Инвентаризация представлена процедурой сравнения имеющихся активов с теми сведениями, которые имеются в учетной документации компании. Процесс проводится специальной комиссией, назначаемой путем издания приказа руководителем предприятия. Нередко в результате процедуры выявляются недостача или излишки. Поэтому оформление результатов инвентаризации должно осуществляться с помощью грамотных и официальных документов. Они составляются и подписываются членами комиссии.
Понятие инвентаризации
Она представлена стандартным и часто используемым способом бухгалтерской проверки состояния и движения разного имущества и денег на предприятии. С ее помощью выявляются расхождения между записями в учетной документации и фактическими остатками разных предметов или денежных средств в компании.
Проводится инвентаризация в отношении разного имущества предприятий. Во время ее реализации учитываются специальные Методические указания, утвержденные Приказом Минфина № 49. Здесь же приводится порядок оформления результатов инвентаризации.
Цели проведения
Инвентаризация может проводиться несколько раз в год на основании приказа, издаваемого директором компании. Обязательно реализуется процесс, если фирма выкупается, передается в аренду или продается. Дополнительно он выполняется перед формированием годовой отчетности, смене материально ответственного лица или при выявлении хищения в компании. Основные средства должны изучаться раз в три года. После разных стихийных бедствий или ЧС фирмы обязательно выявляют полученные убытки, для чего проводится инвентаризация.
С помощью данного процесса можно достичь нескольких целей:
- проверка грамотности ведения учета бухгалтером компании;
- обнаружение разных неучтенных операций;
- выявление ошибок, допускаемых сотрудниками бухгалтерской службы;
- контроль над сохранностью ценностей и своевременностью расчетов;
- проверка состояния и условий хранения имущества;
- выявление товаров, которые являются неходовыми или залежавшимися;
- проверка добросовестности работы материально ответственных лиц;
- изучение движения товарных запасов на предприятии;
- обнаружение операций, которые по разным причинам не были отражены в бухгалтерском учете.
Для достижения вышеуказанных целей важно грамотно изучить порядок проведения и оформления результатов инвентаризации. Если документация, составляемая после этого процесса, будет содержать какие-либо нарушения или ошибки, то результаты не признаются достоверными.
Виды процесса
Инвентаризация может быть представлена в нескольких видах. Она может быть полной или частной, а также выборочной или сплошной.
Дополнительно выделяют процедуру внеплановую, плановую, контрольную или повторную.
Как проводится?
Проведение инвентаризации и оформление ее результатов – это сложные процессы, которые реализуются только инвентаризационной комиссией. В нее входят специалисты компании, которые не заинтересованы в результатах процесса, а также обладают нужными знаниями и опытом.
Процедура инвентаризации делится на следующие этапы:
- первоначально издается приказ руководства, на основании которого начинается этот процесс;
- назначается инвентаризационная комиссия;
- выбранными специалистами изучаются приходные и расходные документы, а также разные отчеты относительно движения денег или материальных ценностей;
- председатель комиссии визирует всю документацию, которая прикладывается к реестрам;
- составляются расписки материально ответственными лицами;
- производится сравнение реальных материальных ценностей с записями в документации;
- в конце процесса могут осуществляться контрольные проверки;
- только после того оформляются результаты.
Комиссия должна грамотно составить документы о полученных итогах, которые далее передаются для изучения руководителю предприятия. Грамотное оформление результатов инвентаризации является залогом законной и прибыльной деятельности компании. Именно поэтому к проведению процесса не допускаются люди, которые заинтересованы в полученных итогах.
Порядок документального оформления результатов инвентаризации
В конце процесса должны быть подготовлены многочисленные документы. Они изучаются и заполняются членами инвентаризационной комиссии, после чего передаются для изучения руководству фирмы. На основании этих бумаг принимаются решение о привлечении к ответственности материально ответственных лиц или бухгалтеров, поэтому члены комиссии должны серьезно относиться к оформлению результатов инвентаризации. Документы, которые составляются в этом случае, представлены следующими бумагами:
- приказ, на основании которого начинается процедура проверки, причем издается он руководителем предприятия;
- журнал контроля, в котором указывается, как выполняются приказы директора членами инвентаризационной комиссии;
- опись разного имущества, представленного основными средствами, нематериальными активами, товарами или денежными средствами;
- акт изучения отгруженных ценностей;
- опись имущества, принятого на хранение или находящегося в пути;
- акт инвентаризации драгметаллов или драгоценных изделий;
- опись ценных бумаг и БСО;
- акт проверки расчетов, производимых с покупателями, кредиторами, дебиторами или поставщиками;
- сличительные ведомости, составляемые в отношении основных средств или другого имущества;
- акт контрольной проверки, с помощью которой можно убедиться в правильности реализации процедуры;
- приказ руководства относительно полученных результатов.
