Сбалансированная система показателей – это инструмент, позволяющий точно оценивать сильные и слабые стороны всех подразделений предприятия и компании в целом. Для ее эффективного использования со стороны руководства требуется разработка показателей, актуальных в рамках общей стратегии предприятия. Также необходимо сформировать систему оценки для конкретных отделов компании.
Как появилась
Такая технология управления, называемая еще Balanced Scorecard, используется относительно недавно. Разработали ее на основании исследований, которые были проведены в начале 90-х.
Занимался ими президент консалтинговой фирмы Дэвид Нортон и профессор Роберт Каплан. Их основной задачей являлось выявление новых способов достижения стратегических целей бизнеса и повышения эффективности компании на всех уровнях ее деятельности.
В итоге была получена ССП, сбалансированная система показателей. Это открытие привело к формированию двух основных положений:
- Только финансовых показателей будет недостаточно для сбалансированного (всестороннего) и полного описания состояния компании. Их необходимо дополнить.
- ССП можно использовать в качестве системы управления, а не просто комплексного индикатора состояния предприятия. При этом реализованная концепция способна обеспечить взаимосвязь владельцев компании и руководителей высшего звена с операционной деятельностью менеджмента организации.
Цель системы
Для любой компании важно стабильное улучшение показателей эффективности. Именно для такой цели используется сбалансированная система показателей. Это инструмент, позволяющий соединить стратегические идеи и решения с ежедневными процессами. В итоге все грани деятельности компании направляются на выполнение ключевых задач.
Осуществляется такой контроль при помощи ключевых показателей эффективности. Они позволяют получать несколько уровней оценки:
- характеристики эффективности бизнес-процессов;
- показатели продуктивности работы каждого отдельного сотрудника;
- измерители достижимости целей.
С учетом этой информации можно утверждать, что сбалансированная система показателей – это инструмент не только стратегического, но и оперативного управления.
Основная ценность ССП сводится к тому, что компания, использующая ее, сможет оценивать и контролировать процесс достижения стратегических целей на всех уровнях работы организации. Таким образом, система сбалансированных показателей предприятия не является инструментом работы с отдельной функциональной областью, она объединяет их все одновременно.
По этой причине реализовать такую концепцию в рамках одного направления будет сложно, и нужные результаты получить не удастся.
Польза
Когда топ-менеджеры производят анализ эффективности работы предприятия, они могут упускать отдельные составляющие успеха или неудач, обращая внимание только на финансовые показатели.
В качестве примера можно привести ситуацию с расширением продуктовой линейки. Если не производить увеличение ассортимента, то можно избежать вложений, связанных с модернизацией производства, внедрением дополнительного оборудования и т. д. В итоге расходы снижены и со стороны анализа финансового состояния все хорошо. Но при этом для достижения стратегических целей необходимо именно расширение ассортимента, которое позволит компании занять новые позиции на рынке. И с точки зрения глобального планирования отказ от модернизации - это неправильное решение.
С такими пробелами в аналитике управление результативностью будет периодически сопряжено с непредвиденными итогами. Ведь если нет всей информации о процессах, влияющих на достижение цели, то неизвестно, когда повторятся положительные или негативные изменения.
С целью полноценного, точного контроля различных граней работы предприятия и внедряются такие программы для бизнеса, как ССП. Поскольку она позволяет анализировать любые составляющие производственных и управленческих операций, а также сервис компании. Руководители могут выявлять все факторы, которые оказывают влияние на конечный результат.
С такой информацией они смогут разработать грамотную стратегию управления предприятием, позволяющую значительно повысить уровень эффективности всей деятельности в целом.
Работа с персоналом
Есть организации, качество услуг которых во многом зависит от профессионализма сотрудников, поскольку их квалификация и является продуктом. В качестве примера можно привести консалтинговую или юридическую компанию.
При такой форме ведения бизнеса периодически важно повышать уровень знаний и навыков специалистов. Это необходимо для удержания позиций на рынке или завоевания новой ниши.
