Работа с документами важна в любой компании и любом учреждении. Для упорядочивания данного процесса в 2009 г. правительством были утверждены правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти № 477 (далее правила). Рассмотрим основные принципы этого процесса, а также виды документов, согласно правилам, в статье.
Немного истории
Российское делопроизводство развивалось в 3 периода. Это дореволюционное время, при котором появилось приказное, коллежское и исполнительное делопроизводство; СССР, когда была разработана единая гос. система и произошел переход к документационному обеспечению управления; современное делопроизводство.
Рассматриваемое в статье делопроизводство появилось в результате проведения реформ Александра 1. Высшими госучреждениями тогда были Сенат, Комитет Министров, Госсовет и Совет Министров. Их деятельность основывалась на коллегиальности.
Вместе с образованием министерств был дан толчок к развитию управленческой системы делопроизводства. Организационное устройство стало носить одинаковый характер, управленческие решения принимались единолично должностными лицами в пределах имеющейся компетенции. Также был заложен принцип иерархии, при котором функции распределялись в строгом соответствии с обязанностями чиновников тех или иных подразделений. Все это оказало большое влияние и на делопроизводство министерств.
Исполнительное делопроизводство вчера и сегодня
До принятия правил действовала типовая инструкция по исполнительному производству. Однако она была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций в РФ, в отличие от Правил, которые издало Правительство РФ. Надо сказать, что Правила стали первым документом по делопроизводству, который был принят на таком высоком уровне.
Данные Правила относятся к следующим структурам:
- Министерства, службы и агентства федерального уровня, которыми руководит президент, а также структуры, которые подведомственны данным министерствам.
- Министерства, которыми руководит правительство, а также подведомственные структуры.
- Службы и агентства федерального уровня, которыми руководит правительство.
Также данные правила действуют в отношениях региональных и муниципальных органов. В данном случае документ предусматривает такое широкое применение на законных основаниях. А действующая ранее инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти напрямую предназначалась только федеральным органам, но фактически применялась везде, даже негосударственными организациями.
В разделе 6 Правил говорится о наличии обязательных данных о документе, которые следует включить в документооборот электронного формата, а также поиска и учета (подробнее об этом рассказывается ниже). Для оптимизации процедуры в отдельных подразделениях разрабатываются методические инструкции по делопроизводству в исполнительных органах. В них все процессы конкретизируются.
Нередко госструктурам необходимо вести переписку с другими органами, так же как с юрлицами и физлицами. С этой целью руководствуются положениями Постановления Правительства № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Данные нормы особенно требуются в случае, если по тем или иным причинам адресат стремится уклониться от информации.
Оформление
В отношении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти нужно уточнить следующее. Они не относятся к тем документам, которые содержат информацию о государственной тайне. По отношению к последним применяются иные инструкции.
Делопроизводство федеральных органов исполнительной власти с другими документами фиксируется в соответствующей инструкции, которую государственный орган разрабатывает на базе Правил с учетом специфики своей деятельности. Инструкция утверждается руководством госоргана в сфере архивного дела.
О том, как создаются документы, говорится в разделе 3 Правил. Так, в них повторяются отдельные положения, которые указаны в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Соответствующие документы должны быть оформлены следующим образом:
- На бланках. Они содержат реквизиты в верхнем левом углу листа, если используется угловой вариант или посередине вдоль верхнего поля – при использовании продольного варианта.
- На стандартных листах А4 или А5.
- В качестве электронных документов.
Документы, которые оформляются на стандартных листах и бланках, имеют поля по 20 мм и 10 мм.
Основная информация в документах
К списку реквизитов, которые должны содержаться на бланке, а также другой информации относят следующие данные:
- Герб России.
- Название государственной структуры.
- Должность того, кто поставил свою подпись.
- Должностного лица.
- Вид документа.
- Место его издания.
- Справочная информация об исполнительной госструктуре.
- Адресат.
- Дата составления.
- Номер, данный при регистрации.
- Название документа.
- Текст.
- Перечень приложений.
- Гриф о согласовании и утверждении.
- Виза и печать или заверение копии.
- Данные об исполнителе.
- Отметка о произведенном контроле.
- Отметка об исполнении.
- Отметка о том, что в документе содержится конфиденциальная информация.
Согласование документов осуществляется посредством визирования уполномоченным лицом. Если же он образован непосредственно в исполнительном госоргане, то согласование осуществляется с другими госструктурами, после чего оформляется соответствующий лист, протокол или письмо.
Документооборот
Документооборот исполнительного делопроизводства состоит из следующей документации:
- Входящей.
- Исходящей.
- Внутренней.
Отправка и доставка выполняется посредством почты, электронной связи или фельдъегерской связи.
Входящие документы
С входящими документами должны проводиться следующие манипуляции:
- Первичная обработка, при которой проверяется доставка, наличие документов, их распределение по принципу необходимости регистрации или отсутствии таковой.
- Регистрация. Обычно она осуществляется в тот же день, что и поступление или создание документа.
- Его рассмотрение руководством исполнительного органа.
