Когда упоминается организационная система, то под этим подразумевают определенную структуру, которая состоит из отдельных подразделений. Они между собой взаимосвязаны исходя из определенных соображений. А именно зависимо от поставленных перед подразделениями и фирмой целей и согласно выполняемым функциям. При этом предусматривается наличие руководящих работников (центров), которые могут принимать решения и являются ответственными за деятельность подразделений.
Общая информация
Вопросы, рассматривающие проектирование и формирование организационных систем управления, актуальны не только для недавно созданных предприятий, но и для тех коммерческих структур, которые уже действуют, но им предстоит функционировать в других условиях. Для этого необходимо изменять состав и структуру выполняемых обязанностей и решаемых задач. Первым делом в таком случае проводится анализ формального построения. Уделяется внимание составу структурных подразделений, численности задействованных в них сотрудников, насколько они соответствуют сложности и структуре выполняемых работ и тому подобные аспекты.
Во время проведения анализа необходимо последовательно изучить все важные элементы предприятия. К таковым относится информационное обеспечения и взаимодействие, ресурсно-технологическое снабжение, соответствие трудовых ресурсов существующим запросам, взаимозаменяемость. Когда изучается организационная система управления, то необходимо обеспечить наличие ответа на два вопроса:
- В какой мере то, что уже есть сейчас, может поспособствовать или помешать реализации выбранной стратегии действий?
- На какие уровни следует возлагать решение конкретных задач?
Поиск ответов
Существует довольно большое количество подходов, позволяющих разобраться с целями. Поскольку рассматривать их всех довольно проблематично, внимание получит только два:
- Конкретные постановки личных задач и целей перед исполнителями.
- Краткий организационный анализ.
Оба подхода направлены на то, чтобы выявить, каков личный вклад сотрудника в выполнении главной задачи предприятия. Важны также методы управления организационными системами. Если же кратко, то действовать приходится с помощью таких методик:
- Метод самоанализа. Особенное внимание уделяется административному и управленческому персоналу. Преследуется цель повышения эффективности работы работников умственного труда. Основной упор делается на способствовании решению задач, реализации стратегии компании и достижения установленных целей. По сути, в данном случае предусмотрено движение от крупного к деталям. Реализовывается такая последовательность: задачи предприятия - его стратегия - цели - функциональная организация. Только затем уже должности - работники - их обязанности и мотивация.
- Метод анализа снизу вверх. Он уже отталкивается от отдельного работника и его сформулированных задач и целей. Данный метод позволяет связывать труд отдельных сотрудников с деятельностью предприятия и реализовываемой стратегией процветания. Хотя очень часто встречаются нарекания, что теоретические положения продуманы хорошо, а вот реализация на практике оставляет желать лучшего.
Больше про самоанализ
Данный метод позволяет подготавливать эффективные рекомендации, которые направлены на улучшения всей организационной структуры и производительности компании благодаря уменьшению дублированной работы, сокращению расходов на управление, регулированию загруженности руководителей, отделению функций исполнителей. Каков же конечный результат осуществленной работы? Организационная система управления, построенная с использованием самоанализа, предусматривает ориентацию на такие принципы и представления:
- Руководство получает заработную плату за осуществление реального управления. Поэтому большую часть времени оно занимается направлением, измерением, подготовкой и инструктированием. В этом помогает планирование, помощь в организационной работе, составление финансовых планов, анализ текущего положения и тому подобные действия.
- Руководитель должен в своем подчинении иметь достаточно людей, чтобы ими было занято все его внимание. Но при этом должно хватать времени на всех.
- Следует стремиться к тому, чтобы количество звеньев в организации было минимальным.
- Исполнители должны заниматься ограниченным числом хорошо продуманных заданий, выполнение которых непосредственно приблизит достижение поставленных организацией целей.
- Четкое понимание того, что хочет руководство, может искажаться из-за неэффективной передачи информации. Довольно распространенная причина – очень большое количество звеньев. В результате понижается способность внесения изменений, самостоятельного решения проблемы, поиска других путей.
Проведение самоанализа возможно в любой организации. Данный метод имеет шесть стадий: подготовка, сбор данных, обработка информации, анализ, отчет, дальнейший контроль. В результате оформляются письменные рекомендации, в которых рассматриваются вопросы совершенствования организационной структуры.
Метод анализа снизу вверх
Благодаря постановке персональных целей и задач закрепляется именно то, в чем и заключается вклад сотрудника в процесс достижения поставленных значений и параметров. Внимание уделяется:
- Рассмотрению нужных условий для интеграции процесса работы каждого сотрудника с задачами, целями и стратегиями, которые и обеспечивают адекватность организационной структуре.
- Создание предпосылок, чтобы каждый был заинтересован в достижении наилучшего результата.
- Метод анализа снизу вверх также позволяет оценивать индивидуальный труд.
Следует отметить, что рассматриваемый подход можно использовать не только для анализа, но и в решении некоторых ключевых проблем, которые связаны с управлением организацией. К таковым относится:
- Определение процесса достижения цели благодаря диалогу относительно ее постановки и пути выполнения.
- Сосредоточение внимания сотрудников на ожиданиях результатов деятельности.
- Формирование программы выполнения работы благодаря конкретизации сроков решения определенных задач.
- Облегчение управления системой заработной платы, возможность создать разумную основу для выдачи вознаграждения за отменное исполнение своих обязанностей и достижения в труде.
- Оценивание того, следует ли работника продвигать по службе и есть ли у него хорошие задатки.