На фоне неграмотной аналитики руководство компании может посчитать, что нет необходимости оплачивать курсы повышения квалификации менеджмента, а профильные специалисты способны выполнять задачи без дополнительного обучения. В итоге с точки зрения финансовых показателей решение принято верное, поскольку удалось избежать дополнительных затрат.
Но рынок услуг постоянно развивается, появляются новые инструменты решения задач. С прежним уровнем квалификации привлекать столько клиентов, как раньше, уже не получится. Они будут уходить к более подготовленным специалистам. В итоге компания проигрывает.
Таким образом, для успешного развития бизнеса необходима аналитика, учитывающая все факторы.
Стратегия
Любая серьезная компания имеет разработанный план развития, который включает несколько главных целей. Обычно их не более 5-7. Но иногда бывает так, что цели либо противоречат друг другу, либо не связаны между собой.
Стратегическое управление – это методика, позволяющая избежать подобных ошибок. Когда система сбалансирована и основана на четких правилах построения целей, то становится возможным выполнение ключевых задач на принципиально новом уровне.
При грамотно внедренной ССП для всех граней деятельности компании будут разработаны цели, связанные между собой. Чтобы руководство смогло отмечать ключевые точки взаимодействия, формируется специальная стратегическая карта. Именно на ней отмечаются взаимосвязи между основными целями.
Используя такую систему, топ-менеджеры могут постоянно отслеживать работу специалистов в рамках отдельных направлений, и видеть, помогают они выполнять ключевые задачи или нет.
Структурная идея
Основная особенность Balanced Scorecard сводится к разделению системы на 4 группы с целью приведения ее в сбалансированное состояние. Речь идет о следующих направлениях:
- Первая группа. Сюда входят стандартные финансовые показатели. Владельца компании неизбежно будет интересовать уровень отдачи средств, которые были вложены в предприятие. Поэтому, несмотря на важность хорошо отлаженных внутренних процессов и рыночной ориентации компании, система должна начинаться с данных о финансовом состоянии и заканчиваться ими (итоговая оценка).
- Вторая группа. Здесь внимание уделяется описанию внешнего окружения – клиентов и отношения к ним со стороны организации. Акцент ставится на способности предприятия к удовлетворению заказчика, его удержанию и поиску новых покупателей. Также в учет берется объем рынка и доля предприятия в целевом сегменте.
- Третья группа. Используется для описания способности компании к росту и обучению. В данной части системы стратегического управления организацией основное внимание уделяется информационным системам, поставляющим критические сведения операционным системам, которые обеспечивают взаимодействие между участниками процесса, а также людям, их способностям, навыкам и мотивации.
- Четвертая группа. Она предназначена для характеристики внутренних процессов. Речь идет о разработке продукта, внедрении инноваций, подготовке производства, обеспечении основными ресурсами, изготовлении, сбыте и следующим за ними послепродажном обслуживании.
Элементы сбалансированной системы показателей
На данный момент уже разработаны и проверены на практике базовые требования к программному обеспечению, поддерживающему ССП.
На основании исследований в дизайне системы должны присутствовать шесть элементов, позволяющих осуществлять полноценный анализ и управление:
- Стратегические цели. Они нужны для определения направлений, в которых будет реализовываться стратегия.
- Перспективы. Компоненты, используемые для разделения стратегии. Они позволяют улучшить процесс ее реализации. В большинстве случаев достаточно использования четырех перспектив: процессы, клиенты, персонал и финансы. Но если особенности стратегии предприятия того требуют, список может быть расширен.
- Целевые значения. Они необходимы для выражения в количественной форме того уровня эффективности, которому должен соответствовать конкретный показатель.
- Стратегические инициативы. Сюда относятся как программы, так и проекты, способствующие достижению ключевых целей.
- Причинно-следственные связи. Они используются для объединения стратегических целей таким образом, чтобы достижение одной из них вело к прогрессу в реализации другой.
- Показатели. Речь идет о метрике достижений. Она отражает уровень прогресса на пути к конкретной стратегической цели.
Сбалансированная система показателей – это инструмент управления, который легко адаптировать под задачи конкретного предприятия, но при условии, что концепция будет хорошо структурирована и проработана.
