Если хочешь стать профессионалом в чем-то, то необходимо внимательно изучить объект интереса. Тем, кто думает открыть предприятие или постигает азы руководства ним, интересно, что собой представляют задачи и функции процесса управления. Мы сейчас будем искать ответ на данный вопрос.
Общая информация
Управленческая деятельность имеет свою специфику. Она выполняет задачи и функции, без которых невозможно представить работу предприятия. Какова общая структура? Функции реализовываются исключительно в рамках определенного комплекса управленческих задач. В чем их принципиальное различие? Как функцию отличают от задачи? Это очень важно понимать для избегания путаницы.
Принципиальное различие между ними заключается в том, что функции являются повторяемыми видами деятельности, тогда как задачи преследуют достижение определенных результатов за отведенное время. То есть руководитель подписывает документы – это функция. А подписывает он их, чтобы увеличить эффективность предприятия и размер выручки в два раза за год – это задача.
Кстати, поговорим о функциях. Они могут выполняться полностью одним подразделением. Одновременно другие группы отделов часто используются для предоставления дополнительных функций. Качественная настройка и определение фронта работ каждого подразделения позволяет обеспечить эффективную работу предприятия в целом. Поэтому при создании коммерческой структуры этим вопросом необходимо озаботиться сразу, ведь исправлять все будет довольно долго и затратно. Вводной информации хватит, переходим к рассмотрению конкретных моментов.
О функциях
Их состав и объем зависят от ряда условий:
- Структуры, уровня и масштаба осуществляемой деятельности.
- Размера коммерческой структуры, места в системе общественного разделения труда, самостоятельности и независимости.
- Связей с другими организациями.
- Уровня технического оснащения и доступного инструментария управления.
Что они должны делать? Функции системы управления необходимы для руководства и обслуживания хозяйственной деятельности. Каждая из них должна иметь цель, быть повторяемой, однородной и исполнимой для персонала. Они носят объективный характер. Это определено самой природой процесса управления. Ведь если допускать субъективизм, то это с высокой долей вероятности повлечет убытки.
Также функции управления предприятием являются основой для определения и формирования структуры и численности аппарата руководства. Единого подхода к их классификации не существует. На основании признаков формируются разные группы. Самое простое деление подразумевает классификацию на:
- Общие.
- Специальные.
Какие их особенности? Общие функции управления сформулировал в начале двадцатого века Файоль. Их особенностью является то, что они проявляются одинаково в любой сфере деятельности. Среди общих функций наиболее важным считается титрование. Она заключается в:
- Формулировании целей на предстоящий период.
- Разработке стратегии действий.
- Составлении необходимых планов и программ для реализации п. 2.
То есть идет определение того, что нужно достичь. В качестве инструментария разработки путей получения запланированного результата используется стратегическое и текущее планирование.
О реализации
Практическим воплощением занимается организаторская функция. Как она реализуется? Первоначально создается сама организация, формируются ее структуры, распределяется работа среди подразделений, сотрудников и осуществляется координация их деятельности. Говоря о функциях органов управления, нельзя обойти вниманием и мотивацию.
В данном случае определяются потребности людей, выбирается наиболее подходящий способ их удовлетворения, который позволит обеспечивать максимальную заинтересованность работников в процессе приближения к цели, что стоит перед организацией. Выявить заблаговременно надвигающиеся опасности, отклонения от принятых стандартов, а также обнаружить ошибки поможет контроль. Он создает основу для совершенствования происходящих процессов.
Ранее говорилось о специальных функциях. Они занимаются управлением определенных объектов, например:
- Производством.
- Материально-техническим снабжением.
- Инновациями.
- Кадрами.
- Рекламой и сбытом готовой продукции.
- Финансами.
- Учетом и анализом хозяйственных процессов.
Кто-то может сказать, что это основные функции управления. Это верно, но с небольшой оговоркой: реализация у них отличается. Именно потому, что приходится подстраиваться под каждый определенный конкретный субъект, они и называются специальными. Давайте рассмотрим их подробнее.
Что собой представляют специальные функции?
Они будут представлены в виде названия и краткого содержания:
- Управление производством. Это организация поставок материалов, сырья, деталей, комплектующих, информации. Определение объема для выпуска продукции и оказания услуг. Расстановка людей. Организация своевременного комплексного ремонта техники и оборудования. Оперативное устранение неполадок и сбоев в производственном процессе. Контроль качества.
- Управление материально-техническим снабжением. Это заключение хозяйственных договоров, организация процесса закупки, доставки и хранения материалов (сырья), деталей, комплектующих.
