Протокол общего собрания участников ООО - чрезвычайно важный документ. Требования к составлению протокола ОСУ не закреплены на законодательном уровне, однако обычаи делового оборота и делопроизводства диктуют определенные правила его составления.
Обязательность ведения протокола
Во-вторых, именно в протокольной форме оформляются все решения по деятельности предприятия.
Протокол общего собрания ООО хранится на предприятии и должен быть предоставлен для ознакомления любому участнику общества по его первому требованию.
Как правило, ответственным за хранение протоколов назначается директор предприятия, что обязательно должно быть отражено в его должностной инструкции.
Что отражается в протоколе
Протокол общего собрания участников ООО ведется секретарем собрания или председателем ОСУ.
В протоколе отражаются:
- дата и время начала собрания;
- тип ОС;
- кворум и легитимность ОС;
- повестка дня ОС;
- выступления (тезисно) участников, вопросы, обсуждения, дополнения;
- результаты голосования по тем или иным вопросам;
- решения, принятые ОСУ.
Следует отметить, что протокол ОС может не содержать перечисление всех участников персонально, но в таком случае обязательным приложением к нему должен быть лист регистрации участников, с указанием их паспортных данных и личной подписью каждого из них. Лист регистрации составляется в свободной форме и прошивается вместе с протоколом.
Другим вариантом может быть ведение журнала регистрации. В таком случае листы журнала нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью предприятии. Срок хранения такого журнала не ограничен ни одним нормативным актом.
Также рекомендуется вести протокол работы счетной комиссии. Сама счетная комиссия избирается решением собрания в составе председателя и минимум одного члена комиссии. Подписывается протокол председателем и подшивается совместно с протоколом ОС.
Все протоколы ОС должны храниться вплоть до ликвидации общества, а затем передаваться на хранение в архив.
Один участник - как оформить протокол?
А как быть, если в ООО всего один участник? Обязательно ли ведение протокола или достаточно оформлять решения участника? Закон не делает исключения для таких обществ. Протокол общего собрания участников ООО по форме и содержанию ничем в этом случае не отличается от протокола с большим количеством участников.
Также хочется отметить, что протокол - это лишь технический способ оформления решений участников. Поэтому в случае судебного спора юридически грамотно будет признавать не соответствующим закону именно решение, а не протокол годового собрания участников ООО. Однако недочеты в ведении протокола могут стать основанием для признания решений незаконными.
