Основа, стили и структура переговоров

В жизни каждого человека переговоры играют важную роль. Ежедневно людям приходится договариваться о чем-либо на работе и в быту. Большое значение переговоры имеют в жизни бизнесменов, так как от такого делового общения зависит успех деятельности, а в последующем и финансовый доход.

Однако мало встретиться с человеком и начать с ним беседу. Опытные бизнесмены утверждают, что необходимо знать структуру деловых переговоров, стили их ведения и прочие нюансы. Это все может помочь в те минуты, когда существует необходимость переубедить партнеров или договориться до чего-либо.

Далее в статье будет подробным образом рассмотрена структура ведения переговоров, будут описаны их этапы и функции. Помимо этого, будут классифицированы стили ведения переговоров и нюансы делового общения по телефону и с партнерами из других стран.

Определение понятия «переговоры»

Прежде чем начать изучать структуру переговоров, необходимо понять, что они представляют собой и какую роль играют в целом. Итак, переговоры – это деловое общение, которое направлено на достижение совместных решений по обсуждаемым вопросам. Как правило, переговоры подразумевают под собой общение людей, которые имеют схожее мнение и преследуют одинаковые цели.

Роль переговоров в бизнесе

Следует отличать такую коммуникацию от тех, когда партнеры полностью согласны с убеждениями друг друга или, наоборот, настроены критично. Ведь в первом случае это уже сотрудничество, а во втором - конфронтация. Главная цель переговоров – найти оптимальные решения вопроса для обеих сторон и определить совместный план действий.

Как правило, если стороны встречаются для этого, они заинтересованы в сотрудничестве. Поэтому роль переговоров заключается в налаживании плодотворных рабочих отношений.

Структура переговоров

Любой вид переговоров предполагает одинаковую структуру. Опытные бизнесмены стараются выстраивать свою беседу, следуя определенным этапам. Такой подход позволяет экономить время и нацелен на успешное общение. Итак, структура переговоров включает четыре основных этапа:

1. Подготовка.
2. Проведение переговоров.
3. Завершение переговоров.
4. Анализ итогов.

Каждый из этих этапов одинаково важен в процессе делового общения. Важно отметить, что структура процесса ведения международных переговоров абсолютно аналогична той, что приведена выше. Однако стоит помнить, что общение с партнерами из других стран требует еще и дополнительной подготовки, так как существует необходимость изучения традиций, норм общения и прочих деталей тех людей, с которыми придется вести переговоры. Стоит рассмотреть каждый из них подробнейшим образом.

Первый этап: подготовка

В большей степени успех любого делового общения с партнерами зависит от качества подготовки к переговорам. Специалисты на данном этапе структуры деловых переговоров предлагают использовать следующую модель подготовки:

1. Определить предмет переговоров. Важно понимать, о чем будет идти речь, ведь без этого момента невозможно получить выгоду от общения. Как утверждают опытные управленцы, инициатива всегда исходит от того, кто более осведомлен в обсуждаемой теме.
2. Следует составить примерную программу проведения переговоров. Своеобразный сценарий поможет предвидеть исход общения. В зависимости от сложности переговоров сценариев может быть несколько.
3. Необходимо определить моменты, в которых можно уступить партнерам, и те, в которых уступать категорически нельзя. При этом необходимо предусмотреть, что за собой могут повлечь уступки в пользу другой стороны переговоров.

Такая модель весьма универсальна. Однако реализовать такой план действий при подготовке к деловому общению невозможно, если предварительно не были изучены следующие вопросы:

1. Цель переговоров.
2. Партнер (его позиция на ранке, состояние дел и пр.).
3. Предмет переговоров.
4. Присутствующие лица на переговорах.
5. Условия и возможные обстановка.

