Трудовая книжка - основной документ, который отражает трудовой стаж сотрудника. Правильное оформление этого документа очень важно, так как от него зависит подтверждение страхового стажа для начисления пенсии. В статье рассмотрены все актуальные правила работы с трудовыми книжками.
Рассмотрен порядок оформления трудовой книжки впервые, при утере, переводе на другую должность и в других случаях. Также даны рекомендации по заполнению бланка трудовой книжки и внесению в нее различных записей.
Статья будет полезна как начинающим кадровикам, так и опытным специалистам, которые хотят обновить свои знания в соответствии с последними изменениями трудового законодательства.
Основные правила оформления трудовой книжки
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Оформление трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ, а также постановлениями Правительства и Минтруда. Существуют четкие правила заполнения трудовой книжки, которые необходимо соблюдать.
Вносить записи в трудовую книжку может только работодатель - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Записи делаются аккуратно, без исправлений и сокращений. Даты пишутся арабскими цифрами, язык - русский. Каждый работодатель вносит свои записи под своим наименованием.
При оформлении трудовой книжки впервые первая страница заверяется подписью работодателя и печатью. Стоимость бланка компенсирует работодатель, но может удержать ее из зарплаты работника по его заявлению.
Как оформить трудовую книжку впервые
Если человек впервые устраивается на работу, у него еще нет трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан завести на него новый бланк трудовой книжки. Это касается и тех, кто раньше нигде не работал, и тех, кто потерял или испортил свою трудовую книжку.
Чтобы правильно оформить трудовую книжку впервые, нужно соблюдать следующие правила:
- Заполнить титульный лист трудовой книжки согласно образцу, указав все необходимые реквизиты нового работодателя.
- На титульном листе поставить подпись ответственного лица и печать организации.
- Сделать в трудовой книжке первую запись о приеме на работу: дата, должность, основание – номер и дата приказа.
- Передать заполненную трудовую книжку на руки работнику.
Стоимость нового бланка трудовой книжки оплачивает работодатель, но по желанию работника эту сумму можно удержать из его зарплаты. Для этого потребуется заявление.
Таким образом, при оформлении трудовой книжки впервые нужно не только правильно заполнить бланк, но и передать его работнику, чтобы подтвердить начало трудового стажа.
Возможно ли оформление новой трудовой книжки при утере старой?
Довольно часто работники теряют свои трудовые книжки или книжки портятся и становятся непригодными для дальнейшего использования. В таких случаях возникает вопрос - как быть, если трудовая книжка утеряна или испорчена? Возможно ли получить новую трудовую книжку взамен утраченной?
Ответ - да, возможно. Даже если трудовая книжка утеряна, работодатель обязан по требованию сотрудника оформить ему новый бланк трудовой книжки. То же самое, если старая трудовая книжка пришла в негодность - порвалась, испачкалась, текст в ней стал нечитаемым.
Чтобы оформить трудовую книжку взамен утраченной, нужно:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
- Работодатель готовит новый бланк трудовой книжки с пометкой «Дубликат».
- В дубликат вносятся все имеющиеся сведения о трудовом стаже работника.
- Дубликат заверяется подписью работодателя и печатью.
При заполнении дубликата трудовой книжки работодатель обязан максимально восстановить сведения о трудовой деятельности работника - все места и периоды работы, должности, причины увольнения и т.д. Эти данные берутся из архивных документов.
Таким образом, в случае утраты или порчи трудовой книжки закон разрешает оформить ее дубликат с восстановлением всех кадровых данных о работнике.
Оформление дубликата трудовой книжки
Иногда возникает необходимость получить не просто новый бланк трудовой книжки, а именно ее дубликат. Это происходит, когда оригинал трудовой книжки утерян или испорчен. В таком случае требуется грамотно оформить дубликат трудовой книжки.
Чтобы правильно оформить дубликат трудовой книжки, необходимо:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата, объясняя причину (утеря, порча).
- Работодатель готовит новый бланк трудовой книжки и пишет в правом верхнем углу «Дубликат».
- В дубликат вносятся идентичные записи, что были в оригинале трудовой книжки, на основе архивных данных.
- Дубликат заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Главная особенность при оформлении дубликата трудовой книжки - максимально точное воспроизведение всех сведений из оригинала. Это позволяет избежать пробелов и искажений в трудовом стаже сотрудника.
Оформление записей в трудовой книжке о переводе на другую должность
В течение трудовой деятельности у сотрудника может измениться должность или место работы внутри одной организации. Эти кадровые перемещения также необходимо отражать в трудовой книжке для полноты данных о трудовом стаже.
