Для получения оптимальных и быстрых результатов работы важен порядок в документах. Это позволяет быстро находить необходимые бумаги, а также уберечь их от влияния внешних факторов. Для того чтобы обеспечить систематизацию и сохранность документов, необходимо знать, как правильно их архивировать и какие средства для этого необходимы.
Архивирование документов
Любая сфера жизни человека от рождения до последнего дня сопровождается оформлением документов. Они могут быть разной важности, ценности, длительности хранения. Но то, что большую часть из них необходимо держать в надлежащем состоянии определенное время — это факт. Для того чтобы обеспечить сбережение бумаг в течение длительного периода, используют коробки для хранения документов. Сегодня их можно свободно приобрести или сделать своими руками.
Актуальность хранения бумаг
Необходимость в сбережении оригиналов и копий есть всегда.
- На малых, средних и больших предприятиях, в государственных учреждениях архивирование является обязательным требованием законодательства.
- В офисе, особенно в кадровом делопроизводстве, бухгалтерии, торговых компаниях это позволяет оптимизировать трудовой процесс, разгрузить рабочую территорию и обеспечить непрерывность выполнения функций как новыми, так и работающими сотрудниками.
- Дома это обеспечивает порядок и возможность найти необходимые бумаги в нужный момент, в том числе и в экстренных обстоятельствах.
Приспособления для архивирования
Для сбережения бумаг чаще всего используются коробки для хранения документов. Сегодня заготовки для них имеются в свободной продаже. Как правило, они предусмотрены для бумаг формата А4. Но есть и другие размеры. Некоторые производители предлагают потребителям специальные бумажные короба, в которых можно хранить несколько ящиков с бумагами. Они продаются в разобранном виде, и простая инструкция позволяет без труда собрать их любому покупателю. Использование таких ящиков позволяет избавиться от лишних деловых бумаг, а в случае необходимости оперативно отыскать нужный документ. Правильно подобранный формат коробок позволяет оптимально решить вопрос места и сохранить ценные материалы на протяжении длительного времени. А четкая структуризация оригиналов и копий в разы повышает скорость выполнения задач сотрудниками.
Сбережение бумаг в офисе
Для защиты бумаг от воздействия внешних факторов на рабочих местах лучше всего подходят картонные коробки для хранения документов. Для их использования необходимо распределить материалы на группы по тематике и собрать либо скопом, либо в отдельные файлы, либо в папки-скоросшиватели или другие их виды. А затем подобрать ящики в соответствии с необходимыми размерами. Они стоят недорого, поэтому можно приобрести необходимое их количество. Коробки характеризуются вместительностью, прочностью и экологичностью. Прорези для рук позволяют без труда брать их и переносить в нужное место, а крышка (откидная или съемная) защищает от попадания пыли. Снаружи на картоне можно подписать вид документов. Как правило, офисные коробки для хранения документов продаются в разобранном виде с нанесенной графической инструкцией, поэтому их с легкостью можно как собрать, так и разобрать и в случае необходимости спрятать в укромное место.
Сдача документов на длительное сбережение
Ни одно государственное учреждение или частное предприятие, ведущее серьезную деятельность, не обходится без архивирования документов. Распорядительная, налоговая, кадровая, учетная и другая документация имеет разный срок хранения, который регулируется перечнем № 578. Это обязательная процедура, которая часто предусматривает достаточно длительный срок сбережения (до 75 лет). В таком случае все бумаги сортируются, складываются в коробки и сдаются в предусмотренное для данных целей помещение. Для ящиков в этом случае есть особые требования: они должны быть изготовлены из прочного картона (идеально, если они соответствуют требованию ГОСТ, тогда они также имеют аналогичный указанному гарантийный срок). В таком случае лучше использовать архивные коробки для хранения документов и картонные короба. Последние являются вместилищем нескольких емкостей для бумаг. У них есть завязки, так как предусматривается их длительное хранение.
Для удобства можно также подобрать ящики как для вертикального, так и для горизонтального хранения материалов. Нужно также учесть, что есть частные предприятия, готовые изготовить вместилища для бумаг по данным заказчиком размерам.
