Молодые люди часто думают, что очень перспективно начать карьеру рядом с серьезным специалистом. Однако работа ассистентом не так проста, как кажется. Это серьезное испытание на предмет профессионализма, умственных способностей, характера и состояния нервной системы. Чтобы помогать хорошему менеджеру или стоматологу, к примеру, необходим целый набор нестандартных навыков. Давайте обсудим, кому подойдет работа ассистентом.
Условия работы
Прежде чем принять решение, нужно понять, чем предстоит заниматься. Знаете, многие путают личного помощника с секретарем. Это разные должности. Работа ассистентом более обширна. Она затрагивает практически все сферы жизни начальника. Он может попросить (приказать), к примеру, купить подарок жене или ребенку. Причем не угодить - означает быть уволенным. Личных ассистентов берут на работу только успешные люди. А им не хочется связываться с нерасторопными, непонятливыми, тупыми, неизобретательными лодырями. С такими помощниками бизнеса лишишься! Следовательно, чтобы справиться с обязанностями, нужно быстро учиться, наблюдая за патроном. Это общепринятое правило. Потому на таковую должность с большим удовольствием приглашают молодежь. Их ум гибче, они быстрее усваивают информацию, способны выдать оригинальное решение. Ведь начальник только ставит задачу, и порой из разряда сумасбродных. А ассистент обязан ее решить в короткие сроки. Каким путем он пойдет, кого задействует, с кем станет договариваться – босса не интересует. Причем работать на шефа придется в любое время суток. Те, кто побогаче, нанимают несколько помощников, распределяя их услуги по времени.
Личные качества ассистента
Сами понимаете, нагрузка серьезная. Нужно иметь хорошую физическую форму, чтобы быть постоянно в строю. Ассистент руководителя должен уметь ориентироваться в огромном объеме информации. Начальник не станет ждать, пока вы покопаетесь в интернете, ища необходимые сведения. Они должны быть в голове. Конечно, не все сразу. Как правило, человеку дается время для того, чтобы он освоился, понял, в какой сфере работает босс, узнал его привычки и пристрастия. Но потом спрос будет строгим. Работа ассистентом – не сахар, а превосходная школа. Вы получаете массу сведений и навыков. И что важно, этого никто не сможет отобрать после увольнения. Минимальные, стартовые личные качества:
- коммуникабельность;
- хорошая память и реакция;
- знание языков;
- умение пользоваться техническими новинками;
- аккуратность;
- исполнительность;
- изобретательность и креативность;
- преданность.
Остальное (а его много) приобретается в процессе работы. Следует еще иметь в виду, что руководитель предпочтет помощника, имеющего базовое образование, связанное с той сферой, в которой он сам работает. К примеру, работа «ассистент стоматолога» подойдет молодому человеку с медицинским дипломом. Ведь придется принимать самостоятельные решения относительно больных людей. Здесь нужны специальные знания.
Дополнительные навыки
Работа ассистентом зачастую связана с путешествиями, переговорами, общением. Приходится поддерживать контакты с персоналом фирмы и партнерами. Люди попадаются разные, со своими привычками и недостатками. Необходимо умение общаться. Придется сталкиваться с самыми разнообразными проблемами, грубостью, непонятливостью, ленью окружающих. Все это придется преодолевать. Одних уговаривать, других ругать, на третьих давить. Все действия ассистента направлены на одну цель – выполнить задание как можно лучше. А для этого нужно быть чуть-чуть психологом, понимать окружающих, находить к ним подходы. Начальники очень любят креативных помощников. Они сами добились успеха благодаря сочетанию ума, бесстрашия и изобретательности. Людей с такими качествами им хочется видеть рядом с собой.
Уровень профессионализма
Если считаете, что все вышеперечисленные качества у вас имеются, то давайте пройдемся по навыкам и умениям. Ассистенту приходится не только разговаривать, но и писать послания. Иной раз начальник поручает ему более серьёзную работу. К примеру, вычитать приготовленное письмо, статью, книгу. Нужна грамотность, практически идеальная. Либо владение программным обеспечением, выполняющим эти функции. О необходимости компьютерной грамотности упоминать не станем. Это само собой разумеется. Нужно пользоваться всем стандартным набором программ и гаджетов. Кроме того, вероятно, начальник потребует изучить дополнительные, смотря какая вам подвернется работа. Ассистент стоматолога, к примеру, должен будет заниматься регистрацией клиентов. Для этого существует специальная программа. Ее нужно будет освоить. О том, что придется писать кучу электронных писем, посылать факсы, писать в соцсетях, вы, скорее всего, и сами знаете.
