Деловая переписка - это одно из ключевых средств коммуникации в профессиональной среде. От того, насколько эффективно и грамотно сотрудник умеет выстраивать письменный диалог с руководством, во многом зависит его карьерный успех. Однако далеко не все работники осознают тонкости этого процесса. Некоторые и вовсе позволяют себе такие вещи, которые сильно раздражают начальство. Несомненно, это влияет на карьерный успех таких работников. Расскажем ниже, что это за вещи, которыми лучше не злоупотреблять в деловой переписке.
Привычка перекладывать вину на обстоятельства или коллег
Ничто так не выводит руководителя из себя, как сотрудник, постоянно перекидывающий ответственность на других членов команды или неудачные обстоятельства. Такое поведение выглядит крайне непрофессионально и вызывает у босса стойкое впечатление о нежелании работника брать на себя обязательства.
Вместо того чтобы честно признавать собственные ошибки и предлагать конструктивные пути их исправления, сотрудник предпочитает уходить от ответа, перекладывая вину куда-то в сторону. Как это может понравиться тому, в чьих руках находится вся компания? Такая манера письма производит крайне негативное впечатление, демонстрируя неготовность работника отвечать за свои решения и действия. Более того, в глазах начальства такой сотрудник выглядит несамостоятельным и недостаточно зрелым для продвижения по карьерной лестнице.
Небрежность в оформлении
Первое впечатление от делового письма складывается буквально с первых строк. И если оно будет испорчено элементарными орфографическими ошибками, сложным текстом или отсутствием четкого структурирования, руководитель, скорее всего, будет невысокого мнения о работнике.
Небрежность в оформлении письменного обращения к начальству показывает неаккуратность, невнимательность и несобранность сотрудника. Такие огрехи заставляют боссов сомневаться в профессиональной компетентности подчиненного, ведь если он не может элементарно привести в порядок текст своего письма, то как можно доверить ему серьезные рабочие задачи? Руководителю важно быть уверенным, что его подчиненный ответственно подходит к любому делу, в том числе и к оформлению деловой переписки.
Руководитель ценит сдержанность и объективность - эмоциональность ни к чему
Когда сотрудник злоупотребляет восклицательными знаками, обилием слов-паразитов и частит с личными местоимениями, это воспринимается как признак нестабильности, а порой и неуравновешенности. Такая манера письма вызывает ощущение, будто человек не способен контролировать собственные эмоции и реагирует слишком бурно на рабочие вопросы.
Порой доходит до того, что эмоциональная несдержанность вызывает у начальства сомнения в профессиональной компетентности сотрудника, ведь в деловой среде приветствуется трезвый взгляд на ситуацию и умение выдержанно отстаивать свою позицию.
Неготовность к конструктивной критике
Сотрудник, который воспринимает любые замечания или предложения по улучшению его работы как личное оскорбление, показывает свою неготовность к профессиональному развитию. Вместо того чтобы благодарить начальство за ценные указания и стремиться учесть их в дальнейшей деятельности, такой работник, как правило, переходит к защите, оправданиям или даже открытой конфронтации.
Разумеется, такая реакция вызывает у руководителя впечатление о незрелости и отсутствия гибкости у подчиненного. Ведь способность конструктивно воспринимать критику и использовать ее для совершенствования своих навыков - неотъемлемое качество любого успешного профессионала. Начальство просто не может доверять важные задачи сотруднику, который демонстрирует неготовность к переменам.
Размытые формулировки
Неясные, расплывчатые фразы в деловой переписке вынуждают руководителя тратить драгоценное время на уточнения. Размытые формулировки в представлении хорошего управленца говорят о нечетком понимании ситуации самим подчиненным.
Стоит ли сомневаться в том, что работник, неспособный четко и конкретно изложить свои мысли на бумаге, вызывает у начальства сомнения в глубине его компетенций? Ведь для успешного выполнения любых профессиональных задач требуется ясное, структурированное мышление, которое легко транслируется в деловой переписке. Расплывчатые ответы на вопросы руководителя или нечеткие объяснения проблем воспринимаются как признак неуверенности или недостаточной проработки вопроса сотрудником.
Нарушение сроков и игнорирование их
Систематическое нарушение работником установленных сроков создает у начальства весьма негативное впечатление. И неважно, о чем идет речь - о невыполнении проекта вовремя или долгом ответе на письмо. В любой ситуации такое поведение показывает недисциплинированность и безответственность сотрудника, который, похоже, не способен организовать свое время должным образом.
Вместо того чтобы четко следовать намеченным планам и графикам, человек постоянно задерживается, вынуждая руководство тратить дополнительные усилия на контроль и напоминания. По крайней мере, в глазах руководителя это выглядит именно так.
Такая манера работы серьезно подрывает доверие босса и ставит под сомнение способность сотрудника справляться с возложенными на него обязанностями. В глазах начальства такой подчиненный выглядит незрелым. По крайней мере, претендовать на продвижение по службе, где требуется решение более сложных задач, он вряд ли сможет.
Чрезмерная детализация и обилие "воды"
Не надо перегружать переписку лишними подробностями - это всегда раздражает руководителя, потому что вынуждает тщательнее вчитываться в текст, чтобы выделить суть.
К тому же сотрудник, который увлекается обилием ненужных деталей, создает впечатление человека, неспособного структурировать информацию и выделять ключевые моменты. Письма, пестрящие избыточными описаниями и малозначимыми фактами, затрудняют быстрое восприятие материала руководителем.
Поставьте себя на место руководителя, который и так постоянно загружен делами. Ему хочется видеть четкие, лаконичные сообщения, которые позволяют быстро вникнуть в ситуацию. А тут никому ненужные подробности, в которых даже смысла особого нет! Кому это понравится?
Навязчивое самоутверждение
Есть сотрудники в деловой переписке стараются подчеркнуть свою значимость, компетентность и незаменимость. Однако такая манера поведения, как правило, воспринимается боссом плохо. Как минимум она говорит о завышенной самооценке работника.
Вместо того чтобы спокойно и деловито выполнять свои обязанности, эти люди как будто ждут одобрения и внимания начальства, буквально навязывая ему ощущение своей ценности. Такая тактика лишь вызывает раздражение руководителя, который в силу своего положения и так прекрасно осведомлен о компетенциях подчиненного.
Боссу куда важнее видеть в сотруднике грамотного профессионала, способного спокойно и результативно решать поставленные задачи, а не человека, постоянно требующего похвалы и признания.
Осознав, что эти привычки в переписке чаще всего выступают в роли раздражителей, работник может выстроить свое общение с руководством так, чтобы показать свою профессиональную компетентность, ответственность и готовность к конструктивному диалогу. Несомненно, это создаст благоприятное впечатление о нем и сильно повысит шансы на карьерное продвижение.
