Одним из самых ценных ресурсов любой компании является персонал. Однако он довольно дорогой. Поэтому крайне важно определить такое количество сотрудников, при котором можно добиться максимального экономического эффекта с наименьшими затратами. Для этого применяются специальные методики и подходы. Определение потребности в персонале является одной из приоритетных задач менеджмента. Как выполняется этот процесс, будет рассмотрено далее.
Виды потребности в трудовых ресурсах
Процесс определения потребности в персонале представляет собой систему выстроенных комплексных мер. Его задачей является достижение конкретно поставленных целей перед производственным процессом. Это довольно сложная процедура, так как нужно определить не только количество сотрудников, которые будут выполнять необходимые задачи, но и создать максимально эффективную систему производства. Поэтому персонал подбирают также в соответствии с их квалификацией, опытом. При необходимости проводятся обучения.
В организации планирование должно затрагивать несколько разных направлений развития. В этом случае процесс планирования в области трудовых ресурсов будет максимально эффективным.
Существуют разные подходы и методы определения потребности в персонале. Чаще всего их делят на 2 основных вида:
- Перспективное. Этот подход еще называют стратегическим. Он связан с будущим организации. Потребность в персонале в этом случае определяется в соответствии с выбранным курсом деятельности организации. При этом в долгосрочной перспективе просчитывается не только количество трудовых ресурсов, но и уровень квалификации сотрудников.
- Ситуативное. Такое планирование позволяет обеспечить производство необходимым количеством ресурсов в ближайшей перспективе. При таком подходе уделяется внимание текучести кадрового состава, а также исследуются показатели количества отпусков, больничных, декретных и долгосрочных отпусков, сокращения и прочее.
Процедуру планирования проводят непрерывно в разные периоды времени. Так, подобная процедура может быть:
- Краткосрочной – до 12 месяцев.
- Среднесрочной – от 1 года до 5 лет.
- Долгосрочной – более 5 лет.
Также опытные менеджеры проводят определение качественной и количественной потребности в персонале. Во втором случае можно установить точное количество сотрудников компании. При качественной оценке определяется потребность в персонале определенной квалификации.
Количественная потребность
Определение качественной и количественной потребности в персонале значительно отличаются. Планирование проводится в обоих направлениях. При определении количественных показателей выбирается метод, при помощи которого можно рассчитать оптимальное число сотрудников в штате. Определение этой величины проводится в определенных временных рамках.
Определение количественной потребности в персонале происходит при помощи нескольких основных показателей:
- Списочная численность сотрудников. Это количество сотрудников по списку на определенную дату. При этом учитывается число выбывших и прибывших работников в день проведения анализа.
- Явочное количество. Численность сотрудников, которые находятся в штате компании и которые должны явиться в этот день на работу для выполнения своих трудовых обязанностей. Если найти разницу между среднесписочным и явочным количеством, получается показатель целодневных простоев по причине отпуска, командировки, болезни сотрудников.
- Среднесписочное число работников. Чтобы отследить количество персонала за определенный период применяется этот показатель. Его используют в ходе расчета средней зарплаты, производительности труда, коэффициентов оборота, текучести кадров и т. д. Если нужно найти среднесписочное количество сотрудников за месяц или иной период, списочную численность за каждый день складывают, делят на количество дней. При этом учитываются выходные, праздничные дни. Если нужно определить средний показатель за год, суммируют среднее количество сотрудников за каждый месяц. Полученный результат делится на 12.
Для определения представленных показателей на производстве ведется учет списочного и явочного состава. При этом источником информации являются приказы о приеме на работу и увольнении с занимаемой должности, о переводе, замещении, временном отсутствии сотрудника по уважительной причине и т. д.
Чтобы рассчитать количество сотрудников на определенную дату, применяют разные методы определения потребности в персонале:
- Метод трудоемкости. Предполагает использование информации о времени трудового процесса.
- Методы расчета. Используют данные о нормах обслуживания, рабочих местах, нормативах численности и управляемости.
- Стохастические методики. Позволяют определить числовые характеристики при помощи корреляционного или регрессионного анализа.
- Метод экспертных оценок. Предполагает проведение простых или расширенных (однократных, многократных) расчетов.