Каждый документ обладает своими особенностями. Именно правильное документальное оформление результатов инвентаризации позволяет пользоваться ими для привлечения к ответственности нарушителей или выявления фактов хищения.
Правила издания приказа
Инвентаризация проводится исключительно на основании официального распоряжения, издаваемого руководителем предприятия. Этот документ включается в книгу контроля, на основании которой оценивается результативность и оперативность выполнения распоряжений директора.
Пример такого приказа можно изучить ниже. Документ может формироваться даже для проведения внеплановой ревизии.
Нюансы составления описей
Оформление результатов инвентаризации заключается в формировании разных актов и описей. К правилам их составления относится:
- в них вносятся актуальные данные, появляющиеся в процессе проведения проверки членами комиссии;
- заполнять их можно с помощью компьютера или вручную;
- не допускается наличие ошибок, помарок или исправлений;
- название разных ценностей, которые подвергаются проверке, непременно прописываются на основании сведений из номенклатуры;
- единицы измерения должны быть такими же, как и в учетной документации;
- на всех страницах описей приводится количество материальных ценностей, которые были выявлены фактически, а также их число на основании учетных документов;
- если допускается ошибка, то она должна исправляться путем зачеркивания, после чего выше приводятся верные данные, а также такое исправление заверяется подписью председателя комиссии и материально ответственным лицом фирмы;
- в описях не может быть пустых строк, поэтому все оставшееся место просто прочеркивается;
- в конце документов ставится отметка о том, что были проверены расценки и таксировки, а также все расчеты были произведены членами комиссии.
Если инвентаризация проводится по причине смены материально ответственного лица, то на документе ставится подпись бывшего сотрудника и нового работника.
Приказ руководителя по результатам проверки
Оформление и учет результатов инвентаризации – это значимый этап данной процедуры. В нее обязательно включается издание приказа руководством фирмы. Данное распоряжение формируется только после того, как директор фирмы изучит акты инвентаризации, сличительные ведомости, описи и другие аналогичные документы.
На основании полученных данных принимается решение руководством относительно итогов проверки. Утверждается такое решение с помощью официального приказа. В этот документ включаются следующие данные:
- название компании;
- выбранная организационная форма;
- дата издания документа;
- приводятся документы, на которые ориентировался руководитель организации в процессе принятия решения;
- утверждаются результаты проверки;
- приводится порядок, на основании которого будут устранены выявленные нарушения или расхождения;
- назначаются лица, являющиеся исполнителями приказа, а также ответственными за исполнения решения директора.
Подписывается данный приказ непосредственным руководителем фирмы, а после этого визируется бухгалтером, который обязан ознакомиться с составленным текстом. После этого документация передается в бухгалтерию, сотрудники которой являются ответственными за исполнения решения директора.
Почему требуется документальное оформление?
Обязательно по итогам проверки должны составляться официальные первичные документы. Именно они подтверждают, что была проведена качественная инвентаризация, а также все выявленные сведения являются достоверными.
Правильное оформление результатов инвентаризации дает возможность сделать вывод относительно того, насколько сведения из бухучета соответствуют фактическому количеству разных ценностей. Нередко с помощью ревизии удается выявить недоимки, мошенничество или вовсе хищение со стороны работников компании.
Заключение
Инвентаризация является значимым способом проверки правильности ведения бухучета. Ее результаты должны грамотно оформляться, для чего составляется множество первичных документов. Они должны формироваться непосредственно членами инвентаризационной комиссии, после чего изучаются и подписываются руководителем фирмы.
На основании этих документов можно оценить, насколько правильно ведется бухгалтерский учет в организации.
