Ведение журнала кассира-операциониста является обязательным для многих организаций и индивидуальных предпринимателей. Однако на практике далеко не все знают, как правильно заполнять этот документ. Давайте разберемся!
Назначение и суть журнала кассира-операциониста
Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) предназначен для учета денежных средств, поступающих в кассу организации при использовании контрольно-кассовой техники (ККТ). В него записываются данные из отчетов о закрытии смены ККТ.
Главные задачи журнала:
- контроль движения наличных денежных средств;
- сверка показаний ККТ и фактического остатка в кассе;
- анализ товарооборота и выявление возвратов.
При использовании онлайн-касс ведение журнала кассира-операциониста не является обязательным, однако многие организации продолжают его заполнять.
Порядок заполнения журнала кассира-операциониста
Рассмотрим пример заполнения журнала кассира-операциониста:
В графе 1 указывается дата совершения операций.
В графах 2-3 – номер кассы и ФИО кассира. Графа 4 – порядковый номер отчета о закрытии смены ККТ. В графе 5 дублируются данные из предыдущей записи. Графа 6 – показания счетчика ККТ на конец смены. Графы 7-8 – подписи кассира и контролера. Графа 9 – сумма по чекам за смену. Графа 10 – выручка по отчету ККТ за смену. Графы 11-15 – разбивка выручки на составляющие.
Подписи кассира и контролера в графах 7-8 ставятся после заполнения всех данных по смене. Если кассир совмещает обязанности контролера, ставится одна подпись.
Данные из отчета о закрытии смены ККТ позволяют быстро и правильно заполнить основные графы журнала. Главное при заполнении журнала кассира-операциониста – соблюдать хронологию и не допускать ошибок!
Особенности при возврате товаров и оформлении пересменок
Рассмотрим два специальных случая:
- Оформление возврата товаров
- Передача смены другому кассиру
При возврате товаров в течение той же смены средства выдаются из кассы ККТ, это отражается в графе 15 «Возвраты».
Если возврат происходит в следующей смене, то деньги возвращаются из общей кассы организации. При этом записи в журнал не делаются.
При пересменке кассир, сдающий смену, делает записи в журнале как обычно по данным Z-отчета. Новый кассир начинает заполнять журнал со следующей строки.
Таким образом, пример заполнения журнала кассира-операциониста показывает, что этот процесс не так уж и сложен. Главное – четко знать правила и уметь разбираться в отчетах кассовой техники.
Как избежать ошибок и штрафов при ведении журнала
Чтобы избежать расхождений в учете и налоговых претензий, следует:
- заполнять журнал сразу после закрытия смены;
- каждую строку журнала подтверждать подписями кассира и контролера;
- делать исправления только за подписью главбуха;
- хранить журналы 3 года после полного использования.
Штрафы грозят как за ведение журнала с ошибками, так и за его отсутствие. Размер штрафа может составлять от 2 до 10 тысяч рублей.
Поэтому отнеситесь к заполнению журнала кассира-операциониста со всей серьезностью!
Регистрация журнала кассира-операциониста в налоговых органах
Хотя при использовании онлайн-ККТ ведение журнала кассира-операциониста не является обязательным, многие организации принимают решение о его оформлении. В этом случае возникает вопрос: нужно ли регистрировать журнал в налоговой?
Согласно разъяснениям Минфина и ФНС, регистрация журнала кассира-операциониста в налоговых органах при работе с онлайн-ККТ не требуется. Также не нужно прошивать и нумеровать журнал.
Однако если компания или ИП приняли решение зарегистрировать журнал по аналогии со «старыми» ККМ, налоговая это позволит сделать. Для регистрации потребуется предоставить:
- заявление о регистрации журнала;
- сам журнал;
- паспорт ККТ.
Возможность восстановления журнала кассира-операциониста
Иногда возникают ситуации, когда оригинал журнала кассира-операциониста был утерян или испорчен. К счастью, при работе с онлайн-ККТ есть возможность восстановить журнал без обращения в налоговые органы.
Для восстановления потребуются отчеты о закрытии смены соответствующей ККТ за интересующий период. На их основании можно заново сформировать журнал кассира-операциониста, который будет полностью соответствовать требованиям законодательства.
Таким образом, при наличии отчетов ККТ восстановить журнал не составит труда. Это еще одно преимущество примера заполнения журнала кассира-операциониста на основе онлайн-касс.
Автоматизация процесса ведения журнала
Заполнение журнала кассира-операциониста вручную – процесс достаточно трудоемкий и подверженный ошибкам с вероятностью «человеческого фактора».
К счастью, современные программы для автоматизации розничной торговли позволяют вести журнал в электронном виде и формировать его печатную версию за считанные минуты.
Программы синхронизируются с ККТ, забирают оттуда отчеты о закрытии смены и на их основе автоматически заполняют журнал. Это позволяет минимизировать возможность ошибки.
Таким образом, автоматизация избавляет от рутинной работы по заполнению журнала вручную и повышает точность учета.
Подведение итогов о ведении журнала
Подводя итог всему вышесказанному, можно констатировать следующее:
- Журнал кассира-операциониста является важным учетным документом, позволяющим контролировать движение денежных средств.
- При использовании онлайн-ККТ ведение журнала не является обязательным, однако это право организации или ИП.
- Пример заполнения журнала кассира-операциониста и его форма не претерпели существенных изменений.
- Главное – своевременно и аккуратно вносить данные на основе отчетов о закрытии смены ККТ.
Формирование резервной копии журнала кассира-операциониста
Несмотря на возможность восстановления журнала кассира-операциониста из отчетов ККТ, рекомендуется формировать резервные копии документа.
Это позволит оперативно восстановить данные в случае каких-либо инцидентов без обращения к отчетам ККТ и повторного формирования журнала.
Резервирование можно осуществлять как в бумажном, так и в электронном виде. Например, при автоматическом ведении журнала в розничной программе можно настроить автоматическое сохранение резервной копии.
Обязательные реквизиты при печати журнала кассира-операциониста
Если компания или ИП приняли решение распечатывать журнал для документального подтверждения данных, то на печатной форме обязательно должны присутствовать:
- порядковый номер каждого листа;
- отметка о количестве листов (пронумеровано и прошнуровано);
- подпись главного бухгалтера;
- оттиск печати организации (при наличии).
Эти реквизиты придают образцу журнала кассира-операциониста большую юридическую силу в глазах проверяющих.
Правила хранения оформленного журнала кассира-операциониста
Заполненный и подписанный журнал кассира-операциониста должен храниться в течение 5 лет в помещении бухгалтерии или непосредственно на рабочем месте кассира.
Необходимо обеспечить сохранность документа и исключить возможность несанкционированного доступа посторонних лиц.
По истечении пятилетнего срока хранения журнал кассира-операциониста может быть уничтожен по акту как документ с истекшим сроком.
Ответственность за нарушение порядка ведения журнала кассира-операциониста
Нарушения установленного порядка ведения и хранения журнала кассира-операциониста влечет за собой административную ответственность.
Штрафы для должностных лиц могут составлять от 2 до 3 тысяч рублей, для организаций - от 20 до 30 тысяч рублей.
Поэтому крайне важно правильно и аккуратно вести и хранить этот учетный документ, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.