Качественные показатели
Определение качественной потребности в персонале характеризуется значительными трудностями. Аналитик должен определить в ходе подобного исследования не только количество персонала, но и степень профессионализма, квалификации работников, в которых нуждается организация.
Сложность состоит в том, что на данный момент не существует единой системы определения качества труда, потенциала сотрудников. Существует только основной перечень характеристик и качеств, которые определяют степень квалификации, умений работника:
- Экономические. Определяют сложность труда, который выполняет сотрудник, его квалификацию, условия деятельности, стаж и отраслевую принадлежность.
- Личностные. Наличие определенных навыков, дисциплинированность, оперативность, добросовестное выполнение своих обязанностей, творчество и креативность.
- Организационно-технические. Техническое оснащение труда, его привлекательность, уровень организации технологии производства, рационализация.
- Социально-культурные. Активность в социальном плане, коллективизм, нравственное и общекультурное развитие.
Определение потребности в персонале организации по качественным признакам происходит на основе следующих данных:
- Организационная структура.
- Деление сотрудников по профессионально-квалификационному уровню (указывается в производственно-технической документации).
- Требования, выдвигаемые к рабочим местам.
- Штатное расписание структурных подразделений компании.
- Регламент организационно-управленческих процессов.
По каждому качественному признаку производится определение потребности в численности персонала. Общее количество сотрудников, которое требуется для правильной работы организации, определяется при помощи суммирования результатов по каждому критерию. Для этого разрабатываются следующие организационные документы:
- Системные цели, на основе которых построена оргструктура компании.
- Общая организационная структура предприятия и его подразделений.
- Штатное расписание.
- Должностные инструкции. Они также применяются в ходе расчета трудоемкости функций основного и руководящего состава.
Факторы, влияющие на потребность в трудовых ресурсах
Существуют определенные факторы, которые влияют на процессы планирования персонала и определение потребности в персонале.
Они могут быть прямыми или косвенными, внутренними или внешними. Наибольшее влияние имеют следующие факторы:
- Условия рынка труда. Их определяет несколько особенностей. В число условий входят демографическая ситуация, безработица, качество образования, предложение и спрос на рабочую силу в разных отраслях, вовлеченность службы занятости в процессы подготовки специалистов.
- Технологические нововведения. Активный прогресс в современном мире приводит к упрощению человеческого труда, меняет его содержание. Это требует своевременно проводить переподготовку для квалифицированных специалистов.
- Изменения в сфере законодательства. Этот фактор плохо поддается прогнозированию. Имеется в виду законодательство в области охраны труда и занятости.
- Подход к набору кадров конкурентов. Организация должна постоянно контролировать и изучать методики и подходы к работе с персоналом конкурентов. На основе этой информации проводится корректировка собственной кадровой политики организации.
- Цели компании. Они могут быть краткосрочными или долгосрочными и подчиняются общей стратегии.
- Финансирование. Каждая организация располагает определенными финансовыми возможностями. На основе этого выбирается и кадровая политика организации.
- Потенциал кадров. Это основа успешности реализации маркетингового плана. Если кадровая служба предприятия может рассмотреть зону развития, возможностей персонала, это позволяет вовремя закрывать появляющиеся вакансии.
Этапы проведения работы
Существует несколько основных этапов определения потребности в персонале. Чаще всего выделяются три крупных процесса в ходе выполнения подобной задачи.
На первом этапе предприятие проводит анализ собственных ресурсов. Это необходимо, дабы определить, возможно ли в будущем удовлетворить подобные потребности своими силами. При этом важными показателями являются прибыль, оборот компании. У нее должно быть достаточно ресурсов, чтобы оплатить работу сотрудников.
Дальше, на втором этапе, проводится анализ потребности в персонале в прошлом периоде. Делается вывод о целесообразности и эффективности применения трудовых ресурсов. Аналитик выявляет слабые стороны этого процесса. Разрабатывается перспективный план, который позволяет устранить полностью или максимально снизить негативное влияние сдерживающих факторов.
На третьем этапе принимается решение о конкретных действиях в области кадровой политики в настоящий момент. При этом учитываются общие цели и задачи организации. Принимаются решения об удержании и сокращении тех или иных сотрудников. После проведенного анализа определения потребности в персонале может быть принято несколько решений:
- сокращение штата сотрудников;
- привлечение кадров со стороны;
- обучение и переобучение персонала.
