Здравствуйте, уважаемые читатели! Каждый кассир обязан сдавать отчет после смены. От того, насколько правильно он заполнен, зависит финансовая дисциплина компании. Я расскажу, какие требования предъявляются к этому важному документу, поделюсь советами по его корректному оформлению. Это поможет избежать штрафов и недоразумений с налоговой. Приступим!
Назначение и виды отчетов кассира
Отчет кассира предназначен для фиксации данных о движении денежных средств в кассе компании. В нем указывается информация о размере полученной за день или смену выручки, а также о суммах возвратов наличных денег покупателям.
Различают несколько основных видов отчетов кассиров:
- Справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6)
- Z-отчет при работе с онлайн-кассами
- Отчет о движении денежных средств в кассе организации произвольной формы
Наиболее распространенным ранее был отчет по унифицированной форме КМ-6, утвержденной постановлением Госкомстата. Однако с введением онлайн-касс его применение фактически утратило обязательный характер. Все данные о движении денежных средств теперь фиксируются непосредственно в фискальном накопителе кассового аппарата и передаются оператору фискальных данных. Поэтому многие организации используют упрощенный отчет о движении денег в кассе произвольной формы либо Z-отчет.
Порядок заполнения классического отчета кассира
Рассмотрим последовательность заполнения типового отчета кассира-операциониста по унифицированной форме КМ-6.
Обязательные реквизиты
В шапке документа указывают следующие обязательные данные:
- наименование организации;
- номер и дата составления отчета;
- ФИО и должность кассира;
- время начала и окончания смены.
Эта информация позволяет идентифицировать конкретный отчет и ответственное за его заполнение лицо.
Запись показаний денежных счетчиков
Далее в таблице отражают следующие данные:
- Показания денежного суммирующего счетчика на начало рабочего дня;
- Показания этого счетчика на конец рабочего дня;
- Сумму фактически полученной за день выручки;
- Сумму возвратов наличных денег покупателям.
Разница между конечным и начальным показаниями счетчика за вычетом возвратов будет соответствовать итоговой выручке за смену.
Указание выручки и возвратов
Сумма полученной за день выручки определяется по показаниям денежных счетчиков. Из нее вычитаются возвраты наличных денег покупателям по неиспользованным кассовым чекам или по другим основаниям. Эти возвраты должны быть документально подтверждены соответствующими актами.
После заполнения всех данных в таблице отчета под ней указывают итоговую сумму выручки за вычетом возвратов.
Отражение сдачи денег и подписи
Ниже таблицы кассир делает отметку о передаче полученных денежных средств в банк или старшему кассиру по приходному кассовому ордеру. Указываются реквизиты соответствующего документа.
В конце отчет подписывается кассиром-операционистом, старшим кассиром и руководителем организации.
Таким образом заполняется классический отчет кассира-операциониста по установленной форме КМ-6. Этот порядок позволяет в полной мере отразить движение денежных средств в кассе компании.
Возможность исправления ошибок в отчете
В процессе заполнения отчета кассиром могут быть допущены ошибки. Рассмотрим особенности их исправления.
Исправление технических ошибок
Если была допущена техническая ошибка, не влияющая на итоговые показатели, то исправление можно внести следующим образом:
- неверный текст аккуратно зачеркивается;
- рядом записывается верный текст;
- исправление заверяется подписью кассира.
Такие исправления не требуют переоформления или аннулирования отчета.
Переоформление отчета при существенных ошибках
Если ошибка повлияла на суммы выручки, возвратов или остатка денежных средств, то внесение исправлений в первоначальный отчет недопустимо.
В таком случае первоначальный отчет должен быть аннулирован. На нем делается надпись "Аннулировано", указывается дата и причина аннулирования. После этого составляется новый исправленный отчет кассира.
Рекомендации по составлению отчета кассира
Чтобы минимизировать возможность ошибок при заполнении отчета кассира, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Перед началом смены проверить исправность кассового аппарата и обнулить показания счетчиков;
- Пересчитывать наличность в кассе и сверять с показаниями денежного счетчика;
- Вести тщательный учет всех возвратов наличных денег;
- По окончании смены сверять данные отчета с кассовой книгой и Z-отчетом.
Соблюдение этих несложных правил позволит исключить финансовые нарушения и устранить риски привлечения к ответственности.
Ответственность кассира за нарушения в отчете
К сожалению, на практике нередки случаи заполнения кассирами отчетов с нарушениями. Это чревато административными санкциями как для них самих, так и для организации.
