Большая организация - большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?
Помощник руководителя: его роль в организации
Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.
В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья - презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям - специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.
Как определить круг трудовых обязанностей?
Принимая на работу помощника руководителя или секретаря, организации следует определиться со статусом, правами и ответственностью данного сотрудника, ведь от этого зависят требования к образовательному уровню, квалификации, опыту работы кандидата.
- Секретарю приёмной достаточно иметь полное среднее образование, а этикету и техническим приёмам работы с оргтехникой претендента обучают непосредственно на рабочем месте.
- Администратор должен иметь не менее степени бакалавра, обладать организаторскими способностями и энергичным характером, а также иметь некоторый опыт работы, в зависимости от корпоративных требований.
- Менеджеру, как представителю профессионалов, требуется образование не менее полного высшего, опыт работы необязателен, но эту норму компания устанавливает на своё усмотрение.
- Помощник руководителя. Эта должность подразумевает такие же квалификационные требования, как к руководителю: полное высшее образование, опыт работы по специальности не менее 2 лет. Вероятно, потребуются и особые личностные характеристики претендента, а, возможно, и повышение квалификации.
Для чего необходима должностная инструкция?
Помощник руководителя, являясь должностным лицом, обязан действовать в рамках своих функциональных прав и в полном объеме выполнять предписанные функции. Впрочем, даже не являясь руководителем, сотрудник обязан выполнять свои трудовые обязанности добросовестно и в срок.
В приказе о приёме на работу не содержится подробного изложения этих компетенций, да и в случае заключения контракта перечень функций не всегда исчерпывающий. Чтобы избежать разночтений при определении круга полномочий сотрудника, должностная инструкция помощника руководителя организации должна содержать подробные обязанности, права, которыми он обладает, а также меру ответственности за нарушение трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, причинения ущерба работодателю и т. п.
Личный помощник руководителя
Должностная инструкция помощника составляется по образцу аналогичной инструкции для руководителя или его заместителя за исключением некоторых первоочередных функций стратегического планирования и управления. Вероятно, помощнику также не поручат приём и увольнение сотрудников, право распоряжения финансовыми средствами предприятия, выдачу доверенностей и иные компетенции, принадлежащие лично руководителю.
Впрочем, законодательство позволяет делегировать любые функции сотруднику, которому доверяют, при условии, что у него достаточно квалификации, знаний, опыта и авторитета для решения подобных вопросов. Важно лишь правильно оформить полномочия работника - приказом или доверенностью.
При этом должностная инструкция помощника руководителя предприятия должна отражать фактически выполняемые им работы.
Типовые разделы
Структура должностной инструкции закреплена в государственных квалификационных справочниках и содержит все основные требования к сотруднику и нюансы позиции, а также её место в оргструктуре организации.
Должностная инструкция "Помощник руководителя", как и любая другая, должна включать следующие части:
- Общие условия. Здесь указывается порядок приема и увольнения, подчинённость, порядок замещение работника.
- Трудовые функции. Один из важнейших разделов, который нужно подробно отразить.
- Права, предоставляемые работнику.
- Пределы ответственности за нарушения.
- Квалификация, профессиональный опыт, образовательный уровень.
- Что должен знать сотрудник на данной позиции.
- Взаимосвязи между ним и другими подразделениями организации.
Указанные разделы не могут быть урезаны, но их допустимо расширять и добавлять необходимые пункты.
Должностная инструкция помощника руководителя: образец
Утверждено:
Директор (название организации)
подпись
(Ф.И.О.)
дата утверждения
Должностная инструкция "Помощник руководителя"
1. Основные условия
1.1. Профкатегория "Руководители".
1.2. Принимается и увольняется с работы приказом директора.
1.3. Подчинение: непосредственно директору.
2. Функции
Помощник руководителя:
2.1. Координирует работу отделов, секций и других подразделений предприятия согласно указаниям, резолюциям и приказам директора.
2.2. Ведет учет сроков исполнения контрольных поручений директора структурными подразделениями.
2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.
2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.
2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.
2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.
Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.
3. Полномочия
Помощник руководителя имеет право:
3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.
3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.
Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.
4. Ответственность
Помощник руководителя несёт ответственность:
4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.
4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.
4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.
Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.
5. Квалификация
Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.
6. Должен знать
Действующее законодательство, Устав, Коллективный договор (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).
7. Взаимодействие
Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.
Согласовано:
Начальник отдела кадров
Подпись
(Ф.И.О.)
Юрисконсульт
Подпись
(Ф.И.О.)
Ознакомлен:
подпись
(Ф.И.О.)
Специфика компетенций помощника руководителя проекта
Предполагается, что руководство проектом - должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его функциональные обязанности будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.
Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.
Отличаются ли обязанности помощника руководителя по общим вопросам?
Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.
Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому "помогают". Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.
Должностная инструкция "Помощник руководителя" в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.
