Хранение бухгалтерской документации является важной частью деятельности любой организации. От правильной организации хранения документов зависит не только исполнение требований законодательства, но и возможность использования информации в будущем. В статье рассматриваются общие требования к хранению бухгалтерских документов в организациях, установленные законодательством сроки для разных видов документов, особенности хранения электронных документов, порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Также приводятся санкции за нарушение правил хранения. Статья будет полезна руководителям организаций, бухгалтерам, юристам и другим специалистам, отвечающим за документооборот.
Требования к помещениям для хранения документов
Помещения, где осуществляется хранение бухгалтерских документов, должны обеспечивать их полную сохранность. Это означает, что они должны быть защищены от повреждений водой, огнем, проникновения пыли и посторонних лиц. Также важно соблюдать оптимальный температурно-влажностный режим.
Особенности хранения документов в электронном виде
При хранении бухгалтерских документов в электронном виде нужно учитывать требования к форматам файлов. Например, для долговременного хранения рекомендуются форматы PDF, TIFF. Обязательными условиями являются электронная подпись документов и шифрование конфиденциальных данных.
Порядок передачи документов в архив
По истечении установленного срок хранения документов в бухгалтерии они передаются в архив организации. Передача оформляется специальным актом, в котором указываются даты и перечень передаваемых документов. В архиве документы хранятся в течение сроков, установленных номенклатурой дел.
Оформление дел для последующего хранения
Для передачи в архив и последующего хранения бухгалтерские документы формируются в специальные дела. На обложке дела указывается наименование организации, название структурного подразделения, номер дела, срок хранения. Очень хорошо помогают нам таблицы. Срок хранения бухгалтерских документов зависит от их назначения.
Составление номенклатуры дел
В каждой организации в обязательном порядке составляется номенклатура дел - перечень наименований дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура утверждается руководителем организации. Сроки хранения документов определяются на основании перечня типовых документов с указанием сроков их хранения.
Передача документов при реорганизации предприятия
При реорганизации предприятия происходит передача бухгалтерских документов его правопреемнику. Порядок и сроки передачи документов при реорганизации регламентируются специальными нормативными актами. Сроки хранения бухгалтерских документов в организации (таблица пригодиться всем специалистам) определяется особенностями производства.
Досрочное уничтожение документов
В некоторых случаях возможно досрочное уничтожение бухгалтерских документов, например, при ликвидации предприятия. Досрочное уничтожение производится только с разрешения экспертной комиссии по документационному обеспечению предприятия.
Отбор документов для постоянного хранения
Часть бухгалтерских документов, представляющих историческую ценность, подлежит постоянному хранению. К таким документам относятся учредительные документы организации, годовые бухгалтерские отчеты.
Составление описей дел
Перед сдачей документов в архив составляются описи дел по установленной форме. В описях указываются индекс дела, заголовок дела, количество листов, сроки хранения.
Экспертиза ценности документов
Для определения сроков хранения различных документов проводится экспертиза их ценности. Экспертизу осуществляет специальная экспертная комиссия организации.
Формирование реестров бухгалтерской документации
Для учета бухгалтерских документов составляются специальные реестры, которые позволяют оперативно получить информацию о местонахождении нужного документа. Реестры могут формироваться в виде баз данных или таблиц.
Систематизация документов внутри дел
Документы группируются по делам в соответствии с номенклатурой дел. Внутри дел бухгалтерские документы систематизируются по хронологии или в логической последовательности для обеспечения оперативного поиска документов.
Контроль условий хранения документов
Своевременно проводится контроль условий хранения бухгалтерских документов - температурного режима, влажности, пылеуборки в архивах. Это позволяет обеспечить сохранность документов.
Страховое копирование электронных архивов
Для обеспечения сохранности электронных бухгалтерских документов периодически производится страховое копирование на резервные носители. Это позволяет восстановить данные в случае порчи или утери основных носителей.
Реставрация и консервация документов
При необходимости проводятся работы по реставрации и консервации бухгалтерских документов, имеющих повреждения или подвергающихся разрушению со временем. Это обеспечивает продление срока их физического существования.
Проверка фактического наличия документов
Периодически проводятся выборочные проверки фактического наличия бухгалтерских документов путем сличения записей в учетных документах с документами в делах. Это позволяет своевременно выявить утерю или порчу документов.
Передача дел в государственный архив
По истечении установленных сроков хранения документы постоянного срока хранения передаются в государственный архив. Передача оформляется актом приема-передачи документов.
Экспертиза ценности документов перед уничтожением
Перед уничтожением документов с истекшим сроком хранения проводится экспертиза их ценности для исключения ошибочного уничтожения документов, представляющих историческую или практическую ценность.
Передача документов в другую организацию
В отдельных случаях возможна передача бухгалтерских документов в другую организацию - правопреемнику или по запросу уполномоченных органов. Такая передача производится с составлением акта приема-передачи документов.
Восстановление утраченных документов
При утере подлинников бухгалтерских документов принимаются меры по их восстановлению путем копирования или составления дубликатов. Это особенно важно для первичных учетных документов.