- Передача должностному лицу с целью исполнения. Если исполнителей – несколько, то документ передается ответственному лицу, а остальным направляются копии.
- По результатам исполнения размещение документа в дело.
Если речь идет о документах в виде обращений граждан, то они рассматриваются отдельно.
Исходящие и внутренние документы
Создаваемые документы после их заключения руководством исполнительного госоргана передаются в службу, которая занимается делопроизводством. Там они проверяются на предмет правильности оформления, комплектности и соответствия необходимого числа экземпляров. Если выяснится, что документ оформлен неправильно, то он возвращается. Регистрация осуществляется после подписания или утверждения – в тот же или следующий день. Отправка производится в аналогичные сроки.
Документы передаются между отделениями посредством использования службы делопроизводства. Также служба обобщает и анализирует данные о числе входящих, составленных и исходящих бумаг, и представляет их руководству.
Документальный фонд
В процессе делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти создается документальный фонд, который состоит из документов, сформированных в соответствующий период. Их список разрабатывается и согласовывается с госорганом в области архивного дела.
Создание документального фонда производится соответствующей службой посредством образования номенклатуры дел, их оформления, сохранения, учета и передачи в архив. Работа с номенклатурой осуществляется в следующей последовательности:
- Составление на базе дел подразделений исполнительного госоргана. Названия подразделений – это названия соответствующих разделов.
- Согласование главной экспертной комиссией исполнительного органа, а также его руководителем в течение года, введение в законную силу с начала следующего года.
- Раз в 5 лет согласование с экспертной комиссией архивного отдела, куда передаются дела на постоянное хранение.
- Согласование с экспертной комиссией архива при изменении структуры и направлений деятельности исполнительного госоргана.
Выдача дел
Дела формируются согласно с их номенклатурой и соблюдением правил систематизации документации, их группирования на хранение временного (до десяти лет и больше) или постоянного типа. До передачи дел в архив на хранение или уничтожение, согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, они содержатся в подразделении по месту их создания.
Дела могут быть выданы сотрудникам в пользование на временной основе. Период устанавливается руководителем исполнительной структуры. После указанного срока их следует вернуть в архив. Если запрос поступает от других госорганов, то их выдают с разрешения руководителя исполнительного госоргана или его заместителя, в чью компетенцию входит решение подобных вопросов.
В отдельных случаях с разрешения руководителя документы могут быть изъяты из дел постоянного хранения. При этом делается копия, которая заверяется в установленном порядке, а также составляется акт о причинах выдачи.
Дела передаются в сроки, установленные Правилами. При постоянном или временном хранении более десяти лет их передают не раньше, чем через год и не позже, чем через 3 года с момента использования или хранения в соответствующих подразделениях. В архив дела передаются по описи и по личному составу. А вот дела временного хранения до десяти лет, не передаются в архив, но уничтожаются. Опись составляется на основе номенклатуры дел.
Формирование номенклатуры, описи, их оформление и уничтожение дел временного хранения определяется госорганом.
Электронные документы
В государственных исполнительных органах кроме стандартного, выполняется документооборот в электронном формате. Подобные документы подписываются с использованием электронных цифровых подписей, которые применяются на основе Закона «Об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ.
Прием и отправка подобных документов выполняется службой исполнительного делопроизводства. После получения данных документов служба проверяет электронную цифровую подпись на предмет подлинности. Когда передаются электронные документы, которые поступили на рассмотрение руководству, а также при их направлении в подразделения и исполнителями, передаются также и сведения о регистрации. При их рассмотрении и согласовании могут использоваться приемы подтверждения действий с электронными документами, когда соответствующая подпись не применяется.
Учет осуществляется в системе электронного документооборота, в котором единицей считается электронный документ. Исполненные документы систематизируются в дела, согласно номенклатуре. При ее составлении указывается, что дело ведется в электронном формате.
Хранение и уничтожение электронной документации
После конечной стадии делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (по исполнению документов) они хранятся в течение периода, который предусмотрен для аналогичных бумажных документов. После того, как установленный срок закончится, они подлежат уничтожению. Этот процесс производится на основании акта руководителя исполнительного госоргана.
Какие сведения должны указываться при учете?
Для быстрого поиска и учета электронных документов используются следующие сведения:
- Данные об адресанте и адресате.
- Данные о должностном лице, которое поставило подпись.
- Вид электронного документа.
- Дата и номер.
- Дата поступления и номер регистрации.
- Ссылка на исходящий номер и дату.
- Название текста.
- Индекс.
- Информация о переадресации.
- Число листов.
- Число приложений.
- Указания об исполнении.
- Сведения об исполнителе.
- Указание на конфиденциальность.
Заключение
Делопроизводство в органах исполнительной власти в настоящее время осуществляется на базе соответствующих Правил, которые приняты Правительством страны. Согласно им, документы бывают входящими, исходящими и внутренними. Каждый из них составляется в соответствии с установленными принципами на бланках листов определенного формата или в виде электронных документов, и имеет всю необходимую информацию, достаточную для быстрой идентификации, учета и поиска.
