Проектная деятельность позволяет наиболее эффективно оперировать соотношением имеющихся ресурсов, времени и качества итогового продукта. С помощью грамотной планировки можно своевременно осуществлять корректирующие управленческие воздействия в любой момент на каждом из этапов жизненного цикла проекта. Использование соответствующей методологии дает возможность заблаговременно вычислить полную стоимость изготовления технической документации, среднюю продолжительность реализации, определить ответственных лиц на каждом этапе (OBS-структуру, матрицу RAM). Важно правильно спланировать полный перечень работ (построить WBS-основу проекта) и последовательность их выполнения (изобразить PDM-сеть). Следует заранее выявить цепь заданий, ход которых следует наиболее тщательно контролировать. Поскольку они не имеют резерва, то суммарная длительность их осуществления определяет полную продолжительность проекта (по методу критического пути).
Существенному облегчению управления способствует такой инструмент, как матрица ответственности (или линейный график). Ее строят на основании предварительно разработанной WBS-структуры (иерархической основы для производимых работ) и OBS-структуры (организационной конструкции по исполнителям). Она применяется для осуществления руководящих воздействий путем введения принципа ответственности (Principle Responsibility).
Нужно персонифицировать по соответствующим специалистам каждое из содержащихся в программе заданий. Для проекта создается матрица ответственности – это отображение спланированных связей (чаще всего – графическое). Ее изображают в виде таблицы, базирующейся на базисе соотношений WBS- и OBS-структур. Тогда первую представляют в качестве вертикальных строк матрицы, а вторую – горизонтальных столбцов. Для каждого WBS-элемента определяется сотрудник, который будет координировать его выполнение. На месте пересечения двух компонентов проставляют соответствующий знак.
Матрица ответственности, если она составлена правильно, должна давать представление о том, кто руководит выполнением каждого звена иерархической структуры более низкого уровня. За исполнение какого-то из WBS-элементов может отвечать только один человек. Но ход сразу нескольких составляющих работ может быть подконтролен единому лицу.
Специальное программное обеспечение позволяет облегчить деятельность по подготовке проектов. С его помощью намного быстрее можно составлять WBS- и OBS-структуры, перечни работ с организацией по фазам и контролю. Создается та же матрица ответственности RAM, но в более подробном виде. Таким образом, без излишних усилий можно в соответствующих программных пакетах получать нужные таблицы. А также в случае необходимости быстро изменять любые данные по проекту, одновременно получая их обновленное графическое отображение.
