Бизнес-процессы - это кровеносная система любого предприятия. От их эффективности зависит прибыльность и конкурентоспособность компании. Давайте разберемся, как проанализировать текущие бизнес-процессы, найти "узкие места" и оптимизировать работу для достижения новых целей бизнеса.
Сущность бизнес-процессов на предприятии
Бизнес-процесс - это последовательность действий по созданию ценности для клиента. Например, для интернет-магазина такими процессами являются:
- обработка заказов;
- организация доставки;
- пополнение товарных запасов.
Бизнес-процессы принято делить на несколько видов:
- Основные - непосредственно приносят доход предприятию. Для интернет-магазина это продажа товаров.
- Вспомогательные - поддерживают основные процессы. К ним относится логистика.
- Управляющие - связаны с принятием решений, планированием.
- Обеспечивающие - предоставляют необходимые ресурсы для других процессов. Например, бухгалтерия.
От того, насколько эффективно выстроены бизнес-процессы на предприятии, зависит его прибыльность и конкурентоспособность. Поэтому очень важно их описать, проанализировать и оптимизировать.
Описание бизнес-процессов: методы и инструменты
Чтобы проанализировать и улучшить бизнес-процессы, необходимо их сначала формализовать и описать. Для этого используются следующие подходы:
Стандартные формы для фиксации этапов процессов, их параметров, рисков и результатов.
Также широко применяется графическое моделирование процессов с помощью:
- Блок-схем - отображают логику и последовательность этапов процесса.
- Маршрутных карт - показывают потоки материалов, информации, финансов в процессе.
Для удобства моделирования бизнес-процессов используются специальные программные средства, такие как Bizagi Modeler, Visual Paradigm, ELMA и другие.
Анализ бизнес-процессов: основные этапы
После того, как бизнес-процессы описаны, можно переходить к их анализу - поиску "узких мест", которые снижают эффективность работы предприятия.
Основные этапы анализа бизнес-процессов:
- Сбор данных о параметрах текущих бизнес-процессов.
- Расчет показателей результативности и эффективности.
- Выявление проблемных операций, несущих потери.
- Подготовка отчета по результатам анализа.
При анализе оценивают такие показатели бизнес-процессов, как время выполнения, стоимость, количество брака и т.д. Значения этих показателей сравниваются с целевыми, выявляются отклонения.
Например, если фактическое время сборки заказа в 2 раза больше запланированного, значит на этом этапе есть скрытые потери, которые необходимо устранить.
По результатам анализа готовится подробный отчет с выводами и рекомендациями.
Далее на основании отчета можно переходить к оптимизации - устранению найденных "узких мест" в бизнес-процессах компании.
Оптимизация бизнес-процессов: основные методы
Для оптимизации бизнес-процессов используется комплекс различных методов. Рассмотрим основные из них.
Устранение лишних операций и документооборота
Часто в бизнес-процессах присутствуют ненужные, дублирующие друг друга этапы работ. Например, согласование одного документа в нескольких отделах.
Удаление подобных операций позволяет сократить общую длительность процесса и повысить его эффективность.
Автоматизация рутинных задач
Многие стандартные операции, такие как ввод данных, расчеты, формирование отчетов, можно автоматизировать с помощью ИТ-систем.
Это избавляет сотрудников от рутины и позволяет направить усилия на более важные задачи.
Внедрение систем мотивации
Зачастую сотрудники не заинтересованы в повышении эффективности бизнес-процессов, поскольку это не влияет на их вознаграждение.
Внедрение KPI и системы премирования позволяет устранить эту проблему, мотивировав персонал на оптимизацию.
Реинжиниринг бизнес-процессов
Реинжиниринг предполагает кардинальное перепроектирование бизнес-процессов "с нуля" на основе современных технологий.
Это позволяет добиться многократного - в разы или на порядки - увеличения эффективности.
Аутсорсинг и кооперация
Некоторые бизнес-процессы могут быть отданы на аутсорсинг или выполняться в кооперации с другими компаниями.
Это дает возможность сосредоточиться на ключевых процессах и снизить издержки.
Повышение эффективности ключевых бизнес-процессов
Рассмотрим, как конкретно можно оптимизировать наиболее важные бизнес-процессы на предприятии.
Основные резервы повышения эффективности производства:
- Внедрение автоматизированных линий, роботов.
- Оптимизация запасов и логистики производства.
- Сокращение времени простоев оборудования.
- Повышение квалификации персонала.
Возможные направления оптимизации логистики:
- Автоматизация учета и планирования поставок.
- Оптимизация маршрутов и транспорта.
- Кросс-докинг для ускорения комплектации заказов.
Пути повышения эффективности финансовых операций:
- Внедрение ERP-системы.
- Унификация и упрощение документооборота.
- Автоматизация платежей и расчетов.
Оптимизация маркетинговых бизнес-процессов:
- Автоматизация аналитики и прогнозирования.
- Использование систем управления контентом.
- Внедрение CRM для автоматизации продаж.
Повышение эффективности HR-процессов:
- Внедрение систем электронного кадрового документооборота.
- Автоматизация расчета заработной платы.
- Использование тестов и геймификации в подборе персонала.
Улучшение вспомогательных и обеспечивающих бизнес-процессов
Помимо ключевых, важно оптимизировать и вспомогательные процессы на предприятии.
Складские процессы и возможные направления для оптимизации:
- Внедрение автоматизированных складских комплексов.
- Использование систем управления складом WMS.
- Оптимизация размещения и комплектации товаров.
Повышение эффективности ИТ-процессов:
- Внедрение ITSM для управления услугами ИТ.
- Автоматизация развертывания и мониторинга систем.
- Оптимизация ИТ-инфраструктуры предприятия.
Направления развития HR-подразделения:
- Внедрение информационной системы управления персоналом.
- Автоматизация документооборота и отчетности.
- Создание единой базы кандидатов и вакансий.
Оптимизация бухгалтерских процессов:
- Внедрение ERP-системы.
- Переход на электронный документооборот.
- Автоматизация отчетности по российским и международным стандартам.
Управление изменениями бизнес-процессов
Любые оптимизационные мероприятия встречают сопротивление персонала. Поэтому важно правильно управлять изменением бизнес-процессов в компании.
Основные методы:
- Донесение преимуществ оптимизации до сотрудников.
- Вовлечение персонала в разработку улучшений.
- Поэтапное внедрение изменений.
Мотивация на оптимизацию процессов и способы стимулирования:
- Введение KPI по новым показателям эффективности.
- Разработка системы премирования идей по улучшению.
- Геймификация процесса оптимизации.
Обучение работе с оптимизированными процессами и необходимые меры:
- Разработка инструкций и регламентов.
- Проведение внутренних тренингов.
- Назначение наставников при переходе на новые процессы.
Мониторинг и контроль
После оптимизации требуется:
- Регулярный анализ новых показателей процессов.
- Выявление отклонений для последующей корректировки.
- Получение обратной связи от сотрудников о новых процессах.
Мониторинг и контроль являются важной частью эффективного управления бизнес-процессами. Они помогают обеспечить надлежащее функционирование процессов, своевременное выявление проблем и позволяют принимать меры для их устранения.
