Даже при незначительном штате, включающем лишь руководителя компании и его наемных работников, необходим ответственный сотрудник, который являлся бы организующей силой, способной направлять и контролировать рабочий процесс - именно эта мысль определяет текст должностной инструкции офис-менеджера.
Такая должность предполагает наличие у соискателя набора определенных навыков и соответствующего образования, а также умение взаимодействовать с людьми. Впрочем, этим список требований не ограничивается.
Должностная инструкция
Уже на стадии соискания должности кандидат может ознакомиться с нормативным актом, регулирующим его права, обязанности и зону ответственности в компании. Такой документ называется должностной инструкцией. Она состоит из пяти основных разделов:
- Общие положения. В них содержится вся организационная информация: наименование предприятия, занимаемой должности и структурного подразделения, к которому она принадлежит. Там же указываются субординация, порядок замещения должности и увольнения, а также требования к образованию и квалификации.
- Обязанности. В этом разделе приводятся перечень обязанностей работника, а также способы их реализации.
- Права служащего, то есть все дополнительные возможности, способствующие эффективному исполнению обязанностей.
- Ответственность. В соответствии с этим разделом руководство принимает решения об оценке качества труда, поощрении или штрафе.
- Взаимоотношения. Этот раздел регулирует все связи с внешними и внутренними подразделениями, которые могут возникнуть у работника в процессе осуществления своих функций.
Принципы составления должностной инструкции
Нормативной базой для составления такого рода документов является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.). При его разработке значительное внимание уделялось описанию должности и условий выполнения работником своих обязанностей. Специфика работы включается в заглавие документа, например, "Должностная инструкция секретаря" (офис-менеджера или главного бухгалтера).
Кроме того, если существуют две должности с одинаковыми названиями, но разными задачами, то должны быть подготовлены разные документы, отображающие эти различия. Должностные инструкции офис-менеджера кадровика имеют определенные отличия от такого же нормативного акта для секретаря.
Требования к офис-менеджеру
Кандидату на должность так или иначе придется руководить людьми. Это может быть всего лишь пара человек в небольшой компании или весь административный персонал на крупном предприятии. Естественно, соискатель должен быть уверенным пользователем ПК и уметь работать с другой офисной техникой (сканером, принтером или факсом). Офис-менеджер часто является представителем компании, поэтому обязательным требованием является грамотная речь и умение составлять деловые письма. Очень часто компании требуют от таких сотрудников знания основ делопроизводства и трудового законодательства. Владение как минимум одним иностранным языком пока еще является желательным навыком, однако при устройстве на крупное предприятие это уже одно из обязательных требований.
В ряде случаев офис-менеджеру приходится совмещать свои обязанности с функциями других работников. Это приводит к увеличению требуемых навыков. Так, офис-менеджер с функциями бухгалтера должен иметь соответствующее образование и владеть специальными программами.
Основные обязанности
Типовая должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря включает в себя следующие пункты:
- обработка почтовых отправлений, как входящих, так и исходящих; их перераспределение внутри компании;
- контроль за сроками исполнения принятых обязательств по договорам и соглашениям;
- совершение исходящих и прием входящих звонков;
- работа с клиентами и представителями партнерских компаний;
- контроль за наличием необходимых канцелярских принадлежностей;
- поддержание офисной техники в рабочем состоянии и вызов специалистов в случае ее поломки;
- распределение времени внутри рабочего графика (в некоторых случаях и для руководителя);
- организация необходимых мероприятий (встреч, конференций, командировок, корпоративных вечеринок);
- протоколирование хода совещаний;
- обновление и пополнение свежим контентом корпоративного сайта.
Этот список включает в себя лишь базовые требования. Другие пункты могут быть добавлены в соответствии со спецификой заключаемого трудового договора. Должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика, например, предписывает сотруднику вести и своевременно предоставлять всю отчетную документацию или замещать начальника отдела кадров в случае его отсутствия.
Дополнительные обязанности
Помимо основных функций в должностной инструкции офис-менеджера содержится перечень различных обязанностей, которые могут варьироваться в зависимости от направлений деятельности компании. Офис-менеджеру может быть предписано работать с административными органами, то есть получать разрешение на проведение торговли, открытие филиала компании или дочернего предприятия и т. д.
