Новый 2023 год принес немало изменений в ведение бизнеса в России. Одним из важных нововведений стал новый порядок ведения кассовой книги. В нашей статье мы подробно рассмотрим новые правила работы с кассой и дадим полезные рекомендации по оптимизации кассового учета.
Общие требования к ведению кассовой книги
Согласно новым правилам, утвержденным в конце 2022 года, вести кассовую книгу теперь обязаны:
- Все юридические лица
- Индивидуальные предприниматели, за исключением тех, кто ведет учет доходов и расходов или применяет специальные налоговые режимы
- Филиалы и представительства организаций
Кассовая книга должна вестись в бумажном или электронном виде. Допускается ведение кассовой книги в программах бухгалтерского учета, например в 1С. Независимо от формата кассовая книга должна содержать все предусмотренные реквизиты и регулярно сдаваться на контроль.
За нарушение правил ведения кассовой книги для организаций предусмотрен штраф от 40 до 50 тыс. рублей, для должностных лиц - от 4 до 5 тыс. рублей согласно статье 15.1 КоАП.
Порядок заполнения кассовой книги
Рассмотрим подробно, какие данные нужно вносить в кассовую книгу и в каком порядке это делать.
Кассовая книга состоит из следующих обязательных реквизитов:
- порядковый номер записи;
- дата и время совершения операции;
- характер операции (приход/расход);
- сумма операции;
- назначение операции;
- подпись кассира.
Записи в кассовой книге производятся на основании первичных документов по каждой операции по мере их совершения. Рекомендуется заполнять кассовую книгу в электронном виде, это позволит минимизировать ошибки и ускорить работу. После завершения операционного дня итоги подводятся и распечатываются на бумаге с подписью кассира.
Отдельно стоит сказать про ошибки. В отличие от кассовых ордеров, в кассовой книге разрешается исправлять ошибки, но с обязательным указанием даты и подписи исправившего их лица.
Важный момент - не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Все это может быть расценено как нарушение порядка ведения кассовой книги.
Контроль кассовой книги
Чтобы исключить ошибки и злоупотребления, кассовая книга должна регулярно проверяться.
Контроль кассовой книги проводит:
- Главный бухгалтер или назначенный бухгалтер ежедневно
- Руководитель организации не реже 1 раза в квартал
- Аудиторы в рамках аудиторских проверок
При проверке кассовой книги сверяются:
- соответствие записей первичным документам
- правильность подсчета оборотов и выведения остатков
- наличие всех обязательных реквизитов
Выявленные ошибки должны оперативно исправляться с указанием подписи контролера. За грубые нарушения при ведении кассовой книги предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Важно помнить: кассовая книга - один из ключевых документов бухгалтерского и налогового учета. Поэтому к ее ведению и контролю нужно относиться со всей серьезностью.
Далее мы подробно рассмотрим особенности ведения кассовой книги в различных ситуациях и дадим полезные рекомендации для оптимизации этого процесса.
Хранение кассовой книги
После завершения календарного года кассовая книга должна храниться в архиве организации в течение не менее 5 лет. При электронном ведении рекомендуется делать резервные копии кассовой книги на внешние носители.
Важно обеспечить сохранность кассовой книги: исключить несанкционированный доступ, повреждение, уничтожение. Нарушение правил хранения кассовой книги влечет ответственность по статье 15.1 КоАП.
Работа с кассой в 1С
Многие компании ведут учет в программе 1С. Рассмотрим особенности работы с кассовой книгой в 1С.
В 1С можно настроить автоматическое формирование кассовой книги на основе данных о приходных и расходных кассовых ордерах. Это позволяет минимизировать ручной труд.
При вводе каждого ордера в 1С автоматически заполняется соответствующая строка в кассовой книге. В конце дня формируются обороты и остатки.
Также в 1С можно получать всю необходимую отчетность по кассе: кассовую книгу, журналы кассовых ордеров, акты сверки и др.
Автоматизация кассового учета
Для минимизации ручного труда имеет смысл внедрить специальное программное обеспечение для автоматизации кассы.
Такие программы позволяют:
- Автоматически формировать кассовые документы
- Контролировать остатки и обороты по кассе
- Выгружать данные в 1С
- Формировать необходимые отчеты
Перед внедрением программы автоматизации кассы рекомендуется:
- Определить потребности и выбрать оптимальную программу
- Настроить интеграцию с 1С
- Обучить персонал работе в новой программе
Типичные ошибки при ведении кассовой книги
Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при работе с кассовой книгой.
Типичные ошибки:
- Несвоевременное отражение операций
- Неправильное заполнение реквизитов
- Неверный подсчет итогов и остатков
- Исправления без подписи и даты
- Утрата кассовой книги
Чтобы избежать ошибок, важно четко разграничить обязанности по работе с кассой и установить многоуровневый контроль.
Внутренний контроль кассовых операций
Эффективный внутренний контроль кассы включает:
- Ежедневные и внезапные проверки остатков
- Сопоставление данных кассовой книги и первички
- Анализ обоснованности расходных операций
- Проверку соблюдения лимитов остатков наличности
Результаты внутреннего контроля кассы оформляются актами и используются для совершенствования кассовой работы.