Использование бухгалтерских документов
Доступ к архивным бухгалтерским документам предоставляется в установленном порядке при необходимости использования содержащейся в них информации, например, при проведении аудиторских или налоговых проверок.
Проверка наличия документов при инвентаризации
В ходе периодически проводимых инвентаризаций имущества организации также проверяется фактическое наличие бухгалтерских документов путем сопоставления записей в учетных документах с документами в делах.
Выделение документов к уничтожению
По истечении сроков хранения документов специальной комиссией производится отбор дел и документов к уничтожению как утративших практическое значение. Составляется акт о выделении документов к уничтожению.
Учет бланков строгой отчетности
Бланки строгой отчетности, используемые для оформления первичных бухгалтерских документов, подлежат строгому учету. Контролируется наличие и движение таких бланков.
Обеспечение сохранности документов в архиве
В помещениях архива поддерживаются оптимальные условия для обеспечения сохранности документов и предотвращения их порчи или утраты. Регулярно проводятся соответствующие контрольные мероприятия.
Сроки исковой давности по документам
При определении сроков хранения учитываются сроки исковой давности, в течение которых документы могут потребоваться в качестве доказательств или для защиты прав организации.
Организация работы архива предприятия
Для обеспечения сохранности и оперативного использования документов организуется планомерная работа архива предприятия. Разрабатываются инструкции и регламенты, регулирующие порядок комплектования архива документами, учет и описание документов, выдачу документов из архива.
Переработка описей дел
По мере накопления и изменения состава документов в архиве периодически производится переработка описей дел. Уточняются наименования, номера, сроки хранения дел.
Обеспечение пожарной безопасности архива
Для исключения потери документов в результате пожара архивное помещение оборудуется средствами пожарной сигнализации и автоматического пожаротушения. Разрабатываются планы эвакуации документов.
Кадровое обеспечение архива
В архиве предприятия предусматриваются ставки специалистов, ответственных за учет, хранение и выдачу документов - архивариусов, хранителей фондов. Обеспечивается их регулярное обучение.
Переплет документов
Для предотвращения потери отдельных листов документов проводится переплет дел по истечении установленного срока их текущего хранения до передачи в архив.
Проверка соблюдения норм хранения документов
Регулярно проводятся целевые проверки соблюдения установленных норм и правил хранения документов в подразделениях предприятия. Проверяется правильность формирования дел, своевременность передачи документов на хранение.
Списание дел с истекшими сроками хранения
По результатам экспертизы ценности документов комиссией составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению. На основании актов оформляется списание дел, отражаемое в учетных документах.
Совершенствование технического оснащения архива
Для повышения оперативности работы с документами в архив внедряются средства механизации и автоматизации архивных работ: автоматизированные системы учета и поиска документов, копировально-множительная техника. Если истек срок хранения бухгалтерских документов нужно отработать процедуру их архивации.
С целью своевременного принятия мер по реставрации и стабилизации документов периодически осуществляется проверка их физического и технического состояния.
Микрофильмирование документов
Для обеспечения страхового копирования наиболее ценные документы подлежат микрофильмированию с созданием страхового фонда микрофильмов.
Все сотрудники предприятия, работающие с документами, должны быть ознакомлены с правилами работы с документами под роспись. Периодически проводится их обучение по вопросам делопроизводства и архивного хранения документов.
Контроль условий хранения документов
Регулярно осуществляется контроль условий хранения документов - температурно-влажностного режима, соблюдения норм освещенности, отсутствия биоповреждений. При выявлении нарушений принимаются меры по их устранению.
Наиболее ценные документы, хранящиеся в архиве организации, могут быть застрахованы от рисков утраты, порчи или уничтожения. Страхование позволяет компенсировать ущерб в случае наступления страхового случая.
Проверка наличия и состояния документов
Ежегодно комиссией проводится выборочная проверка наличия и состояния документов в архиве путем сличения записей в учетных документах с фактическим наличием документов в делах.
Помещения хранения документов оборудуются автоматическими системами пожаротушения, датчиками дыма, огнетушителями. Разрабатываются планы эвакуации документов в случае возникновения пожара. Срок хранения бухгалтерских документов (ИП) определяется исходя из специфики производства.
Проверка соблюдения режима хранения документов
Руководством организации проводятся периодические проверки соблюдения установленного режима хранения документов в подразделениях. Контролируются условия хранения, доступ к документам, правильность формирования дел для передачи в архив. Это тоже целая процедура которая позволяет облегчить задачу. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных ситуациях. Разрабатываются инструкции и планы эвакуации наиболее ценных документов из архивохранилища в случае возникновения чрезвычайных ситуаций - пожаров, аварий, стихийных бедствий. Проводятся учения и тренировки персонала.
Контроль выдачи документов из архива
Выдача документов из архива производится на основании письменных запросов и регистрируется в журналах. Контролируются сроки возврата документов.
Доступ в архив ограничивается, ведется журнал учета посетителей. Осуществляются регулярные обходы помещений. В нерабочее время организуется охрана здания, где расположен архив.
Страховое копирование электронных архивов
Для обеспечения сохранности электронных архивов проводится регулярное резервное копирование на внешние носители с хранением копий в отдельном помещении.