Чтобы правильно оформить в трудовой книжке запись о переводе сотрудника на другую должность, нужно:
- Указать в хронологическом порядке очередной номер записи.
- Внести дату, с которой происходит перевод на новую должность.
- Записать новое название должности работника.
- Указать основание - номер и дату приказа о переводе.
Аналогичным образом в трудовой книжке отражается перевод работника в другое структурное подразделение или на другое место работы у того же работодателя. Главное - четко указать новую должность и дату перевода.
Как оформить трудовую книжку совместителю?
Если сотрудник работает по совместительству, то оформление его трудовой книжки имеет свои особенности. Хотя работодатель-совместитель не имеет права делать записи в трудовую книжку работника, этот трудовой стаж можно зафиксировать опосредованно.
Чтобы грамотно оформить трудовую книжку совместителю, нужно:
- Совместитель берет от работодателя справку о своей работе с указанием всех сведений.
- Эту справку совместитель приносит к основному работодателю, где хранится его трудовая книжка.
- Основной работодатель на основании справки делает запись в трудовую книжку о работе по совместительству.
Такая запись должна содержать сведения о месте работы по совместительству, периоде трудовой деятельности, должности. В графе «Основание» указывается номер и дата приказа работодателя-совместителя.
Как оформляется трудовая книжка при переводе в другую организацию?
Иногда работники переходят на работу из одной организации в другую. Чтобы сохранить преемственность трудового стажа, при таком переводе нужно правильно оформить трудовую книжку.
Для оформления трудовой книжки при переводе в другую организацию необходимо:
- Получить от нового работодателя официальный запрос (письмо-вызов) о переводе работника.
- На основании этого запроса издать приказ об увольнении по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Внести в трудовую книжку запись об увольнении по этому основанию с указанием даты и номера приказа.
Правильное оформление трудовой книжки гарантирует, что трудовой стаж работника сохранится и не будет потерян при смене места работы.
Как оформить запись в трудовой книжке о награждениях и премировании?
Данные о поощрениях работника вносятся в отдельном разделе трудовой книжки. Они заполняются так же, как и сведения о работе, под записью с наименованием работодателя. Порядковые номера ведутся от первого поощрения и далее нарастающим итогом. С порядковыми номерами записей о работе не смешиваются.
Обратите внимание, что при выдаче дубликата трудовой книжки, сведения о награждениях вносятся только по текущему работодателю.
| Номер записи | Содержание записи |
| 1 | Награжден почетной грамотой за высокие производственные показатели. Приказ от 15.08.2023 № 234/К. |
| 2 | Объявлена благодарность за многолетний добросовестный труд. Приказ от 20.09.2023 № 312/К. |
Порядок записи включает в себя: порядковый номер, дату, краткое описание награды или премии и данные документа-основания (обычно это приказ руководителя). Как и записи о трудовой деятельности, сведения о поощрениях группируются по каждому работодателю.
Нужно ли от сотрудника заявление на оформление трудовой книжки?
Сотрудник может написать заявление на трудовую книжку в следующих случаях:
- необходимость заполнения нового бланка трудовой книжки по первому месту работы;
- необходимость заполнения нового бланка трудовой в связи с утерей книжки или ее порчей;
- необходимость получить копию трудовой книжки.
Во всех остальных случаях писать заявление не нужно. Работодатель вносит запись о трудоустройстве, руководствуясь нормами трудового законодательства и подписанным трудовым договором. Заявление от сотрудника требуется только в ситуациях, связанных с оформлением либо заменой трудовой книжки.
Например, при приеме на первое место работы у гражданина отсутствует трудовая книжка. В этом случае работодатель обязан завести новый бланк трудовой, но для этого от соискателя требуется написать соответствующее заявление. Заявление послужит основанием для покупки бланка за счет работника и внесения первых записей.
Аналогично обстоит дело и при утере трудовой книжки. Здесь для получения дубликата работнику необходимо обратиться с заявлением к последнему работодателю в течение 15 дней. На основании этого заявления будет подготовлен новый бланк со сведениями о предыдущих местах работы.
В остальных ситуациях, таких как прием на работу, увольнение, переводы на другие должности внутри организации и т.д., внесение записей в трудовую книжку является обязанностью работодателя и не требует написания заявлений от сотрудника. Главное, чтобы соответствующие кадровые решения были надлежащим образом оформлены приказами.
