Протокол заседания - это документ, отражающий информацию о рассматриваемых на заседании вопросах и принятых решениях. Он относится к организационно-распорядительной документации. Сведения в протокол вносятся секретарем заседания или другим уполномоченным лицом на основании диктофонной или ручной записи. До начала заседания должны быть подготовлены все необходимые документы: повестка дня, список участников, тексты выступлений, а также проекты возможных решений.
Протокол заседания комиссии или другого органа власти может быть издан в полной или краткой форме. Последняя не включает в себя ход обсуждения решаемых вопросов и фиксирует только принятые решения.
Протокол в полной форме обычно включает две части - вводную и основную. Вводная содержит фамилии (а также инициалы) председательствующего, секретаря и участников заседания, а также присутствующих лиц. Если число присутствующих больше 15, делается ссылка на обязательный полный список фамилий. Если присутствующие относятся к разным органам власти, для каждого указывается должность и место работы.
Кроме того, во вводной части должна быть обязательно указана повестка дня с перечислением вопросов в порядке значимости и указанием фамилии докладчика по каждому вопросу.
Протокол заседания в своей основной части состоит из разделов в соответствии с повесткой дня. Текст каждого из пунктов, как правило, строится по краткой схеме:
- Слушали: ФИО.
- Постановили (или решили): ФИО.
Краткое содержание каждого выступления заносится в текст протокола или прилагается в виде отдельного материала (при этом в тексте протокола делается пометка с соответствующей ссылкой). В случае голосования приводятся его итоги. В протокол обязательно должно вноситься принятое по каждому пункту решение.
Протокол заседания должен быть подписан председателем, а также секретарем заседания. Датой протокола считается дата проведения совещания или заседания. Каждому протоколу дается порядковый номер отдельно по соответствующей группе протоколов, при необходимости с буквенным кодом. Нумерация ведется по нарастающей в течение года.
Протокол заседания совета директоров имеет свои особенности. Общие требования к этому документу приводятся в тексте ФЗ "Об акционерных обществах" (ст.68). Кроме того, в случае если совет директоров на заседании принимает постановление о выпуске акций (ценных бумаг), то, согласно утвержденным в РФ Стандартам эмиссии ценных бумаг протокол такого заседания должен отражать результаты поименного голосования всех членов совета. Это основное нормативное требование к протоколу.
На практике оформление таких протоколов может сильно различаться по способу составления и степени детализации. Одни протоколы соответствуют подробной стенограмме заседания с отражением всех реплик и задаваемых вопросов. Требование к такому ведению протокола обычно зафиксировано в положении о совете директоров.
Другая крайность - предельно краткий протокол заседания, включающий только сведения о составе участников, повестку дня, формулировку поставленных вопросов и принятых решений.
Оптимальный вариант обычно представляет собой нечто среднее. Чрезмерно подробный протокол составляется, как правило, на основании аудиозаписи заседания. При ее расшифровке возможны неточности, искажающие смысл решаемых вопросов. К тому же не следует забывать, что право быть ознакомленным с протоколом заседания имеет любой акционер. При обсуждении коммерческих вопросов подробный протокол может зафиксировать массу сведений, являющихся коммерческой тайной.
С другой стороны, излишняя краткость протокола может навести рядовых акционеров на мысль о формальном подходе и недостаточной эффективности работы совета директоров. Желательно по каждому вопросу указывать инициаторов и участников дискуссии, аннотацию выступления, суть и авторов задаваемых вопросов. Данный подход, помимо прочего, позволяет более эффективно оценить вклад каждого участника.