Причем перечисленные действия могут проводиться одновременно. Это зависит от ситуации, которая сложилась в организации.
Методы определения потребности
Определение потребности предприятия в персонале производится в соответствии с определенными методиками.
Существует несколько популярных техник:
- Фотографирование рабочего дня. Это эффективный, но очень трудоемкий метод. Для работника определяется спектр обязанностей. В ходе их выполнения происходит регистрация времени. Такой подход позволяет выявить лишние действия. В некоторых случаях принимается решение о необходимости труда конкретного сотрудника в общем производственном процессе или вакансии как таковой. Может потребоваться при небольших объемах работы соединить две единицы штата в одну.
- Расчет согласно нормам обслуживания. Для каждого сотрудника устанавливаются определенные показатели выработки на основе разных стандартов и правил. Владея информацией о ежедневной норме выработки, менеджеры могут выполнить расчет потребности в персонале на некоторый период времени.
- Экспертные оценки. Это один из самых популярных методов. Он применяется в разных компаниях. Мнение руководителей является определяющим при определении потребности в персонале. Но при этом управленцы должны характеризоваться высоким уровнем подготовки и профессионализма. Важно иметь четкое понимание развития данной отрасли в будущем.
- Экстраполяция. На основе текущих данных проводится прогноз на отдаленную перспективу. При этом учитываются возможные изменения. Это может быть рост цен, планируемые действия государства в этой отрасли, ее развитие в будущем и т. д. Этот подход применяется в том случае, если внутренние и внешние условия работы организации стабильные. В нашей стране его можно применять только при краткосрочном планировании.
- Построение компьютерной модели. Руководители подразделений передают информацию, на основе которой строится компьютерный прогноз потребностей организации в рабочей силе на заданную перспективу. Это относительно новый метод, поэтому он еще не успел получить значительного распространения. Он требует существенных финансовых затрат, а также привлечения к работе соответствующих специалистов. Методика больше подходит для крупных предприятий.
Формулы расчета
Определение потребности в персонале производится при помощи специальных расчетов.
Перед выбором формулы нужно определить, к чему предприятие больше склонно в процессе проведения своей кадровой политики:
- К увеличению объема производства, что требует привлечения дополнительного персонала.
- К сокращению количества изготовления продукции, что ведет к высвобождению трудовых ресурсов.
- Объем производства не планируется менять. Потребность в кадрах определяется естественным движением персонала в случае увольнения, декрета, достижения пенсионного возраста и т. д.
Поэтому в плановых отделах предприятий происходит расчет и обоснование роста производства. Для повышения производительности труда учитывают все факторы. Чтобы определить плановое число сотрудников, применяется формула:
Чпсп = Чбп * И + ОИ,
где Чпсп – средняя плановая численность персонала в плановом периоде, Чбп – численность персонала в прошлом (базисном) периоде, И – индекс изменения объема производства в будущем, ОИ – общее изменение численности персонала в базисном периоде.
Среднесписочное число сотрудников
Определение потребности в персонале может быть выполнено и по другой формуле. Определить среднесписочное количество сотрудников можно так:
Чсс = Чяв * Ксс,
где Чсс – численность среднесписочного состава, Чяв – количество работников, которое необходимо для выполнения задания в течение одной смены, Ксс – коэффициент среднесписочного состава персонала.
Способы покрытия потребности
Когда потребность в трудовых ресурсах будет определена, намечают пути ее покрытия:
- Внешние. В этом случае внимание обращают на выпускников профильных учебных заведений, центров кадровой переподготовки, а также на предложения кадровых агентств, отрытый рынок труда.
- Внутренние. Персонал компании проходит переподготовку, повышает свою квалификацию. Для этого проводится повышение квалификации для возможности карьерного роста. Этот подход снижает текучесть персонала.
Численность вспомогательного персонала
Определение потребности в персонале вспомогательного типа проводится также по простой формуле:
Чсвр = Крм * РС * Ксс,
где Чсвр – численность списочная вспомогательных сотрудников, Крм – количество рабочих мест для вспомогательных сотрудников, РС – количество рабочих смен в одних сутках.