Одной из самых ответственных задач является фактическое руководство компанией в отсутствие ее директора. Разумеется, это возможно лишь в том случае, когда сотрудник зарекомендовал себя как ответственный и надежный человек, на которого можно положиться. Кроме того, должностная инструкция офис-менеджера часто содержит пункт о необходимости оформления генеральной доверенности. Такой документ может потребоваться, например, для получения почтовых отправлений высокой степени важности.
Неформальные требования
Крупные компании обычно заранее позволяют ознакомиться с образцом должностной инструкции офис-менеджера кандидатам на эту должность, чтобы те в полной мере отдавали себе отчет о перечне требований и обязанностей.
Но даже при виде таких полномочий соискатель должен понимать, что он остается одним из многих сотрудников предприятия. В связи с этим не следует забывать о том, что не прописано в должностной инструкции. Офис-менеджер с функциями секретаря должен быть человеком, тонко чувствующим время, чтобы иметь возможность распределить его необходимым образом.
Задачи по организации рабочего процесса
Самое главное требование к его труду состоит в эффективности, поэтому человек, занимающий такую должность, обязан экономно расходовать офисные материалы, контролировать объем потребляемой электроэнергии.
За других сотрудников компании офис-менеджер отвечает едва ли не наравне с руководителем. В силу этого он должен следить за тем, чтобы условия труда соответствовали принятым санитарным нормам и правилам безопасности. Наконец, исполняя свои прямые обязанности, офис-менеджер получает доступ к секретной документации, поэтому одним из требований становится подписание договора о неразглашении коммерческой тайны или любой другой информации, которая могла бы нанести ущерб позициям компании на рынке.
Права офис-менеджера
Разумеется, исполнение такого числа обязанностей позволяет сотруднику пользоваться особыми правами. Они тоже прописаны в должностной инструкции офис-менеджера. Суть некоторых из них, таких как возможность доступа к конфиденциальной информации, напрямую проистекает из необходимости выполнять свои рабочие обязанности. Другие связаны с властными привилегиями. Так, офис-менеджер вправе требовать от остальных сотрудников исправлять допущенные ими по небрежению ошибки в производственных документах, устанавливать для них размеры поощрения или применять к нерадивым штрафные санкции.
Зачастую офис-менеджер оказывается связующим звеном между сотрудниками и руководящими лицами. Такая позиция позволяет ему добиваться улучшения условий труда и представлять коллективные пожелания по улучшению качества работы как отдельно взятого отдела, так и предприятия в целом.
Особенности должностной инструкции офис-менеджера отдела продаж
Офис-менеджеры давно стали незаменимыми в крупных и не очень компаниях, поэтому для замещения такой вакансии им требуются некоторые специальные навыки. Распространенным является случай, когда на одном предприятии трудятся сразу несколько офис-менеджеров с особыми функциями, над которыми стоит старший. Их должностные инструкции по сути своей совпадают, но отличаются дополнительным набором функций.
Так, если офис-менеджер работает в отделе продаж, в его должностной инструкции могут содержаться такие пункты, как:
- поиск новых точек сбыта;
- отслеживание изменений в структуре спроса;
- подготовка отчетных документов по совершенным продажам;
- непосредственная работа с клиентом по приему заказов и их последующей обработке;
- работа по информированию клиентов о возможных изменениях в ассортименте товара и перерасчете цен;
- организация необходимых совещаний;
- подписание контрактов о поставках товара.
Дальнейшие требования могут быть связаны со спецификой предлагаемых компанией товаров. Если фирма связана с куплей-продажей недвижимости, то в число обязанностей офис-менеджера могут входить подготовка информационных буклетов и оформление специфических документов.
Ответственность офис-менеджера
В случае неисполнения своих обязанностей, при совершении правонарушений, в том числе разглашении коммерческой тайны, или совершения других действий, наносящих ущерб имиджу компании, офис-менеджер несет ответственность в соответствии с нормами административного, гражданского и уголовного кодексов. Если был нанесен материальный ущерб организации, то наказание выносится согласно предписаниям трудового кодекса.
