Умение грамотно составить официальное письмо - важнейший навык для любого специалиста. В нашей новой статье вы найдете подборку примеров деловых писем, рекомендации по структуре и стилю изложения, советы по избеганию типичных ошибок. Читайте и совершенствуйте свои навыки деловой переписки!
Зачем нужна деловая переписка
Деловые письма служат для обмена информацией между представителями компаний, организаций, частными лицами. С их помощью решаются различные вопросы:
- организационные;
- юридические;
- коммерческие;
- технические и другие.
Письма направляют:
- бизнес-партнерам;
- клиентам;
- сотрудникам;
- руководителям организаций.
Преимущества электронных деловых писем перед бумажными:
- оперативность доставки;
- возможность отправки файлов и документов;
- фиксация всех договоренностей.
Виды деловых писем
Различают несколько видов деловых писем:
- коммерческие и некоммерческие;
- письма, требующие ответа и без ответа;
- письма одному или нескольким адресатам.
Коммерческие письма касаются заключения сделок, продаж, поставок. Некоммерческие - организационных вопросов, мероприятий.
Письма, требующие ответа - запросы, претензии, обращения. Без ответа - подтверждения, инструкции.
Примеры деловых писем:
- запрос информации;
- отчет о проделанной работе;
- претензия по качеству товара;
- рассылка приглашений.
Правила составления официальных писем
Структура официального письма:
- обращение;
- вступление;
- основная часть;
- завершение;
- подпись.
Главные правила:
- лаконичность;
- четкость формулировок;
- официальный стиль;
- отсутствие эмоций.
Рекомендуется форматировать текст - делить на абзацы, применять списки. Выделять ключевую информацию.
Обязательно проверять орфографию и пунктуацию.
Деловое письмо должно производить хорошее впечатление и достигать поставленных целей.
Поэтому важно следовать правилам составления официальных писем.
Типичные ошибки в деловых письмах
Чтобы избежать негатива со стороны адресата, не допускайте в письмах:
- использование сложных терминов и профессионального сленга;
- избыточных деталей и подробностей;
- повторения уже сообщенной информации;
- орфографических и пунктуационных ошибок;
- фамильярного тона.
Особенно опасны опечатки в именах, названиях, цифрах. Они создают впечатление невнимательности и неуважения.
Сроки ответа на деловые письма
Рекомендуемый срок для ответа на письмо - 2-3 часа с момента получения.
Если требуется больше времени на подготовку ответа, сообщите об этом адресату.
Лучшее время для отправки писем:
- утро;
- вечер.
Тогда сообщение точно будет прочитано в начале или конце рабочего дня.
Примеры деловых писем
Рассмотрим несколько примеров писем для разных ситуаций.
- Письмо о сотрудничестве. В таком письме предлагают начать совместную работу, перечисляют выгодные условия. Например, предоставление скидок, бонусов.
- Письмо с просьбой. Здесь вежливо просят оказать услугу, предоставить информацию, провести встречу в удобное время.
- Гарантийное письмо. Такое письмо подтверждает готовность обеспечить что-либо: оплату, поставку товаров, выполнение работ в срок.
- Письмо партнерам. Оно информирует о кадровых перестановках, смене реквизитов, произошедших в компании. Помогает наладить коммуникацию с новыми сотрудниками.
Письмо после деловой встречи
Такое письмо пишут, чтобы:
- подвести итоги встречи;
- зафиксировать все договоренности;
- наметить план дальнейших действий.
В нем указывают тему, участников, сроки и контакты для связи.
Как избежать типичных ошибок при написании официального письма
Чтобы не допустить распространенных ошибок, придерживайтесь следующих рекомендаций:
- Используйте простые и понятные формулировки, избегайте сложных терминов.
- Будьте лаконичны, не включайте лишние детали.
- Не повторяйте уже сообщенную информацию.
- Тщательно проверяйте текст, особенно имена, названия, цифры.
- Придерживайтесь официального стиля, не переходите на фамильярный тон.
Грамотно написанное официальное письмо произведет хорошее впечатление и поможет решить поставленные задачи.
Как отвечать на деловые письма в срок
Отвечайте на полученные письма как можно быстрее, желательно в течение 2-3 часов. Если ответ требует времени, сообщите об ориентировочных сроках его подготовки.
Отправляйте ответные письма утром и вечером - в начале и конце рабочего дня адресата. Чтобы не упустить важные запросы в нерабочее время, используйте на сайте формы обратной связи и онлайн-чаты.
Как правильно написать письмо после деловой встречи
В письме после встречи укажите:
- Тему и участников встречи.
- Основные договоренности и сроки.
- План дальнейшего взаимодействия.
- Контакты для обратной связи.
Такое письмо поможет зафиксировать результаты очной встречи и наметить пути реализации достигнутых соглашений.
Полезные советы по написанию деловых писем
Вот несколько полезных советов, которые помогут улучшить ваши навыки деловой переписки:
- Используйте шаблоны писем для разных ситуаций.
- Продумывайте структуру письма заранее.
- Вычитывайте текст перед отправкой.
- Следите за тоном письма - он должен быть уважительным.
- Отвечайте на письма максимально быстро.
Эти несложные рекомендации помогут вам написать грамотное и результативное официальное письмо.