- Управление нововведениями (инновациями). Это организация научных исследований и прикладных разработок, создание опытных образцов, внедрение новинок в производство.
- Управление рекламой и сбытом готовой продукции. Под этим подразумевается изучение рынков, выработка ценовой политики, реклама, формирование каналов сбыта, организация отправки товаров покупателям.
- Управление кадрами. Под этим подразумевается подбор, обучение и повышение квалификационного уровня кадров, мотивирование на труд, создание приятного и комфортного морально-психологичного климата, а также улучшение условий работы для сотрудников.
- Управление финансами. Сюда относится составление бюджета, формирование и распределение денежных ресурсов, портфеля инвестиций, оценка текущего/перспективного состояния и мер, что необходимы для их укрепления.
- Учет и анализ хозяйственной деятельности. Сбор, обработка и изучение информации о работе организации. Сравнение с начальными и плановыми показателями, а также результатами деятельности иных коммерческих структур для своевременного выявления имеющихся проблем и вскрытия резервов.
Об основных функциях
Эта тема вскользь была затронута ранее. Но тогда имелась оговорка. Что мы получим, если ее убрать? При руководстве преследуется определенная цель. Она достигается путем выполнения конкретных задач и функций. И для этого необходимо влиять на коллектив. Здесь и проявляют себя во всей красе основные функции управления:
- Организация.
- Планирование.
- Нормирование.
- Мотивация.
- Координация.
- Контроль.
- Регулирование.
Все это проявляется через организационные структуры, процессы, культуру. При этом рационально соединяется целый набор методов, приемов и звеньев руководящей системы. И затем используется для установления взаимосвязи с различными объектами.
Это функция организации. Без нее сложно представить создание благоприятных условий достижения целей, когда конкретные задачи решаются в оговоренный период времени, при этом по минимуму тратятся производственные ресурсы. Но центральное место среди всех функций занимает планирование. Это связано с тем, что оно необходимо для строго регламентированного поведения объекта во время достижения поставленных перед организацией целей. Планирование предусматривает передачу конкретных задач определенным подразделениям на различные (но ограниченные) временные периоды.
Нормирование следует рассматривать как разработку научно-обоснованных расчетов, которые устанавливают качество и количество элементов, что будут использоваться в производстве и управлении. Эта функция влияет на объект с помощью четких и строгих норм, дисциплинирует процесс выполнения задач, обеспечивает ритмичный и равномерный ход деятельности и ее высокую эффективность.
Смещаемся к человеческим факторам
Следующей у нас идет функция мотивации. Она влияет на коллектив, пробуждая его для эффективного труда. Для выполнения этой задачи используется общественное воздействие, а также поощрительные меры.
Функция координации необходима для обеспечения слаженной и согласованной работы всех участников процесса. Если производственные и вспомогательные подразделения не будут эффективно взаимодействовать, то выполнение поставленных задач будет делом долгим. Координация может осуществляться по отношению как к коллективу, так и к отдельным работникам.
Следующей идет функция контроля. Она воздействует на коллектив посредством выявления, обобщения, учета и анализа результатов деятельности каждого подразделения. Собранные данные доводятся до ведома их начальников, руководителей и служб управления.
Для этой функции большую роль играет информация оперативного, бухгалтерского и статистического учетов, которые позволяют выявлять отклонения от запланированных показателей. После этого проводится анализ причин отклонения и их устранение. Но последнее уже относится к функции регулирования. Она, между прочим, непосредственно сочетается с контролем и координацией. Эта функция управления деятельностью будет выполняться только в тех случаях, когда из-за воздействия внутренней или внешней среды происходит отклонение производственного процесса от запланированных параметров. Если нет проблем, то и обращаться к ней нет причин. Вот такие функции системы управления.
О задачах
Пока что в основном говорилось о том, какие функции управления существуют. Но ведь есть и задачи. О них тоже следует замолвить несколько слов. Список основных задач довольно велик, поэтому он будет разбит на несколько подзаголовков:
- Определение основной цели организации, формирование стратегии поведения и действий, направленных на ее достижение. Создание концепции функционирования и развития предприятия с максимальным количеством будущих трансформаций – например, в корпорацию.
- Формирование корпоративной культуры. Под этим подразумевается объединение сотрудников вокруг одной общеорганизационной цели. Самое важное в данном случае – не поставить людей в одностороннюю зависимость от руководства. Такое положение дел часто заканчивается низкой инициативностью и необходимостью контролировать все в ручном режиме, что довольно проблематично.
