Многие люди сталкиваются с ситуацией, когда список их дел на день слишком обширен. Они жалуются на нехватку времени. Иногда им кажется, что в сутках мало часов. В таких случаях следует использовать тайм-менеджмент. Он поможет вам выполнять все запланированные задачи. Мы поделимся хитростями тайм-менеджмента для борьбы с нехваткой времени.
Тайм-менеджмент: что это такое
Тайм-менеджмент - это технология, которая поможет вам управлять своим временем. Он сократит количество часов, потраченных впустую из-за прокрастинации, многозадачности или неэффективных методов работы.
Также тайм-менеджмент поможет вам отделить рабочую часть дня от отдыха. Знание некоторых хитростей позволит вам выполнить все запланированные дела и освободить часть времени для расслабления и своих любимых занятий.
Наметьте повестку дня
Обдумайте повестку дня и запишите ее на листе бумаги. Начните свой список с самых важных и приоритетных дел. Закончите его теми задачами, которые желательно выполнить до конца дня.
Повесьте повестку дня над рабочим столом. Вычеркивайте из нее те дела, которые вы уже выполнили.
Просыпайтесь в одно и то же время
Выделите на сон не менее 7-8 часов. Старайтесь каждый день ложиться спать и просыпаться в одно и то же время. Это правило нужно соблюдать не только в будни, но также в выходные и праздники.
Стабильный режим дня улучшает продуктивность и когнитивные способности. Это позволит вам более эффективно справляться с повседневными делами.
Определите цель совещания
Если вам предстоит проведение совещания, то наметьте его цель перед началом собрания. Заранее сообщите своим сотрудникам о желаемых результатах. Это сократит время совещания и позволит вашим коллегам быстрее вернуться к выполнению своих задач.
Откажитесь от многозадачности
Многие люди стремятся работать в режиме многозадачности. Они стараются выполнять несколько дел одновременно. Однако с точки зрения тайм-менеджмента, такой стиль работы неэффективен и от него лучше отказаться. Многозадачность ослабляет ваше внимание и способствует отвлечению. В результате вы тратите на выполнение задач гораздо больше времени, чем запланировали.
Используйте функцию "Не беспокоить"
В некоторых компаниях используются приложения для быстрого обмена сообщениями между сотрудниками. Это удобно, но иногда очень отвлекает от работы.
Если вы заняты выполнением важной задачи, то не стесняйтесь использовать функцию "Не беспокоить". Оставьте сообщение о состоянии работы над проектом, чтобы коллеги не обижались, что вы им не отвечаете сразу.
Определите временные затраты
Запишите время начала выполнения задачи и время завершения работы. Это поможет вам определить свой временной темп. Занимайтесь таким отслеживанием в течение недели. Это поможет вам понять, сколько времени вы тратите на выполнение того или иного дела, и более эффективно планировать свой день.
Планируйте перерывы
Человеческий мозг не может работать без отдыха более 1,5-3 часов. Поэтому обязательно запланируйте перерывы в течение рабочего дня. Используйте их для того, чтобы выпить бутылочку воды, прогуляться или выполнить упражнения на растяжку. Помните, что непрерывная работа без отдыха никогда не бывает продуктивной.
Назначьте темы для каждого дня недели
Если вам приходится работать в нескольких подразделениях и выполнять разные задачи, то назначьте темы для каждого дня недели. Например, вы можете посвятить понедельник маркетингу, вторник - административной деятельности, а среду - встречам с клиентами. Такой подход поможет вам не переключаться в течение дня с одного дела на другое.
Не пишите одинаковые электронные письма дважды
Если вам приходится заниматься разъяснительной работой, то возможно, что у вас уходит много времени на написание электронных писем. Не пишите сообщения одинакового содержания несколько раз. Сохраните письмо как шаблон и рассылайте его все необходимым адресатам. Это сократит время, которое уходит на переписку.
Организуйте свою электронную почту
Вы сэкономите много времени, если будете держать свою электронную почту в порядке. Вовремя удаляйте ненужные письма, чтобы не загромождать ими почтовый ящик. Настройте готовые ответы и автоматическое распределение поступающих сообщений по папкам.
Расставьте приоритеты
Очень важно правильно расставлять приоритеты в своей работе. Поставьте самые важные задачи на первое место. Направьте на них свою энергию в первую очередь. Никогда не откладывайте их "на потом".
Умейте отказывать
Умейте вежливо говорить "нет". Если вас кто-то отвлекает своими просьбами от выполнения важной задачи, то не бойтесь отказывать. Помните, что ваше время не менее ценно, чем время других людей.
Занимайтесь планированием в конце рабочего дня
Планируйте свои дела на завтра в конце рабочего дня. Это самое подходящее время, когда ваш мозг продуктивно работает. Не откладывайте планирование на утро следующего дня, когда ваш разум затуманен после сна.
Учитывайте поездки на работу
Старайтесь рационально тратить то время, которое уходит у вас на дорогу в офис. Вы можете использовать эти минуты для планирования конференц-звонков, просмотра важных новостей и выполнения других небольших задач.
Уберите телефон из спальни
Когда вы спите, ваше тело расслаблено, но мозг продолжает работать. Поэтому для многих людей пробуждение является одним из самых творческих моментов дня. Именно в это время в голову приходят интересные идеи и новые решения. Однако присутствие телефона в спальне может нарушить этот процесс. Поэтому гаджет лучше перенести в другую комнату.
Начинайте день с самых важных дел
Как только вы сядете за рабочий стол, сразу приступайте к выполнению самых важных задач. Если вы начнете день с проверки электронной почты или соцсетей, то потратите впустую половину утра.
Установите таймер на 2 минуты, чтобы просматривать входящие сообщения на случай непредвиденных обстоятельств. Если нет ничего, что требует вашего немедленного внимания, то сразу переключитесь на важную работу.
Отвечайте быстро, но не сразу
Не стремитесь немедленно реагировать на электронные письма, звонки и другие сообщения. Дайте себе время на обдумывание запросов людей и расстановку приоритетов. Это поможет вам дать исчерпывающий ответ.
Фиксируйте время в календаре
Фиксируйте в календаре не только дедлайны и важные встречи. Используйте его для планирования каждой мелочи. Обязательно отмечайте предполагаемые даты выполнения ваших задач.
Потребляйте новости осознанно
Выделите определенное время для осознанного и подробного изучения новостей. Это позволит вам оставаться в курсе событий. Гораздо полезнее выделить утром 1 час на внимательное чтение онлайн-газеты, чем в течение всего дня отвлекаться на просмотр новостей в соцсетях.
Ищите новые источники информации
Постоянно дополняйте старые источники информации новыми, Если вы ежедневно слушаете или изучаете одно и то же, то время утекает сквозь пальцы. Поэтому регулярно ищите в Интернете новые источники, которые помогут вам учиться и развиваться.