Таким образом, заявление от работника на оформление трудовой книжки нужно только при ее первичном заведении и в случае утери или порчи. Во всех прочих ситуациях работодатель должен самостоятельно вносить необходимые сведения на основании имеющихся у него документов. Помните, что правильное ведение трудовых книжек - это важная обязанность работодателя в рамках трудового законодательства.
Оформление копии трудовой книжки
Сотрудник может обратиться за копией трудовой книжки, написав на имя работодателя соответствующее заявление. Выдать заверенный документ следует в течение трех рабочих дней.
С июля 2020 года следует руководствоваться новым стандартом для заверения документов. Что касается трудовой книжки, то порядок подготовки копии таков:
- Подготовить ксерокопию всех листов книжки;
- Прошить все получившиеся листы (в противном случае необходимо проставить заверительную надпись, подпись и печать на каждом скопированном листе);
- На сшивке или на каждой странице сделать заверительную надпись следующего содержания: «Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ______ в деле №____ за _____ год Должность лица, поставившего подпись / Подпись / Расшифровка подписи / Дата»;
- Заверить печатью работодателя (при наличии).
Обратите внимание, что процедура оформления копии трудовой книжки является обязанностью работодателя и не требует согласия сотрудника. Единственное условие - подача письменного заявления от работника с просьбой предоставить такую копию.
Целью получения копии может быть необходимость подтвердить свой трудовой стаж при оформлении кредита, устройстве на новую работу и в других ситуациях. Важно помнить, что оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя, а сотрудник имеет право лишь на заверенную копию документа.
Если работник хочет получить сведения о трудовой деятельности в другой организации за определенный период, он может запросить выписку у бывшего работодателя по форме СТД-Р. Выписка предоставляется в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления с указанием способа получения (бумажный или электронный документ).
При увольнении выписку о трудовой деятельности следует выдать работнику в день прекращения трудовых отношений. Если уволенный сотрудник отказывается или не может получить сведения лично, работодатель должен направить их заказным письмом с уведомлением.
Таким образом, для оформления копии трудовой книжки требуется заявление работника и соблюдение работодателем установленного порядка заверения документов. Выдача копии - обязанность работодателя и важная часть правильного оформления документов о трудовой деятельности сотрудников в соответствии с требованиями законодательства.
Нужна ли трудовая книжка для оформления загранпаспорта?
В настоящее время не требуется предоставлять копию трудовой книжки, и тем более ее оригинал, при подаче заявления на загранпаспорт. Но сведения о трудовом стаже, содержащиеся в данном документе, отражать в заявлении необходимо.
Для оформления загранпаспорта нового поколения необходимо заполнить анкету, в которой есть специальный раздел для указания информации о трудовом стаже заявителя. Поэтому сотруднику, планирующему получить загранпаспорт, рекомендуется внимательно изучить свою трудовую книжку.
При заполнении данных о трудовой деятельности в анкете на загранпаспорт следует указывать периоды работы в организациях с полным названием работодателя, занимаемыми должностями и датами приема/увольнения. Такие сведения позволят миграционной службе составить более полное представление о заявителе.
Однако предоставлять сам документ - трудовую книжку на бумажном носителе или ее копию - для оформления загранпаспорта не нужно. Достаточно аккуратно заполнить соответствующий раздел анкеты на основании имеющихся записей в трудовой книжке.
Таким образом, трудовая книжка не входит в перечень документов, которые необходимо предъявлять при получении заграничного паспорта гражданина РФ. Однако внимательно изучить этот документ и верно указать в анкете данные о местах работы и занимаемых должностях все же рекомендуется для успешного оформления загранпаспорта.
Помните, что трудовая книжка является ценным документом, подтверждающим стаж и квалификацию работника. Поэтому важно не только правильно оформлять трудовую книжку, но и беречь этот документ, содержащий историю вашей трудовой деятельности.
Как заполнять трудовые книжки: инструкции
Правильное заполнение трудовых книжек имеет большое значение, так как этот документ отражает всю историю трудовой деятельности работника. Существуют четкие правила и образцы, которым необходимо следовать при внесении записей в трудовую книжку.
Основные требования к оформлению трудовых книжек закреплены в Трудовом кодексе РФ, Инструкции по заполнению трудовых книжек и других нормативных актах. При заполнении трудовой книжки следует использовать чернила темных тонов (синие, фиолетовые), вносить записи без сокращений и исправлений.