- Нужно хорошо продумать и рационально организовать мотивацию и дисциплину персонала для достижения заявленной цели организации, что позволит успешно решать стоящие на пути проблемы.
- Сформировать в коммерческой структуре порядок во взаимоотношениях. Необходимо выстроить систему относительно долговременных и стабильных иерархических связей, норм, должностей, стандартов. Для этого можно даже документально зафиксировать структуру. Например, с помощью устава организации.
Также необходимо предусмотреть все нюансы взаимодействия между организациями, подразделениями и людьми по поводу осуществления их функций. Установленный порядок должен воплощаться в виде формальной организации, которая позволит обеспечить устойчивость и стабильность коммерческой структуры, а также результативно управлять нею.
Контролирующие задачи
Это вторая часть списка:
- Четко определить, как будет проводиться диагностика руководства. При этом необходимо найти самую лучшую и худшую точки управления. Это позволяет держать ситуацию под контролем. Диагностика чрезвычайно важна, ведь с ее помощью можно преодолеть возникающие противоречия между ростом, развитием и масштабами с одной стороны, и средствами, методами и целями – с другой. Это позволит отслеживать ситуацию при любых изменениях. В качестве примера риска можно привести так называемый феномен «директора цеха». Это обозначение используется для описания ситуаций, когда начальник средней руки, продвинувшись вверх по служебной лестнице, продолжал действовать так, словно он и дальше управлял не предприятием, а только его подразделением. Такой подход способствует возникновению проблем, точек неуправляемости и резкому понижению общей эффективности системы.
- Четко представлять, как должно быть реализовано управленческое решение. К сожалению, этот момент часто не воспринимается как самостоятельный структурный компонент. Из-за этого возникает множество проблем, которые понижают качество реализации и возможности контроля над исполнением.
- Разработка системы мониторинга за внедрением принятого решения. Также прорабатываются допустимые стимулы для его эффективного исполнения. Кроме этого, следует предусмотреть определенные санкции против лиц, подразделений, социальных групп или организаций, которые срывают их внедрение или недостаточно активно и целеустремленно работают для достижения целей.
Как работает государственная машина?
Разговор шел о коммерческих структурах. А задачи и функции государственного управления отличаются от него? Да, и еще как. Ведь главная цель коммерческого предприятия – получение максимально возможных прибылей, тогда как государство нацелено на обеспечение базовых потребностей граждан. Из-за этого структура функций управления имеет ряд отличий.
В целом и общем они выглядят так же, как и для коммерческих предприятий. Но в нюансах кроется "дьявол". Так, необходимо отметить сильную ориентацию на услуги: образование, медицина, правозащитные и другие. Функции государственного управления также концентрируются на обеспечении бюрократического сопровождения. Причем, если на предприятиях это больше организационные моменты, то в данном случае все значительно серьезней. Рассмотрим несколько примеров.
Взять обучение в школе и университете. Или получение паспорта. Что выдается? Определенный документ, подтверждающий что-то. В случае со школой и университетом это доказывает то, что человек образованный, умеет читать и писать, обладает определенной квалификацией. Паспорт говорит о том, гражданином какой страны он является. Кстати, если интересует перечень всех задач, которые на себя берет государство, то можно открыть Конституцию и ознакомиться с ними. Но следует понимать, что там находятся общие декларации. На практике они воплощаются посредством принятия законов, мероприятий, указов, постановлений различных уровней власти.
Заключение
Функции и задачи управления являются неотъемлемой частью деятельности любой коммерческой структуры по достижению обозначенных целей. Большое значение при их реализации имеет масштаб. Так, функция управления персоналом может быть выполнена директором, если разговор идет о небольшом предприятии. Но в случаях с крупными коммерческими структурами приходится говорить о полноценных отделах кадров.
Безусловно, основатель в роли директора, как правило, знает всю подноготную лучше и сможет обеспечить выполнение всех необходимых требований в нужном объеме. Но иногда справиться со всеми вызовами самостоятельно невозможно. И в таком случае приходится передавать часть обязанностей другим людям. Хотя добиться от них эффективности работы, как от основателя, часто не предоставляется возможным, но хороший специалист все же сможет показать работу на уровне.
А если поставлены адекватные цели, правильно сформулированы задачи и функции, настроены процессы и взаимодействие, то это значит, что существуют все условия, чтобы сотрудник раскрылся на полную. Следует помнить, что самый главный ресурс в современном мире – это люди. И ценных специалистов необходимо беречь и лелеять, попутно выращивая их для запросов предприятия. Вот мы и рассмотрели, что собой представляет этот аспект руководства, а также то, какими задачами и функциями управления являются используемые методы работы.
