Многие девушки мечтают начать карьеру с должности секретаря-референта. Это вполне нормальное и обоснованное стремление. Только вот о том, что для этого нужно (кроме привлекательной внешности), задумываются далеко не все. А стоило бы. Ведь референт – это не только «красивое лицо» рядом с руководителем. Это, скорее, «справочник» по всем вопросам: всезнайка и умница, находящая выход из любой ситуации. Разберемся подробнее.
Что нужно уметь обязательно
Некоторые «специальные» вопросы профессии
Основные функции
На долю секретаря-референта в небольших фирмах выпадает практически все делопроизводство. В больших – его часть. То есть придется научиться составлять письма, правильно оформлять прием и отправку, регистрацию, распределение (если оно есть) и так далее. Ясно, что без идеального знания русского языка не обойтись. Письма с ошибками – это испорченное лицо фирмы. Иногда требуется, чтобы на этой должности работал человек со знанием иностранных языков. Далее, референт – это тот человек, который связывает между собой работников фирмы (или ее отделы). В его функции входит правильное распределение потоков информации между структурными подразделениями, которые работают на одно большое дело. Референт - профессия достаточно сложная, так как приходится в уме держать множество деталей и фактов. Все это необходимо, чтобы руководитель чувствовал себя комфортно, не отвлекался по мелочам от основной линии.
Личные качества
Так как работа референтом основана на общении, то подбирают на должность человека коммуникабельного, неконфликтного. В любой фирме это «ключевой» пост. Человек, его занимающий, имеет большое влияние как на руководителя, так и на коллег. Поэтому порядочность здесь просто обязательна. Еще секретарь-референт должен быть пунктуальным, сообразительным, даже креативным. Нужно уметь найти приемлемый выход из любой ситуации. Референт в первую очередь думает о «лице» своего работодателя, а потом уже о себе. Уровень ответственности при этом не просто высок, а глобален. С такой нагрузкой справляется не каждый. Поэтому нужно хорошенечко подумать, прежде чем претендовать на такую должность. Секретарь-референт на рабочем месте должен уметь ставить свои интересы на второй план. На первом – все, что необходимо для работы шефа. Кстати, именно поэтому чаще всего данную должность занимают девушки, так как забота о ближнем у женщин в крови.
Конфиденциальная информация
Понятно, что при таком тесном общении множество фактов, которые не стоит придавать огласке, будут известны референту. Это не только профессиональные секреты и коммерческие тайны. Зачастую секретарю, как близкому другу, доверяют и личную информацию. Стоит ли упоминать о том, что референт обязан уметь хранить конфиденциальную информацию. Это один из основных его профессиональных навыков.
Какое необходимо образование
Руководитель старается подобрать себе референта, исходя из направления деятельности. То есть претендент должен иметь диплом, соответствующий работе фирмы. Кроме того, часто на эту должность подбирают людей с юридическим образованием. Это удобно, если приходится часто заключать сделки, готовить иные документы. Среди самых простых требований: свободное владение всеми компьютерными программами (офисными), умение печатать (быстро и грамотно). Так как референт – это, по сути, советчик, то нужно обладать навыками поиска информации как в Сети, так и офлайн. Сообразительного человека с быстрой реакцией берут на такую должность чаще, чем обладателя «правильного» диплома, не умеющего быстро овладевать ситуацией.
Место работы
Такая должность, как секретарь-референт, есть сейчас практически в любом офисе. Зачастую ее только так называют, а функции человек выполняет различные. Все зависит от размера фирмы, задач, количества работников. В некоторых предприятиях секретарь выполняет еще и функции бухгалтера, в других – юриста и так далее. Это отличный старт для человека, стремящегося к карьерному росту. За небольшой промежуток времени можно освоить множество навыков, овладеть различными профессиями, главное - разобраться в работе фирмы, «пощупать» все своими руками. Но и «крутиться» придется очень быстро. Так как множество информации придется перерабатывать в скоростном режиме. Зато если все получится, то полученных знаний хватит для того, чтобы начать самостоятельное восхождение к тем рубежам, которые вы сами для себя определите. Но это совсем не обязательно. Так как профессия референта, если серьезно к ней относиться, интересна сама по себе. Она позволяет не
Как пройти собеседование
Если вы решили, что справитесь со столь ответственной работой, то следует подать резюме на имеющиеся вакансии. Обязательно проверить грамотность ответов. Учтите, что орфографические ошибки сведут ваши шансы к нулю сразу же. Стилистика также должна быть сдержанно деловой. Каждое ваше слово будет тщательно взвешено и обдуманно. Потом начнутся «испытания». Вам придется некоторое время посвятить тому, чтобы доказать, что вы сумеете быть достойным помощником руководителя. Каждая фирма придумывает свои методы. Впрочем, готовьтесь к тому, что вам придется разговаривать с различными должностными лицами, подготовить несколько официальных документов, ответить на пару телефонных звонков. Нужно учесть еще и то, что ваша внешность будет строго контролироваться. То есть «осмотрят» с головы до ног. Чаще всего вы должны будете демонстрировать деловой стиль в одежде (макияже, прическе). Также нежелательно пользоваться сильными ароматами. Продумайте каждую мелочь! Все в вас должно быть неброским, но привлекательным. Совет: держитесь скромно, но уверенно. Проявляйте сообразительность, но не наглость. Тогда все должно непременно получиться!
