Протокол совещания является документом, в котором отражаются все важные решения этого мероприятия. Неправильное его составление как по смыслу, так и по оформлению может стать причиной его оспаривания участниками заседания. Кроме того, существует потенциальная опасность принятия неверных управленческих решений, если протокол производственного совещания содержит искаженную информацию. Правильно оформить его поможет набор несложных рекомендаций.
Текст этого документа обычно содержит две части: вводную и основную. Протокол совещания (его первая половина) включает описание основных параметров мероприятия: должности, Ф.И.О. участников, председателя и секретаря. Когда у кого-то из присутствующих особый статус (приглашенный, эксперт, наблюдатель и т.п.), это также отмечается в документе. Если на заседании присутствовало много людей, то протокол совещания может содержать данные о них на отдельном листе, который является неотделимым приложением документа. Заканчивается вводный раздел повесткой, в которой содержится перечень рассматриваемых вопросов. Располагать их желательно по значимости, однако могут быть и другие факторы, влияющие на место в списке вопросов. Например, структура повестки может зависеть от логической взаимосвязи части ее вопросов или занятости лиц, участвующих в мероприятии. Сам документ оформляется на бланке организации (ее подразделения), обязательно должно быть указано, когда происходило заседание.
Протокол совещания в основной части должен соответствовать вводной. В частности, ее пункты должны идти в том же порядке, что и в повестке. Алгоритм построения текста, фиксирующего информацию по каждому пункту повестки, следующий: "слушали", "выступили", "решили". Основное правило при оформлении этой части протокола - он не должен превратиться в подобие стенограммы.
В частности, в подпункте "слушали" описывается, кто был основным докладчиком по вопросу, что он предложил в итоге своей речи. По выступающим участникам также указывается, кто говорил, что предложил. В решении фиксируется окончательная позиция большинства участников совещания. Если оно принималось путем голосования, то указывается, сколько людей было за него, сколько против, а также число воздержавшихся. В зависимости от важности обсуждаемых вопросов, могут быть перечислены Ф.И.О. людей, занявших ту или иную позицию.
Оформление протокола совещания производит секретарь, сам документ подписывается исполнителем и председательствующим на заседании. Источником информации для его составления служат рукописные черновики, записи, произведенные с помощью диктофона, стенограммы. Если для урегулирования вопросов, обозначенных в ходе заседания, требуются полномочия вышестоящего должностного лица, не участвовавшего в совещании, дополнительно может быть предусмотрено утверждение решений у этого руководителя. Подписанный и зарегистрированный протокол может рассылаться как единым документом, так и в виде выписок для должностных лиц, на которых распространяется только часть вопросов.
