих собраний жильцов.
Универсальный образец протокола
Универсальный образец протокола включает все обязательные реквизиты и приложения, а также оставляет место для внесения конкретного содержания собрания - вопросов повестки дня, выступлений, решений.
Такой универсальный образец упрощает составление новых протоколов путем заполнения соответствующих разделов.
Образцы протоколов для разных видов решений
Для наиболее распространенных видов решений общих собраний могут быть подготовлены типовые формулировки повестки дня, проекты решений и другие необходимые материалы.
Это позволит ускорить и облегчить процесс подготовки новых протоколов по аналогичным вопросам путем использования рекомендованных образцов.
Электронные формы протоколов
Для удобства составления и хранения целесообразно использовать электронные формы (образцы) протоколов - специальные шаблоны в формате MS Word или Excel с встроенными полями для внесения необходимых данных.
Электронные формы протоколов позволяют существенно упростить работу по их заполнению и избежать ошибок.
