Копия представляет собой точное воспроизведение оригинального документа, сохраняющее его содержание и внешние признаки. Копии широко используются в делопроизводстве и архивном деле для сохранения и передачи информации.
Виды копий
Существует несколько разновидностей копий:
- Факсимильная копия - полностью воспроизводит оригинал, включая подписи, печати, штампы.
- Заверенная копия - на ней проставляются реквизиты, придающие юридическую силу.
- Простая копия - используется только для внутренних целей организации.
Порядок изготовления копий
При изготовлении заверенных копий соблюдается следующий порядок:
- На документе делается отметка о том, кому и когда выдана копия.
- На копии указывается, где хранится оригинал документа.
- Копия заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Для внутреннего использования достаточно проставить отметку "Копия".
Юридическая сила копий
Оригинал документа имеет большую юридическую силу, чем его копия. Однако заверенные копии приравниваются к подлиннику и являются полноценной заменой в правовом поле.
Заверенная копия признается аналогом подлинника документа и имеет юридическую силу наравне с оригиналом.
Незаверенные копии используются только для внутренних целей и ознакомления. Они не могут подтверждать факты, изложенные в документах.
Электронные копии
В эпоху информатизации широко используются электронные копии документов, получаемые путем сканирования или фотокопирования:
- Скан-копия
- Фотокопия
- PDF-копия
Они обладают юридической силой, если заверены электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Применение копий
Копии документов находят широкое применение:
- В архивном деле для создания страхового фонда при хранении уникальных документов.
- В работе с большим документооборотом, когда необходимо оперативно тиражировать информацию.
- При оформлении различных справок, выписок из документов по запросам граждан и организаций.
Таким образом, копии позволяют обеспечить сохранность ценных документов и оптимизировать работу с большими массивами информации.
Фальсификация копий
Наряду с законным использованием, копии подвержены и фальсификации - преднамеренному искажению информации. Что такое копия в данном случае уже не соответствует оригиналу, а является сфабрикованным документом.
К распространенным видам фальсификации копий относятся:
- Подмена страниц или фрагментов текста
- Исправление отдельных слов, цифр, фамилий
- Добавление или удаление подписей и печатей
Такие фальшивки используются для получения неправомерных привилегий, скрытия преступлений, шантажа и дискредитации.
Методы защиты от подделок
Существует несколько эффективных методов, позволяющих отличить поддельные копии от оригинальных документов:
- Экспертиза в специализированной лаборатории
- Сопоставление с образцом копии из надежного источника
- Проверка водяных знаков и других защитных элементов
- Анализ формы и содержания на предмет несоответствий и аномалий
Что такое подделка легче понять, имея перед глазами образец копии из проверенного источника.
В цифровую эпоху активно применяется электронно-цифровая подпись и специальные защитные голограммы, позволяющие достоверно определить оригинальность документа.
Ответственность за подделку
Подделка официальной копии документа влечет уголовное наказание. Например, подделка печатей, штампов является преступлением и влечет:
- Денежный штраф до 80 000 рублей
- Обязательные работы на срок до 360 часов
- Исправительные работы на срок до 1 года
Более тяжкие подделки, такие как подлог документов, влекут тюремное заключение на срок до 2 лет.
