Докладная записка является служебным документом, предназначенным для информирования непосредственного руководителя или вышестоящей организации о событиях производственного процесса. К таким событиям относятся этапы выполнения поставленных трудовых задач, итоги завершения конкретных работ, а также происшествия или факты нарушений на производстве.
Чтобы данный вид документа обладал юридической силой, докладная записка должна быть написана без нарушений требований законодательства. Как выглядит докладная записка (образец) о нарушении трудовой дисциплины составленная по всем правилам делопроизводства?
Общие требования к составлению докладной записки
Независимо от того, насколько часто в документообороте организации применяется докладная записка, образец «О нарушении трудовой дисциплины» должен быть в отделе кадров. Необходимо руководствоваться следующими правилами при составлении этого документа:
- Докладные записки дифференцируются на внешние, предназначенные для информирования вышестоящих организаций, и внутренние, то есть документы, адресованные непосредственному руководителю. Первые составляются исключительно на фирменном бланке организации с указанием даты составления, исходящего номера, скрепляется печатью организации. Внутренние докладные записки достаточно написать на стандартном листе офисной бумаги. Указывать ли при этом дату и регистрационный номер, определяется правилами документооборота, принятыми в организации.
- Текст документа излагается в строгой деловой форме, без эмоциональных высказываний, народных речевых оборотов, нецензурных или двусмысленных выражений.
- При составлении следует руководствоваться конкретными нормами трудового законодательства, положениями должностной инструкции работника и прочими нормативными требованиями, нарушенные или не выполненные работником в ходе производственного процесса.
- Для максимально точной оценки описываемого в докладной записке случая следует получить у нарушителя письменные объяснения или составить акт, если работник отказывается пояснить причины, побудившие его нарушить трудовую дисциплину. Объяснение (акт) прикладывается к докладной записке. Кроме того, в рекомендациях о взыскании за проступок следует учесть личную характеристику провинившегося работника, наличие или отсутствие ранее зафиксированных нарушений и дисциплинарных взысканий, последствия совершенного проступка.
С чего начинается докладная записка?
Какие обязательные реквизиты должна содержать «шапка» такого документа, как докладная записка? Образец «О нарушении трудовой дисциплины» приведен ниже. В верхнем правом углу бланка указываются:
- Сведения о руководителе, на имя которого пишется информационный документ: должность, Ф.И.О.
- Реквизиты организации.
- Сведения о составителе документа: должность, Ф.И.О., организация, в которой он работает.
Далее, при необходимости, в левом углу бланка фиксируется дата составления и регистрационный исходящий номер. Ниже пишется наименование «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины». Пример:
Докладная записка О нарушении трудовой дисциплины | Начальнику отдела РПТ Синельниковой Ядвиге Степановне Лаборанта РПТ Рушникова Игоря Ивановича |
Структура изложения информации в докладной записке
Примерная структура текста докладной записки и порядок изложения выглядят следующим образом:
- Констатирующая (фактическая) часть, в которой содержится описание дисциплинарного проступка и существенные обстоятельства, сопутствующие нарушению.
- Аналитическая часть содержит выводы о последствиях, наступивших в результате совершенного дисциплинарного проступка. Следует заметить, что данный раздел вносится в зависимости от ситуации, в которой подана докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Образец документа, как правило, содержит эту часть, но можно ограничиться констатацией проступка и рекомендательной частью.
- Рекомендательная часть. Здесь составитель может высказать свои соображения по поводу вопроса докладной записки, а также внести предложения по устранению последствий нарушения производственного процесса, включая назначение дисциплинарного взыскания провинившемуся сотруднику. Информация, изложенная в заключительной части, должна носить исключительно рекомендательный характер.
- Должность, Ф.И.О., личная подпись составителя документа. Дата написания.
Образец
Вот пример того, как выглядит докладная записка (образец) о нарушении трудовой дисциплины:
| «Шапка», заголовок документа | Начальнику отдела РПТ Синельниковой Ядвиге Степановне Лаборанта РПТ Рушникова Игоря Ивановича Докладная записка О нарушении трудовой дисциплины |
| Констатирующая (содержательная) часть | Довожу до Вашего сведения, что 18.01.2015 года ассистент лаборатории РПТ Котов Геннадий Сергеевич отсутствовал на рабочем месте с 15.40 до 18.00 часов. На следующий день Котов явился на работу к началу рабочего дня в 9.00 часов. Объяснения по поводу своего отсутствия на рабочем месте Котов давать отказался, никаких оправдательных документов не предоставил. Акт об отказе от объяснительной прилагается. |
| Аналитическая часть (составляется при необходимости) | Котов Геннадий Сергеевич работает в лаборатории РПТ более трех лет. К своим должностным обязанностям всегда относился добросовестно, дисциплинарных взысканий ранее не имел. Отсутствие ассистента на рабочем месте с 15.40 до 18.00 часов не создало существенных затруднений в производственном процессе. |
| Рекомендательная часть | В связи с допущенным нарушением трудовой дисциплины прошу объявить замечание ассистенту лаборатории РПТ Котову Геннадию Сергеевичу. |
Сведения о составителе, подпись, дата | Лаборант РПТ Рушников Игорь Иванович 19.01.2015 г. |