В процессе подготовки могут быть задействовано множество специалистов, однако тот человек, который будет принимать непосредственное участие в общении с партнером, обязан изучить каждую деталь той информации, которая была заранее собрана. Стоит отметить, что именно качество подготовки определяет исход принятия решений. К примеру, на первом этапе структуры переговоров в продажах изучается то, что будет предлагаться клиенту, цель встречи, платежеспособность клиента и прочие детали, которые позволят продвинуть товар и заключить сделку.

Второй этап: проведение переговоров

Структура переговоров включает в себя на втором этапе следующие методы ведения:

1. Вариационный метод. Строится он на основе того, что заранее известна негативная реакция партнера на выдвигаемые условия. Такие переговоры можно назвать сложными. Поэтому в ходе беседы следует работать с тем, чтобы найти оптимальное решение вопроса при дифференцированном подходе.
2. Метод интеграции. Целесообразно прибегать к этому методу тогда, когда партнер зациклен на собственных интересах, но при этом не учитывает нюансы общественных взаимосвязей. Данный метод направлен на то, чтобы убедить другую сторону в целесообразности оценки потерь в случае пренебрежения общественными взаимосвязями. Главная цель применения этого метода – убедить партнера в том, что ответственность за принятие решений по обсуждаемому предмету лежит на всех сторонах переговоров.
3. Метод уравновешивания. Данный метод подразумевает подбор наилучших аргументов, позволяющих убедить партнера. Это могут быть факты, статистические данные, расчеты и пр. Важно, что при использовании этого метода необходимо становиться на место партнера и оценивать ситуацию с его стороны. Это позволяет в нужный момент подобрать самую правильную аргументацию.
4. Компромиссный метод. Этот метод подразумевает то, что партнеры заранее готовы искать компромиссы, а в случае расхождения взглядов последовательно добиваться соглашения. Компромиссный метод не подразумевает отказ от изначальных условий, он направлен на то, чтобы рассмотреть проблему при использовании всех возможностей. Стоит отметить, что компромиссный метод используется тогда, когда отказ от переговоров и невозможность заключить определенные соглашения грозит двум сторонам неблагоприятными последствиями.

Стадии переговоров на втором этапе

В целом можно выделить следующие стадии переговоров, которые включает структура переговоров на втором этапе:

1. Встреча и вхождение в контакт. Переговоры начинаются уже с того момента, как произошла встреча с партнером, даже если его пришлось сопровождать из аэропорта и вокзала. Данная стадия может быть не так важна с точки зрения предмета переговоров, но в зависимости от того, какое впечатление произведет встречающая сторона на своего партнера, отчасти будет зависеть и исход переговоров.
2. Начало деловой части. На этой стадии происходит привлечение внимания партнера к информации и предмету обсуждения.
3. Передача информации. Эта стадия подразумевает то, что необходимо убедить другу сторону в том, что она поступит мудро, приняв ваши убеждения.
4. Детальное обоснование. На этой стадии происходит аргументация собственных идей и предложений. Другими словами, если партнер заинтересован в предложениях, но до конца не уверен в чем-либо, необходимо аргументировать все вышесказанное и устранить все сомнения.

Третий этап: завершение переговоров

Завершающим этапом структуры переговоров является обязательное подведение итогов. Если ход делового общения был весьма позитивным, то завершение переговоров подразумевает краткое резюме. Это необходимо для того, чтобы каждая из сторон была уверена в том, что все прекрасно друг друга поняли. После этого обсуждается перспектива новых встреч.

В противном случае когда соглашений по итогу переговоров достичь не удалось, то важно сохранить субъективный контакт с партнером. Важно подвести итог тому, в чем удалось найти точки соприкосновения, и проговорить те моменты, которые не устраивают одну из сторон. В конце деловой встречи, которая имеет негативный исход, важно не потерять лицо и постараться разрядить атмосферу непринужденным и дружеским прощанием. Но ни в коем случае нельзя грубо высказываться в адрес партнера и резко прерывать переговоры своим уходом. Стоит помнить, что лучше предложить обсудить вопрос немного позже, перенести переговоры, подготовиться к ним тщательнее и попробовать отыскать такие аргументы, которые бы позволили переубедить в чем-либо другу сторону.

