Поиск работы - непростой процесс. Чтобы выделиться среди других кандидатов, важно грамотно составить резюме и сопроводительное письмо. Давайте разберемся, как написать эффективное сопроводительное письмо к резюме администратора.
Структура сопроводительного письма администратора
Сопроводительное письмо администратора должно содержать следующие основные элементы:
- Обращение к работодателю
- 1-2 абзаца с информацией о вакансии и своих сильных сторонах
- Заключение с просьбой о собеседовании
Рассмотрим каждый элемент подробнее.
Обращение к работодателю
Это первый и самый важный элемент. Здесь указывают имя и должность того человека, который будет принимать решение о приглашении на собеседование. Если эти данные неизвестны, можно начать со слов:
Уважаемые представители компании!
После обращения ставится запятая.
Информация о вакансии
В этом разделе кратко описываются:
- Название и основные требования вакансии
- Откуда узнали о вакансии (сайт-агрегатор, компания и т.д.)
- Почему заинтересовались именно этой вакансией и хотите на нее претендовать
Это поможет работодателю сразу соотнести вашу кандидатуру с конкретной вакансией в компании.
Описание опыта и навыков
Здесь подробно рассказывается о тех знаниях и умениях, которые вы считаете наиболее ценными для работодателя. Указывайте опыт и достижения, релевантные заявленной должности администратора.
Пример:
За 5 лет работы администратором в магазине одежды я научилась быстро ориентироваться в ассортименте продукции и консультировать покупателей по составу тканей. Кроме того, мной была налажена система учета товаров на складе с помощью специализированной компьютерной программы.
Такой подход позволит выгодно выделить вашу кандидатуру.
Заключение с просьбой о собеседовании
Завершается письмо стандартной фразой, например:
Буду рад(а) возможности личной встречи и готов(а) ответить на дополнительные вопросы о своем опыте и навыках.
Таким образом, сопроводительное письмо администратора имеет четкую структуру. Придерживаясь ее, вы максимально точно донесете до работодателя информацию о своем желании и готовности занять вакантную должность.
Ключевые навыки, которые стоит отразить
В сопроводительном письме к резюме администратора важно подчеркнуть такие ключевые навыки и личные качества, как:
- Коммуникабельность
- Стрессоустойчивость
- Умение работать с большим объемом документации
- Организаторские способности
Остановимся на каждом пункте подробнее.
Коммуникабельность
Это одно из главных требований к администратору. Работа предполагает постоянное общение с клиентами, коллегами, руководством. Поэтому в письме можно указать:
За время работы сложились навыки установления контакта с собеседником и поддержания разговора на любую тему. Могу с уверенностью заявить о своей коммуникабельности и дружелюбности.
Стрессоустойчивость
Администратор часто сталкивается со стрессовыми ситуациями, связанными с жалобами клиентов, нештатными ситуациями, ошибками коллег. Поэтому важно показать работодателю, что вы готовы держать себя в руках в любых обстоятельствах.
За время работы выработался высокий уровень стрессоустойчивости. Умею сохранять спокойствие и работоспособность даже в непредвиденных и конфликтных ситуациях.
Работа с документами
Большая часть обязанностей администратора связана с документацией: оформление различных бланков, ведение отчетности, архивация данных и т.д. Поэтому стоит указать свой опыт в этой сфере.
За 5 лет на должности администратора приобрела навыки работы с различными финансовыми, кадровыми и операционными документами. Уверенный пользователь ПК, владею офисными программами и специализированными базами данных на высоком уровне.
Организаторские способности
Хороший администратор должен уметь эффективно планировать работу отдела, распределять задачи между коллегами, контролировать исполнение. Об этом также важно упомянуть в сопроводительном письме администратора.
Обладаю выраженными организаторскими способностями и навыками управления персоналом. С легкостью беру на себя роль лидера в команде, умею мотивировать коллег на достижение общих целей.
Конечно, это далеко не все важные навыки, которыми должен обладать квалифицированный администратор. Выделяйте в сопроводительном письме те из них, которые наиболее соответствуют требованиям конкретной вакансии и компании.
Индивидуальный подход
Одна из главных ошибок соискателей - использование универсального шаблонного сопроводительного письма при отклике на любую вакансию. Конечно, это экономит время, но существенно снижает шансы на успех.
Гораздо эффективнее подготовить письмо специально для конкретной должности администратора с учетом требований компании. Что для этого нужно?
- Внимательно изучить описание вакансии, выделив ключевые требования к кандидату
- Проанализировать свой опыт и навыки под углом их актуальности для потенциального работодателя
- В сопроводительном письме сделать акцент на тех пунктах, которые однозначно соответствуют запросам компании или даже их превосходят
Например, если в вакансии заявлена потребность в администраторе со знанием менеджмента и управления персоналом, то и в письме следует подчеркнуть именно эту компетенцию.
Такой персонализированный подход крайне важен, чтобы выгодно выделиться среди других кандидатов.
Тщательная проверка текста
После написания сопроводительного письма к резюме администратора обязательно выделяют время на его тщательную проверку. Это позволит исправить все недочеты и опечатки, чтобы произвести максимально благоприятное впечатление на работодателя.
Проверяют следующие аспекты:
- Грамотность. Исправляются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. Текст вычитывается особенно тщательно.
- Деловой стиль. Удаляются разговорные и неформальные выражения. Стиль изложения должен соответствовать официально-деловому формату.
- Логичность. Анализируется логическая последовательность и связность всех частей письма.
- Оформление. Проверяется соответствие оформления всем необходимым нормам.
Идеальным вариантом будет дать почитать готовое письмо знакомому человеку, который укажет на возможные недочеты «со стороны».
Отправка по электронной почте
Сопроводительное письмо вместе с резюме целесообразно отправлять работодателю по электронной почте. Это наиболее удобный и быстрый способ донести информацию до адресата.
Формат документа
Оптимальным форматом для сопроводительного письма является PDF. Это универсальный формат, который легко читается на любых устройствах и в любых операционных системах. Кроме того, такой документ не допускает случайного изменения.
Тема письма
В поле «Тема» электронного письма нужно максимально точно и лаконично обозначить его содержание. Например:
Сопроводительное письмо на вакансию Администратора от Иванова И.И.
Это поможет получателю сразу понять, о чем идет речь, не открывая само письмо.
Сопроводительный текст
Помимо вложенных файлов с резюме и сопроводительным письмом, в теле самого электронного послания желательно добавить краткое сопроводительное сообщение. Оно может выглядеть так:
Уважаемый Иван Петрович! Направляю Вам свое резюме и сопроводительное письмо на имеющуюся в Вашей компании вакансию администратора. С уважением, Иванов
Вложенные файлы
К письму в качестве вложений прикрепляют два документа:
- Сопроводительное письмо в формате PDF
- Резюме в формате PDF
Файлы должны иметь соответствующее название с указанием ФИО соискателя. Например:
- Сопроводительное письмо Иванов И.И..pdf
- Резюме Иванов И.И..pdf
Перед отправкой еще раз убедитесь, что письма прикреплены правильно.