Мотивация
Изначально стоит отметить, что программы для бизнеса по типу ССП не включают прямое взаимодействие с каждым сотрудником отдельно. По этой причине уровень вознаграждения работника привязывается не к его личным результатам, а к уровню эффективности всего подразделения, к которому он относится.
Если правильно реализовать такую схему мотивации, то сотрудник будет максимально активно и с высоким уровнем вовлеченности работать на достижение высоких показателей своего отдела.
В итоге такая схема организации труда приводит к формированию связи мотивации персонала с процессом реализации стратегических целей.
Также растет значимость вклада сотрудника в общее дело. Происходит это благодаря визуализации его влияния на деятельность подразделения и компании.
Таким образом, внедрив грамотную мотивацию и получая ясные точные показатели работы всех отделов, руководители могут осуществлять полноценный контроль за функционированием организации. Это и есть воплощение понятия стратегического управления.
Разумеется, всегда остается риск появления различных отклонений, мешающих достижению запланированных показателей. В этом случае руководство, благодаря внедренной ССП, может осуществить полноценный и точный анализ причин ухудшения результатов и провести корректировку целевых значений.
Такая система дает возможность постоянно иметь наиболее подходящий формат работы системы оперативного управления. Более того, стратегия предприятия не будет терять свою гибкость, изменяясь с учетом новых обстоятельств.
ССП фактически выполняет функцию панели управления бизнесом. Она разработана с расчетом на то, что руководство предприятия будет иметь дело с небольшим количеством контролируемых параметров. При этом топ-менеджмент и владельцы организации смогут быстро получать все данные, касающиеся любых изменений, имеющих значение в рамках деятельности компании или отдельных ее подразделений.
Как правильно использовать систему
Если рассматривать систему сбалансированных показателей на примере организаций, действующих на российском рынке, то можно отметить три ее особенности:
- ССП не заменяет планирование;
- система не может эффективно использоваться без грамотно составленной стратегии развития предприятия;
- основное предназначение ССП – системное управление компанией с учетом взаимосвязи показателей, а также их значений.
Таким образом, систему не стоит использовать для определения ключевых целей и курса деятельности компании в целом. ССП начинает действовать, когда стратегия уже составлена и возникает необходимость быстрого и точного контроля процесса ее реализации.
Например, стоит цель повысить уровень годовой прибыли сельскохозяйственного предприятия. Проведя при помощи ССП анализ всех граней работы компании, руководители на основе полученных данных могут увидеть явную необходимость экономических, технических, организационных и технологических изменений. В итоге они произведут необходимую коррекцию и получат новые результаты.
Стратегическое управление - это система, которая лучше всего работает в процессе достижения целей, рассчитанных на 4-5 лет. При этом для каждой из них должны быть сформированы конкретные показатели и значения. Именно они и будут служить ориентиром в процессе осуществления аналитики.
Сначала нужно определить показатели для всего срока планирования, после чего выработать их для отдельных периодов (от полугода). Далее необходимо выяснить, какие именно действия помогут достичь баланса результатов всех подразделений. После нужно будет составить конкретные показатели для их оценки.
Стоит учитывать тот факт, что иногда несколько отделов отвечают за достижение одного результата. Это может быть выручка, которую дают вместе 2-3 филиала в одном регионе. И такая сумма является одним показателем эффективности деятельности предприятия, и рассматривать ее нужно именно так.
Если изучать систему сбалансированных показателей на примере организации, которая имеет региональные отделения, то необходимым будет использование каскадирования данных. Речь идет о формировании показателей для отдельных подразделений с учетом годовых целей предприятия в целом. Именно за их достижение филиалы и будут нести ответственность.
В итоге деятельность каждого подразделения помогает компании достичь ее стратегических целей.
Итоги
ССП – это инструмент управления деятельностью компании, который необходим любому современному предприятию, стремящемуся к развитию. Такая система позволяет быстро и точно выявлять слабые и сильные стороны производственных, а также управленческих процессов. Используя ее, руководство компании сможет постоянно корректировать стратегию организации и вносить нужные изменения в работу конкретных отделов.
