Командировки сотрудников - неотъемлемая часть работы многих организаций. Но как правильно оформить все документы для командировки в 2024 году?
Общие сведения о командировочном удостоверении
Командировочное удостоверение - это основной документ, подтверждающий факт направления сотрудника в служебную командировку. Он необходим для подтверждения сроков пребывания работника вне места постоянной работы - в командировке.
Правовой основой использования командировочных удостоверений является Трудовой кодекс РФ. Согласно статье 167 ТК РФ командировочное удостоверение выдается всем направляемым в командировку лицам.
Для оформления командировочного удостоверения используется унифицированная форма Т-10, утвержденная постановлением Госкомстата.
Порядок заполнения формы Т-10:
- Указываются реквизиты организации, направляющей сотрудника в командировку
- Вносятся персональные данные командируемого работника
- Указываются сведения о командировке (куда, на какой срок и т.д.)
- Ставятся подписи и печать организации
Все выданные командировочные удостоверения подлежат обязательной регистрации в специальном журнале организации.
Командировочное удостоверение относится к документам строгой отчетности. Его данные используются для учета командировочных расходов.
Порядок оформления командировочного удостоверения
Перед оформлением командировочного удостоверения необходимо подготовить приказ о направлении сотрудника в командировку. Это основание для выдачи удостоверения.
Далее ответственный сотрудник заполняет лицевую сторону удостоверения по форме Т-10. Указываются данные организации, командируемого лица, срок и место командировки.
На обороте делается отметка о дате выбытия сотрудника в командировку из организации. Эта отметка заверяется печатью.
Если командировка предполагает посещение нескольких организаций, то в каждой из них на обороте удостоверения проставляются даты прибытия и убытия, подписи и печати.
По возвращении сотрудника из командировки на обороте делается отметка о его прибытии в организацию.
Особое внимание стоит уделить правильности заполнения всех реквизитов командировочного удостоверения, чтобы избежать ошибок и неточностей.
В завершение удостоверение передается в бухгалтерию для учета командировочных расходов.
Выдача командировочного удостоверения
Командировочное удостоверение должно быть выдано сотруднику заблаговременно - не позднее дня отъезда в командировку.
При использовании электронного документооборота допускается выдача командировочного удостоверения в электронном виде.
При необходимости может быть выдано несколько экземпляров удостоверения, например если командировка в несколько организаций.
Если оригинал удостоверения был утерян, сотруднику выдается дубликат с пометкой "дубликат".
Ответственность за своевременную выдачу командировочного удостоверения несет лицо, уполномоченное на его оформление в организации.
Использование командировочного удостоверения
Во время нахождения в командировке работник обязан иметь при себе командировочное удостоверение и предъявлять его по требованию контролирующих органов.
По возвращении из командировки удостоверение должно быть сдано сотрудником в отдел кадров или бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней.
Данные командировочного удостоверения используются бухгалтерией для учета командировочных расходов и отражения их в отчетности организации.
Командировочное удостоверение служит одним из оснований для возмещения командированному лицу расходов, связанных со служебной поездкой.
В случае утери командировочного удостоверения во время командировки работник может быть привлечен к дисциплинарной или материальной ответственности.
Как грамотно заполнить командировочное удостоверение
Чтобы избежать ошибок при заполнении командировочного удостоверения, рекомендуется:
- Внимательно проверять соответствие данных приказу о командировке
- Разборчиво заполнять все реквизиты печатными буквами
- Не допускать исправлений и помарок при заполнении
- Правильно указывать срок командировки в соответствии с приказом
Ответственность за качество заполнения лежит на лице, оформляющем удостоверение.
Электронное командировочное удостоверение
С развитием электронного документооборота появилась возможность использования электронного командировочного удостоверения.
Оно имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, при соблюдении ряда условий:
- Наличие электронной подписи
- Ведение электронного документооборота в соответствии с законом
- Корректное отражение в учетной политике организации
Переход на электронные командировочные удостоверения позволяет оптимизировать работу с документами.
Особенности оформления командировок за границу
При направлении работника в заграничную командировку помимо стандартного удостоверения по форме Т-10 оформляются:
- Загранпаспорт
- Виза (при необходимости)
- Страховка на время поездки
Кроме того, для загранкомандировок могут быть установлены особые нормы возмещения расходов.