Как устроиться ассистентом
Здесь не должно быть никаких проблем. Место ищите на досках объявлений. Пишите резюме и ждите приглашения на собеседование. Желательно узнать о будущем работодателе как можно больше. Во-первых, это необходимо, чтобы не стать жертвой мошенника. Во-вторых, поможет правильно вести себя при личной встрече. Не забудьте продумать наряд, когда станете собираться на собеседование. Не используйте яркого макияжа, одежду подберите скромную, простую, но элегантную. Лишних элементов в туалете быть не должно. Если начальником будет дама, то одевайтесь неярко. Женщины-лидеры не терпят вызова в своем коллективе. Им достаточно борьбы с конкурентами.
Резюме ассистента
Таковой документ придется заполнять собственноручно. Обязательно следите за грамотностью. Резюме с ошибками сразу отправляется в корзину. На приличную должность вас не возьмут. Персональные данные обычно не вызывают вопросов. Пишите о том, как вас зовут (полностью), дату рождения, название вуза и специальность согласно диплому. Спотыкаются соискатели на своих характеристиках. А на самом деле там не нужно писать сочинения на свободную тему. Укажите, что вы энергичны, работоспособны, изобретательны, организованы, требовательны к себе. Еще напишите, что способны как подчиняться, так и проявлять разумную инициативу. Никогда не лгите в резюме! Если не обладаете каким-либо качеством, не указывайте его. При заполнении анкеты следует учитывать сферу деятельности, в которой придется работать. К примеру, ассистент менеджера должен ориентироваться в бизнесе. Если нет знаний в этой области, то не претендуйте на должность, не справитесь. Секретарь-ассистент обязан разбираться в делопроизводстве. Не знаете, что это такое? Не беда, научитесь. Вот такие тонкости существуют.
Рекомендации соискателям
Нужно понимать, что каждый ваш шаг в новой организации отслеживается. Это своеобразный тест-экзамен. Написание резюме - не первое задание этого испытания. Сначала посмотрят на умение общаться. Как вы будете вести себя, когда придете в организацию, сумеете ли наладить контакт с охранником, найти нужный кабинет, сориентируетесь ли среди других претендентов – все это в хорошей компании принимается во внимание. Что делать? Держитесь уверенно, но скромно. Демонстрируйте лояльность, но не уступайте. Настаивайте на своем, но не прибегайте к грубости. Ищите оригинальные решения, говорите прямо, но сдержанно. И обратите внимание на осанку. Она говорит о человеке больше, чем длиннющая анкета.
Виды ассистентов
Руководителям требуется помощь в разнообразных областях. Не у всех есть возможность нанимать толпы сотрудников. Потому секретарь-ассистент выполняет функции нескольких специалистов. Для большинства других работников компании он является начальником. Если передает какое-либо задание, то его следует выполнять незамедлительно. Личному помощнику руководителя нельзя отказать. Это, кстати, немного расслабляет последнего. Некоторые пользуются таковой властью в личных целях. Не стоит этого делать. Руководитель избавится от вас тут же, как только узнает. Помощник-ассистент выполняет часть работы своего босса. К примеру, бизнесмен поручает ему сделать подборку биржевых курсов или информации о конкурентах. Некоторые ассистенты занимаются исключительно корреспонденцией. Другие – личными делами патронов. О сферах деятельности стоит узнавать заранее, чтобы не столкнуться с невыполнимыми задачами.
Заключение
Работа ассистента – прекрасная школа. Это старт для талантливого человека и страшная нагрузка для того, кто не стремится к самореализации. На такой должности не трудятся всю жизнь. Либо человек вырастает сам в руководителя и нанимает со временем себе ассистента, либо сдается и ищет более простую работу. Но попробовать свои силы все равно стоит. Эта должность поможет понять, чего вы стоите, к чему готовы на настоящий момент. А полученные знания и навыки станут основой для карьерного и профессионального роста в той сфере, где желаете трудиться. Удачи!
