Книга учета доходов и расходов (КУДиР) - важный документ для предпринимателя. От того, насколько правильно она заполнена, зависит размер налогов и возможные штрафы. В этой статье я подробно расскажу, каким требованиям должна соответствовать КУДиР, когда и как ее заполнять для разных режимов налогообложения, а также как исправлять ошибки.
1. Общие требования к книге учета доходов и расходов
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) - это документ, куда предприниматель записывает все финансовые операции своего бизнеса. Вести КУДиР обязан каждый индивидуальный предприниматель, за исключением некоторых категорий на специальных налоговых режимах.
Зачем нужна книга учета доходов и расходов
КУДиР нужна:
- Для расчета налоговой базы и налогов
- Для заполнения налоговых деклараций
- Для предоставления в налоговую при проверках
Без КУДиР предприниматель не сможет правильно посчитать и уплатить налоги, а также подтвердить законность своей деятельности.
Когда начинают вести КУДиР
Вести книгу учета доходов и расходов начинают с момента регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Даже если бизнес еще не начал приносить доход, КУДиР все равно нужно заводить.
В начале каждого года открывают новую книгу учета за этот год. Если предприниматель не вел деятельность в каком-то году, у него должна быть пустая КУДиР за этот период.
Сроки хранения КУДиР
Заполненную КУДиР нужно хранить минимум 5 лет с начала года, за который она заполнялась. Но на некоторых режимах налогообложения срок хранения может быть дольше:
- При списании убытков в течение нескольких лет
- При наличии долгосрочной дебиторской задолженности
В таких случаях книгу хранят все годы до истечения сроков по этим операциям плюс стандартные 5 лет.
Варианты ведения КУДиР
КУДиР можно вести:
- В бумажном виде - заполняя вручную или распечатывая заполненные электронные формы
- В электронном виде - с помощью специальных программ или онлайн-сервисов
Главное, чтобы в конце года книга была распечатана, прошита, подписана и имела сквозную нумерацию страниц.
Общие требования к заполнению КУДиР
При заполнении книги учета доходов и расходов действуют следующие основные правила:
- Вести на русском языке
- Указывать суммы в рублях
- Записывать операции в хронологическом порядке
- Подтверждать записи первичными документами
В конце года КУДиР нумеруют, прошивают, подписывают и указывают количество листов.
Случаи, когда налоговая может запросить КУДиР
Налоговики могут потребовать предоставить книгу учета доходов и расходов в таких ситуациях:
- При проведении налоговой проверки
- При истребовании документов в рамках камеральной проверки
- При запросе в ходе рассмотрения налогового спора
За непредставление КУДиР по требованию налоговой инспекции предпринимателю грозит штраф.
Штрафы за ошибки и отсутствие КУДиР
Предприниматель может быть оштрафован в таких ситуациях:
- За отсутствие КУДиР - от 10 000 до 30 000 рублей
- За ошибки в КУДиР, приведшие к занижению налога - от 40 000 рублей
- За непредставление КУДиР по запросу - 200 рублей
Таким образом, книга учета доходов и расходов - очень важный документ, обязательный для любого предпринимателя. При ее заполнении нужно соблюдать все требования и аккуратно фиксировать данные о финансовых операциях.
2. Как заполнять КУДиР на разных режимах налогообложения
Для каждого режима налогообложения предусмотрена своя форма КУДиР с набором разделов, которые нужно заполнять. Рассмотрим особенности ведения книги учета доходов и расходов на популярных спецрежимах.
Книга учета доходов и расходов для УСН
Книга учета доходов и расходов для ИП на УСН состоит из:
- Титульного листа
- Раздела I - учет доходов и расходов
- Раздела IV - учет страховых взносов
Индивидуальные предприниматели на УСН отражают в КУДиР такие доходы как:
- Выручка от продаж
- Внереализационные доходы
А расходы указывают только те, за счет которых поступили бюджетные субсидии. Остальные расходы на этом налоговом режиме не имеют значения для исчисления налога.
В разделе IV показывают уплаченные за год страховые взносы, которые уменьшают налог по УСН. Это обязательная часть для заполнения.
Книга учета доходов и расходов для патентной системы налогообложения
У книги учета доходов на патентной системе простая структура, состоящая из:
- Титульного листа
- Раздела "Доходы"
В этом разделе патентный предприниматель отражает книга учета доходов и расходов только доходы от деятельности, на которую получил патент. Книга учета доходов и расходов Расходы указывать не нужно.
Книгу ведут в течение всего срока действия патента - 3-12 месяцев. При получении нового патента заводят новую КУДиР.
Книга учета доходов и расходов для ЕСХН
Книга учета доходов и расходов Для индивидуальных предпринимателей на ЕСХН используется КУДиР со следующей структурой:
- Раздел I - учет доходов и расходов
- Раздел II - расчет амортизации основных средств
- Раздел III-VI - дополнительные разделы
В разделе I отражают такие же доходы и расходы, как на УСН "Доходы минус расходы". В разделе II рассчитывают амортизацию, уменьшающую налог. Остальные разделы заполняют по мере необходимости.
Книга учета доходов и расходов для ОСНО
На общей системе налогообложения КУДиР имеет сложную структуру с большим количеством разделов. Ее заполнение - комплексный процесс, который лучше доверить профессиональному бухгалтеру.
В книге на ОСНО отражаются практически все финансовые операции предпринимателя - доходы, расходы, НДС, налог на прибыль и др. Данные используются для заполнения нескольких налоговых деклараций и расчета налогов.
3. Как исправлять ошибки в КУДиР
Исправление ошибок в книге учета доходов и расходов зависит от того, в каком виде она ведется - на бумаге или в электронном формате.
Исправление ошибок в бумажной КУДиР
В бумажной КУДиР ошибки исправляют следующим образом:
- Аккуратно зачеркивают неправильные данные
- Рядом пишут верные данные
- Ставят дату и подпись предпринимателя
Исправление ошибок в электронной КУДиР
При ведении электронной книги учета:
- Исправляют ошибочную запись в программе
- В распечатанной книге делают пометки так же, как в бумажной
Если ошибки привели к искажению налогооблагаемой базы, нужно будет подать уточненную налоговую декларацию.