Аудит кассовых операций
Аудит кассы проводится в рамках общего аудита бухгалтерской отчетности организации.
Основные задачи аудита кассы:
- Проверка полноты оприходования денежных средств
- Анализ обоснованности расходования средств
- Оценка соблюдения лимитов остатков наличности
- Выявление соответствия данных первичным документам
По результатам аудита составляется аудиторское заключение, отражающее выводы о достоверности кассового учета.
Безналичные формы расчетов
Для снижения кассовых рисков и оптимизации налогообложения имеет смысл максимально использовать безналичные формы расчетов:
- Перечисление средств на счета контрагентов
- Банковские карты
- Электронные кошельки
- Платежные системы
Безналичные расчеты ускоряют оборачиваемость средств и снижают издержки по инкассации наличности.
Особенности кассовой работы в удаленных офисах
При наличии удаленных подразделений необходимо обеспечить:
- Ежедневную передачу данных о кассовых оборотах
- Регулярный контроль остатков наличности
- Соблюдение правил хранения и транспортировки наличных средств
Рекомендуется минимизировать остатки наличности в удаленных кассах и максимально использовать банковские карты для оплаты расходов.
Обеспечение безопасности кассовых операций
Для безопасности кассовой работы необходимо:
- Оборудовать кассу сигнализацией и надежными замками
- Установить лимиты остатков наличности
- Разграничить полномочия и установить многоступенчатый контроль
- Обеспечить безопасную инкассацию выручки
Соблюдение требований безопасности позволит минимизировать риски хищений и недостач в кассе.
Оформление результатов внутреннего контроля кассы
Результаты внутреннего контроля кассы рекомендуется оформлять следующими документами:
- Акт инвентаризации наличности в кассе
- Акт внезапной ревизии кассы
- Акт сверки данных кассовой книги и первичных документов
- Сличительная ведомость по счету 50 "Касса"
Документы внутреннего контроля кассы позволяют выявить недостатки, принять меры по их устранению и отразить результаты проверок.
Ключевые показатели эффективности контроля кассы
Для оценки эффективности контроля кассы можно использовать следующие KPI:
- Доля расхождений фактического и бухгалтерского остатка наличности
- Количество выявленных нарушений кассовой дисциплины
- Динамика объемов безналичных расчетов
- Скорость выявления и устранения ошибок в кассовом учете
Анализ KPI контроля кассы позволяет оценить текущую ситуацию и наметить пути совершенствования.
Рекомендации по организации эффективного контроля кассы
Для эффективного контроля кассовых операций рекомендуется:
- Разработать положение о внутреннем контроле кассы
- Утвердить график проведения внезапных ревизий кассы
- Внедрить автоматизированный учет и контроль остатков наличности
- Регулярно проводить инвентаризацию кассы и сверку с данными учета
Эти и другие меры позволят минимизировать ошибки и риски в кассовой работе.
Порядок проведения инвентаризации кассы
Инвентаризация кассы проводится:
- По состоянию на 1 января
- При смене материально-ответственных лиц
- При выявлении фактов хищения, злоупотребления
- В иных случаях по распоряжению руководителя
Порядок проведения инвентаризации кассы регулируется учетной политикой организации.
Результаты инвентаризации кассы оформляются актом и служат основанием для выявления отклонений фактических остатков от учетных данных.
Меры ответственности за нарушения кассовой дисциплины
За нарушение кассовой дисциплины предусмотрены следующие меры ответственности:
- Дисциплинарные взыскания (замечание, выговор, увольнение)
- Административный штраф по ст. 15.1 КоАП РФ
- Возмещение причиненного ущерба
- Уголовная ответственность за хищения, злоупотребления
Меры ответственности зависят от тяжести допущенных нарушений, размера ущерба, вины конкретных лиц.
Способы оптимизации доли безналичных расчетов
Чтобы увеличить долю безналичных операций, можно:
- Предлагать скидки при безналичной оплате
- Информировать клиентов о преимуществах безналичных расчетов
- Заключить договоры на обслуживание по банковским картам
- Организовать прием платежей через платежные системы
Постепенный отказ от наличных расчетов позволит снизить издержки и риски, связанные с оборотом наличных денег.
Особенности кассового учета в торговых точках
В торговых точках есть свои особенности кассового учета:
- Большой объем наличных расчетов
- Использование контрольно-кассовой техники
- Ежедневное снятие выручки инкассаторами
- Установление лимитов остатков наличности в кассе
Эти и другие особенности нужно учитывать при организации кассовой работы в магазинах и торговых точках.
Виды кассовых документов
Основные кассовые документы:
- Приходный кассовый ордер
- Расходный кассовый ордер
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
- Кассовая книга
- Акт о сдаче денег в банк
Кассовые документы заполняются согласно установленным правилам и хранятся не менее 5 лет.
Пути совершенствования кассовой работы
Чтобы улучшить организацию работы с кассой, рекомендуется:
- Внедрить автоматизированные системы учета
- Ужесточить контроль кассовых операций
- Повысить квалификацию кассиров
- Стимулировать переход на безналичные расчеты
Комплекс мер по совершенствованию кассовой работы позволит повысить ее эффективность и безопасность.
