Эффективное управление общехозяйственными расходами позволяет компаниям высвободить значительные средства для инвестиций в развитие и повышение конкурентоспособности бизнеса. Давайте разберемся, что представляют собой общехозяйственные расходы, как их можно оптимизировать и каких результатов при этом можно достичь.
1. Понятие общехозяйственных расходов
Общехозяйственные расходы (ОХР) - это расходы организации, связанные с управлением и обслуживанием ее хозяйственной деятельности, которые не могут быть отнесены к конкретному виду продукции или процессу. Общехозяйственные расходы носят комплексный характер и обеспечивают функционирование компании в целом.
К общехозяйственным расходам относятся:
- Расходы на содержание административно-управленческого персонала
- Арендная плата за помещения общего назначения
- Амортизация основных средств управленческого и общехозяйственного назначения
- Расходы на содержание зданий, сооружений и инвентаря общехозяйственного назначения
- Коммунальные расходы
- Расходы на охрану и пожарную безопасность
- Расходы на информационное и правовое обслуживание
- Расходы на аудит и консалтинг
Общехозяйственные расходы отличаются от других видов расходов, таких как:
- Производственные расходы, которые можно отнести к конкретному виду продукции
- Коммерческие расходы, связанные с продвижением и сбытом продукции
- Внереализационные расходы, не связанные с производством и реализацией
Величина и структура общехозяйственных расходов во многом зависит от специфики деятельности компании. Например, у промышленных предприятий значительная доля ОХР приходится на содержание административно-управленческого аппарата и офисных зданий. В торговых организациях большую часть составляют расходы на аренду торговых площадей.
Примеры конкретных общехозяйственных расходов:
- Заработная плата менеджеров и бухгалтеров
- Аренда и коммунальные платежи офиса
- Расходы на юридические и консалтинговые услуги
- Почтовые и канцелярские расходы
- Амортизация компьютеров и оргтехники
- Банковские комиссии по расчетному счету
Таким образом, общехозяйственные расходы - это совокупность затрат, необходимых для обеспечения оперативной деятельности предприятия, но не связанных напрямую с производством конкретных товаров и услуг. Их грамотное планирование и контроль являются важной частью эффективного управления компанией.
2. Учет общехозяйственных расходов
Порядок учета общехозяйственных расходов регулируется нормативными документами по бухгалтерскому и налоговому учету.
В бухгалтерском учете общехозяйственные расходы отражаются по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы". В конце отчетного периода сальдо по этому счету списывается:
- На себестоимость производства продукции (дебет счета 20 "Основное производство")
- На расходы на продажу (дебет счета 44 "Расходы на продажу")
- На прочие расходы (дебет счета 91 "Прочие расходы")
Аналитический учет по счету 26 ведется по статьям затрат и структурным подразделениям. Это позволяет контролировать расходы по центрам ответственности.
В налоговом учете общехозяйственные расходы могут учитываться как косвенные или как прямые. Это определяется учетной политикой организации. При учете в составе косвенных расходов ОХР списываются на расходы текущего периода. При учете как прямых учитываются с учетом остатков незавершенного производства.
Таким образом, подходы бухучета и налогообложения к учету ОХР имеют некоторые различия. Тем не менее, в обоих случаях корректное отражение этих расходов имеет большое значение для формирования отчетности и налоговой базы организаций.
3. Методы оптимизации общехозяйственных расходов
Существует множество методов, позволяющих оптимизировать общехозяйственные расходы компании и повысить эффективность бизнеса.
Сокращение непроизводственных затрат
Одним из основных направлений является снижение расходов на обеспечение деятельности, не связанной напрямую с производством и продажами. Это может включать:
- Сокращение представительских расходов
- Ограничение командировочных и транспортных расходов
- Оптимизация затрат на рекламу и PR
- Пересмотр расходов на подписку и спонсорство
Оптимизация штата и ФОТ административного персонала
Оптимизация численности управленческого и административного персонала, а также фонда оплаты их труда может дать существенную экономию ОХР. Это достигается за счет:
- Внедрения КПИ и оценки эффективности сотрудников
- Автоматизации рутинных операций
- Устранения дублирующих функций
Аутсорсинг непрофильных функций
Передача сторонним организациям неосновных видов деятельности, таких как бухгалтерия, IT-обслуживание, уборка помещений, охрана может сэкономить до 30% ОХР.
Внедрение автоматизации процессов
Использование современных информационных систем позволяет сократить трудозатраты персонала на выполнение управленческих и обеспечивающих функций.
Улучшение систем бюджетирования и контроля расходов
Внедрение современных систем бюджетирования, контроля и анализа ОХР дает возможность выявлять неэффективные статьи расходов и оперативно корректировать ситуацию.
4. Эффект от оптимизации общехозяйственных расходов
Грамотная работа по оптимизации ОХР может принести компании следующие результаты:
- Рост чистой прибыли на 10-25%
- Повышение рентабельности бизнеса на 3-7%
- Высвобождение оборотных средств на 15-30%
- Снижение себестоимости продукции
- Повышение инвестиционной привлекательности компании
Так, одна из российских телекоммуникационных компаний смогла сократить ОХР на 28% в течение двух лет после внедрения программы оптимизации расходов. Это позволило направить высвободившиеся средства на техническое перевооружение и запуск новых услуг.
5. Риски при оптимизации общехозяйственных расходов
Наряду с очевидными преимуществами, оптимизация ОХР может нести и определенные риски, к которым следует быть готовым:
- Снижение оперативности и гибкости управления
- Потеря контроля над аутсорсинговыми процессами
- Ухудшение лояльности и вовлеченности персонала
- Сопротивление изменениям со стороны менеджмента
Чтобы минимизировать эти риски, необходим постоянный мониторинг показателей эффективности оптимизированных процессов и оперативное реагирование на возникающие проблемы.
6. Пошаговый план оптимизации ОХР
Для успешной оптимизации общехозяйственных расходов рекомендуется придерживаться следующего плана действий:
- Провести анализ текущей структуры ОХР
- Выделить наиболее затратные статьи расходов
- Определить ключевые направления для оптимизации
- Разработать конкретные мероприятия для каждого направления
- Спланировать целевой уровень ОХР после оптимизации
- Провести запланированные мероприятия
- Осуществлять мониторинг и контроль ОХР
Планомерный и системный подход позволит добиться устойчивого эффекта от снижения общехозяйственных расходов.
7. Как удержать эффект от оптимизации ОХР
Чтобы сохранить достигнутый эффект от снижения общехозяйственных расходов, необходимо:
- Внедрить систему постоянного мониторинга ОХР
- Регулярно анализировать показатели и выявлять отклонения
- Поддерживать и совершенствовать системы бюджетирования
- Пересматривать возможности дальнейшей оптимизации
- Мотивировать персонал на постоянную экономию ресурсов
Грамотное управление оптимизированными ОХР и закрепление новых подходов поможет удержать снижение затрат на достигнутом уровне.
