Умение вести телефонный разговор — важнейший навык для успешного общения в современном мире. С помощью телефонной связи мы решаем личные и деловые вопросы, обсуждаем насущные проблемы, договариваемся о встречах. От того, насколько удачно мы строим диалог по телефону, зависит результат разговора. Давайте разберемся, как вести успешные телефонные переговоры в разных жизненных ситуациях.
Польза умения вести телефонный разговор
Владение искусством телефонного общения дает человеку массу преимуществ. Хорошие навыки помогают быстро установить контакт, решить насущные проблемы, договориться о важных встречах и в целом достичь нужных целей с помощью телефонного звонка.
Согласно статистике, средний человек проводит по телефону около 20 часов в месяц. Это время уходит на общение с друзьями и родственниками, обсуждение рабочих вопросов, звонки в различные организации и так далее. Телефон стал неотъемлемой частью нашей жизни.
Телефонный разговор позволяет за пару минут решить вопрос, на обсуждение которого лично ушел бы час.
Поэтому так важно в совершенстве владеть этим видом коммуникации, чтобы извлечь максимум пользы из каждого телефонного общения.
Подготовка к телефонному разговору
Любой разговор, особенно ответственный, требует предварительной подготовки. Перед звонком нужно четко определить цель беседы и спланировать ее ход.
Если предстоит деловой звонок, следует заранее подумать, что именно вы хотите обсудить, о чем договориться, какую информацию получить. Составьте план разговора, чтобы уложиться в отведенное время и не упустить важные детали.
Перед личным звонком полезно также продумать темы для общения, вопросы, которые хотите задать. Это поможет поддержать беседу, избежать неловких пауз.
Сбор информации
Нередко телефонный разговор требует предварительного сбора важных сведений. Например, перед звонком в банк по поводу кредита нужно подготовить перечень документов, подтверждающих вашу платежеспособность.
- Наведите справки о человеке, которому предстоит звонить
- Изучите необходимые документы
- Заготовьте вопросы, которые хотите обсудить
Такая подготовительная работа поможет провести телефонный разговор максимально продуктивно.
Как начать телефонный разговор
От того, как вы начнете разговор, во многом зависит его дальнейшее развитие. Рассмотрим основные правила для успешного старта телефонной коммуникации.
Представьтесь
Назовите свое имя, должность или организацию, от лица которой звоните. Это поможет собеседнику сориентироваться, с кем он говорит.
Например: «Здравствуйте, меня зовут Иван Петров, я представляю компанию "Ромашка".
Поприветствуйте собеседника
Поздоровайтесь и обозначьте, что вас интересует в разговоре. Сразу задайте правильный тон беседы.
Например: «Добрый день, Анна Семеновна! Я по поводу вакансии менеджера по продажам».
Объясните причину звонка
Четко сформулируйте, для чего вы звоните. Так собеседник сразу поймет суть разговора.
Например: «Я хотел бы уточнить, готов ли мой заказ, который должны были доставить сегодня утром».
Грамотное начало - залог конструктивного диалога по телефону. Избегайте расплывчатых фраз, сразу переходите к делу.
Как вести телефонную беседу
Чтобы телефонный разговор был максимально продуктивным, придерживайтесь следующих правил.
- Задавайте открытые вопросы, чтобы поддержать беседу
- Внимательно слушайте и дайте собеседнику высказаться
- Проявляйте эмпатию, чтобы найти взаимопонимание
Не забывайте благодарить человека за предоставленную информацию, проявляйте вежливость на протяжении всего разговора.
Задавайте уточняющие вопросы
Чтобы избежать недопонимания, уточняйте детали, переспрашивайте, если что-то осталось неясным. Не стесняйтесь задавать вопросы.
Например: «Вы сказали, что заказ будет доставлен после обеда. А можно узнать примерное время?»
Подводите итоги
Под конец разговора кратко резюмируйте достигнутые договоренности, чтобы избежать недопонимания.
Например: «Итак, мы договорились, что контракт будет готов к понедельнику. Вы пришлете мне его по электронной почте. Я его подпишу и верну вам в течение двух дней».
Такой подход гарантирует, что обе стороны правильно поняли результаты телефонного разговора.
Универсальные темы для общего разговора по телефону
Часто бывает необходимо поддержать непринужденную беседу по телефону с малознакомым или незнакомым человеком. Какие темы подойдут для такого диалога?
Погода
Комментарии о погоде - простой и безопасный способ начать разговор. Можно обсудить резкие перепады температуры, дождь, морозы, оттепель - любые актуальные погодные явления.
Новости
Обсуждение свежих новостей, особенно местных, тоже хороший вариант для нейтральной беседы. Например, открытие нового магазина или ресторана неподалеку.
Культура
Можно поговорить о каком-то ярком культурном событии: выставке, концерте, фестивале. Особенно если вы там побывали.
Такие универсальные темы помогут поддержать непринужденный разговор с человеком, которого вы мало знаете.
Темы для личного телефонного разговора
Когда мы общаемся по телефону с близкими людьми - друзьями, родственниками, любимыми, возникает потребность в откровенном, душевном диалоге. Какие темы подойдут в таком случае?
Отношения
Можно поговорить о том, как складываются ваши отношения в последнее время, что вас радует или беспокоит. Телефонный разговор позволяет открыто обсудить любые переживания.
Планы на будущее
Обсуждение совместных планов - отличный повод для теплой беседы с близким человеком. Мечты о путешествиях, переезде, свадьбе сближают людей.
Личные проблемы
Если вас что-то беспокоит, поделитесь этим по телефону с человеком, которому доверяете. Вместе легче найти решение и получить поддержку.
Таким образом телефон помогает сохранить теплые отношения с дорогими людьми.
Обсуждение сложных тем с близкими
Порой возникает необходимость обсудить по телефону непростую, деликатную тему с родственниками или друзьями. Как это сделать конструктивно?
Сохраняйте спокойствие
Говорите ровным тоном, не повышайте голос, не переходите на крик. Эмоциональность мешает нормальному диалогу.
Высказывайтесь предметно
Формулируйте свою позицию четко, но корректно. Избегайте оскорбительных выражений, обвинений, упреков.
Предлагайте компромисс
В сложной ситуации постарайтесь найти решение, которое устроит обе стороны. Гибкость позволит сохранить отношения.
Следуя этим советам, вы сможете конструктивно обсудить любые непростые темы по телефону. Главное - это желание понять друг друга.
Темы для деловых телефонных переговоров
В рабочей сфере телефон часто используется для обсуждения важных деловых вопросов. Какие темы уместно поднимать в таких переговорах?
Обсуждение сотрудничества
Можно обсудить возможности совместной работы, выгодные условия, перспективы будущих проектов.
Уточнение деталей сделки
По телефону удобно договариваться о ценах, сроках, форме оплаты и других нюансах предстоящей сделки.
Решение текущих вопросов
Можно оперативно решить многие организационные моменты: согласовать график поставок, уладить проблемы с документами и так далее.
Таким образом телефон экономит время и помогает быстро договориться по рабочим вопросам.
Ошибки при выборе тем в деловом разговоре
Что не следует обсуждать в деловом телефонном разговоре?
Личная информация
Не стоит затрагивать семью, хобби, отпуск собеседника - это отвлечет от рабочих вопросов.
Негатив и критика
Избегайте жалоб, нападок, обвинений - это испортит отношения с партнером.
Конфиденциальные данные
По телефону нежелательно обсуждать секретную информацию компании, чтобы ее не услышали посторонние.
Придерживаясь делового стиля общения, вы получите максимум пользы от телефонных переговоров.