Поэтому данным методом очень хорошо дополняется организационно-правовая система управления, которая стандартизирует подходы к максимальному количеству ситуаций.
О функциях
Основными и наиболее важными являются: организация, планирование, нормирование, координация, мотивация, контроль и регулирование. Это находит проявление в структуре, правилах, культуре, процессах. Управление организационной системой предусматривает использование совокупности методов и приемов, их рационального сочетания, установленной взаимосвязи для того, чтобы руководить элементами во времени и пространстве. Необходимо стремиться к тому, чтобы были созданы наиболее благоприятные условия. В данном случае функции управления организационными системами должны быть четко прописаны, оговорены, разграничена ответственность разных лиц.
И это не просто слова. Следует помнить, что функции являются особыми видами специализированной управленческой деятельности, которые выделились в процессе разделения труда. Каждая из них реализуется в комплексе управленческих задач. Также необходимо помнить, что функции являются повторяющимся видом деятельности. Они могут выполняться одним лицом, подразделением или их группой. Количество функций и состав зависит от ряда факторов: масштаба, уровня и структуры развития производства, размера организации, связей компании с другими подобными объектами, самостоятельности, уровня технической оснащенности.
Специфика выполняемых обязанностей
Функции управления должны обеспечивать руководство и обслуживание деятельности организации. Каждая из них должна иметь конкретное назначение, повторяемость, однородность содержания. Также функции обязаны носить объективный характер. Это определено необходимостью непосредственно самого процесса управления в условиях, когда обеспечивается совместный труд людей. К тому же функции – это основа для определения численности и структуры аппарата управления. Он должен объединять все относительно обособленные, хотя в целом неразрывно связанные структуры. Во многом на них влияют цели организационной системы управления.
Перечень функций
Чтобы еще лучше разобрать данную тему, давайте рассмотрим, с чем приходится сталкиваться на практике:
- Организационная функция. Занимается практическим воплощением планов и программ. Реализуется благодаря созданию организации, формированию ее структуры, распределению работы между подразделениями и сотрудниками, а также посредством координации их деятельности.
- Мотивационная функция. Она специализируется на определении потребностей людей, а также выборе наиболее действенного и подходящего в данном случае способа их удовлетворения. Все это делается для обеспечения максимальной заинтересованности работников в процессе достижения целей, который стоят перед организацией.
- Контроль. Он необходим для того, чтобы своевременно выявлять ошибки, надвигающиеся опасности, отклонения от требуемых стандартов, и создает основу для постоянного совершенствования.
Дополнительные функции
В организации адекватными должны быть:
- Функции нормирования. Их следует рассматривать как процесс выработки научно-обоснованных расчетных величин. С их помощью осуществляется оценка количественных и качественных параметров.
- Функция планирования. Необходима для строгого регламентирования поведения объектов в процессе реализации поставленных перед сотрудниками целей и задач.
- Функция координации. Обеспечивает организацию согласованной и слаженной работой при выполнении плановых заданий.
- Функция регулирования. Непосредственно пересекается с контролем и координацией. Если под влиянием внешней/внутренней среды происходят отклонения от требуемых параметров, то необходимо отрегулировать ситуацию, чтобы она была в отведенных рамках.
О задачах
Организационная система создается для того, чтобы достигать определенной цели. Например, получение максимально возможных доходов. Или 100 миллионов рублей. Как бы там ни было, но на пути к цели приходится решать ряд задач, которые и позволят достигнуть ее. Следует отметить, что они отличаются по своему масштабу, последствиям, важности, влиянию на будущее и сложности воплощения.
Задачи управления организационными системами на самом высшем уровне являются наиболее важными и существенными в плане получения результатов. Ведь если что-то неправильно делает низовой работник, то это еще относительно можно пережить. Особенно если оперативно выявить и пресечь. Тогда как ошибки самого высшего руководства обладают куда более разрушительными последствиями. К тому же остановить их достаточно сложно, для этого необходимо заручиться поддержкой акционеров/учредителей.
Но актуален еще и процесс выявления. Ведь в наших условиях так уж устроено, что высшее руководство на постоянной основе не проверяется. А узнать про то, что ход событий идет не так, как следует, можно или осуществляя контроль, держа руку на пульсе событий, или заметив аномалию в отчетности, которую управленцы предоставляют собственникам. Чтобы поставленные задачи эффективно выполнялись, необходимо проследить, дабы была адекватная организационная структура системы управления, для которой не существовало бы неподотчетного лица.
О развитии
Организационные системы не стоят на месте как камни. Всегда осуществляется какое-то движение (не обязательно в лучшую сторону). Но если смотреть с высоты тысячелетий, то управление организационно-экономическими системами все же совершенствуется и развивается. Иногда на это влияет разработка новых методик и подходов. Может оказывать влияние и научно-технический прогресс. Например, что собой представляет управление без использования информационных технологий? Даже если человек трудится сам в статусе индивидуального предпринимателя, компьютер/смартфон помогает вести учет, отправлять данные в налоговую службу, органы статистики и ряд других структур.
Но можно ли сказать, что сейчас удалось достичь венца в развитии? Увы, нет. Даже несмотря на те технологии и методики, которые уже есть, радоваться еще слишком рано. Ведь сколько различных потрясающих открытий еще ждет человечество в будущем. Взять, к примеру, искусственный интеллект. Когда будет разработан образец данного решения с хорошими показателями результативности, то, что сможет сделать такой сотрудник, которому не нужно спать, отдыхать и получать заработную плату, просто поразит и заставит приспосабливаться под новые условия.