Архив дома
О сохранении важных бумаг в стенах своего жилья должен побеспокоиться каждый взрослый человек. Ведь очень часто приходится предоставлять документы, подтверждающие личность, образование, право собственности на имущество и др. Во избежание лишних финансовых трат и для получения возможности пользоваться своими правами необходимо хранить гарантийные талоны на бытовую технику, руководства по ее эксплуатации, чеки на покупки. Документы могут срочно понадобиться в экстренной ситуации: в случае внезапного отъезда, пожара, стихийного бедствия, эвакуации населения...
Оригиналы и копии ценных бумаг должны находиться в одном месте, скрытом от посторонних глаз, быть рассортированы и защищены от воздействия внешних факторов. Хорошо, если для этой цели будет подготовлена коробка для хранения документов дома. Ее можно приобрести, сделать, купив в магазине за небольшую цену картонную заготовку, а можно приспособить любой ненужный ящик. Если не архивировать оригиналы, то будут обеспечены их мучительные поиски, а восстановление в случае потери потребует много времени, финансов, а самое главное — нервов.
Систематизация домашних ценностей
Для того чтобы приобрести коробки для хранения бумаг и документов или сделать их собственноручно, необходимо разобрать все материалы и рассортировать их по группам, например:
- личные документы;
- бумаги, свидетельствующие о праве собственности;
- кредитные договоры, платежи по сделкам;
- бумаги о состоянии здоровья членов семьи, пройденных обследованиях, заключения врачей;
- материалы, подтверждающие оплату товаров, гарантийные талоны и т. п.
Необходимо учитывать срок действия бумаг, потому как часть из них может оказаться на момент анализа неактуальной.
Советы по распределению материалов
Оригиналы и копии могут иметь разный формат, поэтому коробки для хранения документов также можно сделать соответствующих размеров. При этом подлинники можно рассортировать:
- по важности;
- по размеру;
- по периоду актуальности;
- по виду (рабочие, домашние...);
- по событиям.
Подобная систематизация позволит сэкономить время на поиски нужных бумаг и уберечь их от детей, посторонних и воздействия внешних факторов.
Коробки для хранения документов своими руками
Главное отличие семейных материалов от офисных— это их размер: на работе это, как правило, формат А4, тогда как дома бумаги самые разные. Поэтому можно сделать коробки для хранения документов своими руками. Существует несколько вариантов:
- Можно купить в любом хозяйственном отделе супермаркета заготовку и, следуя инструкции, собрать ее.
- Если необходима коробка маленьких размеров, то нужно взять чертежи, скачать их, перенести на картон и склеить. Если указанные размеры не устраивают пользователя, можно перенести чертеж на бумагу, уменьшив при этом размеры заготовки в несколько раз.
- Самый простой вариант — взять любую ненужную в хозяйстве коробку и отвести ее под хранение оригиналов.
- Сделать по собственному чертежу. Так, например, для того чтобы изготовить коробку для личных документов (паспортов, свидетельств о рождении, прав, дипломов об образовании), необходимо взять 2 листа крепкой бумаги (картона), вырезать из каждого квадрат необходимого размера, одному прибавить дополнительные 1,5 см (для крышки). Затем каждый лист сложить напополам и по разным диагоналям. Всего должно получиться 3 линии. Далее уголки следует загнуть к центру, а потом каждую сторону сложить так, чтобы ее ребро прошло через середину листа. Завершающим этапом является сборка бумажного ящика по существующим линиям и проклеивание сторон.
При этом любую такую коробку можно оформить под цвет интерьера, используя цветную бумагу, клей, ножницы. Заполненные "хранилища" необходимо спрятать подальше от прямого воздействия солнечных лучей, влажности и детей.
Документы — это спутники человеческой жизни. Обеспечить их сохранность можно с помощью коробок для хранения документов в архиве, а если финансовое положение не позволяет это сделать, то можно сконструировать их своими руками, используя подручные материалы. И тогда спокойная атмосфера на работе и дома обеспечена.