Запись о приеме на работу должна содержать порядковый номер, дату, краткое описание факта приема и реквизиты документа-основания (обычно приказа о приеме на работу).
| № | Дата | Запись | Основание |
| 1 | 15.03.2023 | Принят на работу менеджером по продажам | Приказ №27-к от 15.03.2023 |
При увольнении запись должна отражать причину расторжения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт Трудового кодекса РФ.
Перевод на другую должность оформляется отдельной записью с указанием новой должности, даты и документа-основания.
Сведения о награждениях и поощрениях вносятся в специальный раздел трудовой книжки.
При заполнении нового бланка трудовой книжки или оформлении дубликата первая страница заполняется в соответствии с установленными требованиями.
На сайте журнала «Упрощенка» представлены подробные инструкции и образцы по заполнению трудовых книжек с учетом всех актуальных изменений в трудовом законодательстве. Своевременное изучение этих материалов позволит кадровым работникам и бухгалтерам избежать ошибок при оформлении трудовых книжек.
Ошибки при заполнении трудовой книжки и как их избежать
Несмотря на четкие правила, при оформлении трудовых книжек нередко допускаются ошибки. Это может привести к штрафам для работодателя и проблемам для сотрудника при подтверждении стажа. Рассмотрим основные распространенные ошибки и способы их предотвращения.
Одна из самых частых ошибок - использование сокращений в записях, например, «пр.» вместо «приказ». Согласно нормативным актам, в трудовой книжке следует избегать любых сокращений, вписывая полные названия.
При внесении сведений об увольнении обязательно нужно ссылаться на конкретный пункт и статью Трудового кодекса РФ. Нельзя ограничиваться лишь общей формулировкой.
Записи о переводе на другую должность требуют внимательности. Нужно четко прописать новую должность, а не вносить предыдущую с исправлениями.
Часто допускаются описки в датах приема, увольнения, перевода. Проверяйте соответствие дат в приказах и трудовой книжке. Помните, даты следует записывать только арабскими цифрами.
Особое внимание уделите первой странице трудовой книжки при ее заполнении впервые. Строго придерживайтесь установленного порядка внесения личных данных работника.
- Не используйте сокращений в записях
- Ссылайтесь на конкретные пункты ТК РФ при увольнении
- Точно указывайте новые должности при переводах
- Тщательно проверяйте правильность дат
- Придерживайтесь порядка заполнения первой страницы
Для предотвращения ошибок настоятельно рекомендуется регулярно изучать актуальные разъяснения Минтруда и Роструда по трудовым книжкам, а также следить за публикациями на тему заполнения трудовых книжек в специализированных СМИ и на правовых порталах. Это позволит своевременно отслеживать изменения в законодательстве и практические рекомендации.
Полезно заранее подготовить образцы записей на основе типовых ситуаций, чтобы впоследствии применять их при оформлении трудовых книжек в вашей организации. Разработанные шаблоны помогут унифицировать подход и минимизировать вероятность ошибок.
Электронная трудовая книжка vs бумажная: сравнение и особенности
С 2023 года для работников, впервые устраивающихся на работу, оформление бумажных трудовых книжек не производится. Вместо этого вводится электронная трудовая книжка (ЭТК) - новый способ учета трудовой деятельности граждан в цифровом формате.
В чем же заключаются основные различия между бумажными и электронными трудовыми книжками? Давайте сравним их особенности.
| Критерий сравнения | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка |
| Оформление | Требует заполнения установленного бланка вручную | Вся информация вносится работодателем в электронном виде в информационную систему ПФР |
| Риск утери или порчи | Высокий, поскольку книжка находится у работника | Минимальный, данные хранятся в защищенной системе |
Бумажные трудовые книжки уязвимы к порче, утере, подделке, в то время как электронный формат исключает такие риски, обеспечивая надежное централизованное хранение данных.
Предоставление выписок или копий трудовых книжек осуществляется в разных режимах. Для бумажных - по заявлению работника, для электронных - в личном кабинете на сайте ПФР или через работодателя.
Информация в ЭТК доступна как работнику, так и новому работодателю в режиме онлайн, без необходимости передачи бумажного документа. Это значительно упрощает процедуры трудоустройства.
Отличается и порядок исправления ошибок: в бумажной книжке нужно вносить исправления, а в электронной достаточно подать работодателю заявление для корректировки данных в системе ПФР.
Таким образом, электронный формат трудовых книжек обладает рядом преимуществ: надежность хранения, удобство доступа к данным, упрощение кадровых процессов, оперативность исправления ошибок. В то же время процесс перехода на ЭТК требует адаптации работодателей и работников.