Четвертый этап: анализ переговоров

Даже если стороны и распрощались, переговоры не завершаются на данном этапе. Происходит это только после их детального анализа и подготовки отчета. В целом анализ необходим для сравнения целей делового общения и достигнутого результата, определения дальнейших действий и оценки складывающейся ситуации. Анализ может быть письменным (если этого требует ситуация) или размышляющим (если нет необходимости отчитываться перед вышестоящим руководством).

Понимая структуру переговоров с клиентами и партнерами, намного проще выстраивать общение. Однако, помимо этого, необходимо знать и том, какими могут быть стили переговоров.

Стили

В целом выделяют такие стили переговоров, как жесткий, мягкий, торговый и сотрудничающий. Жесткий стиль подразумевает непоколебимость и концентрацию лишь на собственных требованиях. Мягкий является стратегией приспособления. Чаще всего он используется тогда, когда одной стороне важнее сохранить доброжелательные отношения.

Торговый стиль подразумевает под собой принцип компромисса, когда одна сторона идет на уступки, но при этом «выторговывает» для себя определенные уступки. Сотрудничающий стиль – это общение, настроенное на удовлетворение интересов двух сторон.

Краткий свод правил ведения переговоров

Специалисты в области делового общения рекомендуют придерживаться следующего свода правил, которые помогут наладить общий язык с любым партнером:

1. Нельзя переходить на личности и унижать личность партнера.
2. Нельзя пренебрегать опасениями, высказываниями и чувствами партнера.
3. Нужно не только задавать вопросы, но и объяснять цель получения на них ответов.
4. Если собеседник желает что-либо уточнить или просит повторить сказанное, не стоит раздражаться. Нужно стараться донести информацию так, чтобы всем все было понятно.
5. Нельзя поддаваться эмоциям.

Помимо этого краткого свода, стоит помнить, что следует качественно готовиться, заранее разбирать структуру переговоров и владеть стилями их ведения. Это все поможет справиться с задачей намного лучше.

Правила убеждения в переговорах

Существует несколько советов психологов и опытных менеджеров, которые могут пригодиться в те моменты, когда существует необходимость в чем-либо убедить партнера. В первую очередь необходимо научиться преподносить аргументы. Для начала нужно привести сильный аргумент, затем немного слабее, а в конце выдвинуть самый сильный, так сказать, козырный аргумент.

Во вторую очередь нужно помнить, что нельзя ставить собеседника в неудобное положение или загонять в угол. Уважение – это залог доброжелательных отношений, а убедить в чем-либо можно только тогда, когда человек настроен позитивно.

В-третьих, важно, чтобы предлагаемые аргументы пересекались с интересами партнера. В такой ситуации существует большая вероятность того, что партнер выскажет свое согласие.

Телефонные переговоры

Иногда приходится проводить переговоры по техническим средствам связи. Конечно же, это немного затрудняет коммуникацию, так как становится тяжелее понять реакцию собеседника.

Важно помнить, что структура телефонных переговоров абсолютно такая же, как и в случае с личной деловой встречей:

1. Приветствие.
2. Начало переговоров.
3. Завершение.
4. Анализ.

Общепринятые правила ведения переговоров распространяются и на деловые беседы по телефону. Единственное, что важно запомнить еще – нельзя перебивать речь человека по телефону, даже если его слова противоречат чему-либо.

Заключение

Подводя итог, стоит отметить, что ведение переговоров – это искусство, овладев которым, можно добиться всего, что угодно. Как стало известно, зная 4 этапов структуры переговоров, можно предугадать исход делового общения и предусмотреть множество шагов партнера.

Самое главное для достижения хороших результатов посредством переговоров – следовать приведенным выше правилам и уважать тех, с кем приходится договариваться о чем-либо.