Акт об отказе работника дать письменное объяснение - важный документ для защиты интересов компании. При соблюдении всех формальностей он дает право принять меры воздействия к нарушителю. Давайте разберемся, в каких ситуациях его оформляют, кто участвует в составлении, какие реквизиты должен содержать, и для чего он нужен.
Ситуации, когда требуется акт об отказе работника дать объяснения
Существует несколько случаев, когда работодатель обязан запросить у сотрудника письменные объяснения и зафиксировать факт отказа от их предоставления.
Нарушение трудовой дисциплины
Если работник совершил дисциплинарный проступок в виде прогула, опоздания на работу или иного нарушения правил внутреннего трудового распорядка, работодатель должен потребовать от него объяснительную записку. Это прямое требование Трудового кодекса РФ (ст. 193).
Например, Иванов не вышел на работу 2 дня подряд без уважительных причин. Директор компании потребовал от Иванова письменные объяснения его отсутствия. Но Иванов отказался предоставлять какие-либо разъяснения. В таком случае необходимо составить образец акта об отказе дать письменное объяснение.
Нанесение ущерба компании
Если действиями или бездействием работника компании был причинен материальный ущерб, перед принятием решения о его возмещении работодатель также обязан провести служебное расследование.
Согласно ч. 2 ст. 247 ТК РФ в ходе расследования работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. Если работник отказывается его предоставить, то об этом составляется соответствующий акт.
Допустим, бухгалтер компании по халатности произвела неправильные начисления налогов. В результате пришлось доплачивать крупную сумму пени. Директор потребовал от бухгалтера объяснить причины ошибки, но та отказалась.
Отказ от дачи объяснений по факту коррупционных действий
Образец акта об отказе дать письменное объяснение в МВД может потребоваться и при расследовании коррупционных правонарушений. Если есть подозрение, что сотрудник получил взятку или злоупотребил служебным положением, его просят дать разъяснения. Отказ требует документального оформления.
Кто участвует в составлении акта
Составляет акт специальная комиссия от лица работодателя. Обычно в нее входят:
- непосредственный руководитель работника;
- представитель профсоюза (если есть);
- другие свидетели отказа (не меньше 2 человек).
Например, комиссию по составлению акта об отказе Иванова дать объяснения могут составить:
- Начальник отдела, в котором работает Иванов
- Юрисконсульт компании
- Секретарь директора
Участие руководителя позволяет объективно зафиксировать факт нарушения подчиненным трудовой дисциплины. Привлечение других свидетелей придает акту большую юридическую силу.
Структура и обязательные реквизиты
Утвержденной унифицированной формы для такого документа законодательством не предусмотрено. Но в акте обязательно должны быть указаны:
| Дата и место составления |
| Состав комиссии с указанием ФИО и должностей |
| ФИО, должность и структурное подразделение работника |
| Обстоятельства, при которых запрашивались объяснения |
| Указание на факт отказа работника предоставить объяснения |
| Подписи всех членов комиссии |
Порядок составления акта
Процедура составления акта об отказе работника дать объяснения выглядит следующим образом:
- Работодатель издает приказ о создании комиссии по составлению акта.
- Комиссия уведомляет работника о необходимости предоставить объяснения в письменном виде в течение 2 рабочих дней.
- Если работник отказывается это сделать, по истечении указанного срока комиссия составляет акт.
- Акт подписывается всеми членами комиссии и предъявляется работнику для ознакомления.
- Если работник отказывается подписывать акт, об этом делается отметка.
Таким образом, процедура достаточно формальная и требует соблюдения определенных сроков.
Значение акта для компании
Наличие акта об отказе работника дать объяснения дает компании следующие возможности:
- Документально подтвердить факт нарушения трудовой дисциплины.
- Обосновать правомерность применения дисциплинарных взысканий.
- Установить степень вины работника в нанесении ущерба.
- Принять меры по защите интересов компании.
Благодаря акту работодатель может продемонстрировать, что работник отказался сотрудничать при выяснении обстоятельств инцидента. Это свидетельствует об отсутствии раскаяния и желания исправить ситуацию.
Особенности оформления акта
Несмотря на отсутствие унифицированной формы, при составлении акта об отказе работника дать объяснения следует обратить внимание на ряд нюансов:
- Акт должен быть оформлен на русском языке без сокращений и исправлений.
- Желательно излагать текст от 3-го лица: "комиссия установила" вместо "мы установили".
- Необходимо указывать точные формулировки законов, на основании которых составляется документ.
- Текст акта печатается на одной стороне листа и нумеруется.
Соблюдение этих несложных рекомендаций придаст акту большую юридическую силу.
