Награждение работника - это важное событие, которое отражается в его трудовой книжке. Образец записи в трудовой книжке о награждении должен соответствовать определенным правилам и требованиям. Давайте разберемся, как правильно вносить запись о награждении в трудовую книжку.
Записи в трудовой книжке
Записи в трудовой книжке о награждениях вносятся в отдельный раздел. Образец записи о награждении в трудовой книжке может выглядеть так:
Награжден(а) Почетной грамотой Министерства промышленности и торговли Российской Федерации за многолетний добросовестный труд. Приказ No145 от 05.03.2018.
Как видно из образца записи о награждении в трудовой книжке, она должна содержать следующие сведения:
- Формулировку о награждении (например, "Награжден(а)...")
- Наименование награды (орден, медаль, почетное звание, грамота и т.д.)
- Орган, который произвел награждение
- Основание для награждения
- Реквизиты распорядительного документа о награждении (приказ, распоряжение)
Порядок внесения записи о награждении в трудовую книжку
Внесение записи в трудовую книжку о награждении производится по определенным правилам:
- Запись вносится на основании представленного работником подлинника или дубликата распорядительного документа о награждении.
- Запись вносится в трудовую книжку не позднее недельного срока со дня издания распорядительного документа о награждении.
- Запись производится аккуратно, без исправлений и помарок.
- После внесения записи работник ставит свою подпись под ней.
Таким образом, запись в трудовой книжке о награждении является обязанностью работодателя. Работник должен предоставить необходимый документ, а работодатель внести соответствующую запись в срок и в установленном порядке.
Правила оформления записи о награждении в трудовой книжке
При оформлении записи о награждении в разделе "Сведения о награждениях" трудовой книжки необходимо придерживаться следующих правил:
- Запись производится на русском языке, разборчивым подчерком.
- Указывается полное официальное название награды, без сокращений.
- Не допускаются записи в виде "награжден грамотой", без указания вида грамоты.
- Если награда имеет степень, класс или другие особые наименования, они обязательно указываются.
Также при заполнении раздела о награждениях в трудовой книжке запрещено:
- Сокращать наименование награды.
- Использовать устаревшие названия наград.
- Вносить неточности в наименованиях государственных органов.
Таким образом, в записи должны быть максимально точно отражены все необходимые сведения о награде работника.
Примеры записей о награждениях в трудовой книжке
Рассмотрим несколько конкретных примеров правильного оформления записей о различных видах наград в трудовой книжке:
Награжден(а) орденом "За заслуги перед Отечеством" IV степени. Указ Президента Российской Федерации от 12.03.2018 No98.
Награжден(а) медалью "За отвагу" Министерства обороны Российской Федерации. Приказ от 05.05.2017 No125.
Награжден(а) Почетной грамотой Правительства Российской Федерации. Распоряжение от 18.09.2019 No987-р.
Как видно из примеров, в записях обязательно указывается полное название награды, наименование государственного органа и реквизиты распорядительного документа. Это позволяет избежать неточностей и обеспечить правильное оформление записи о награждении в трудовой книжке.
Особенности записи о награждении негосударственными наградами
Помимо государственных наград, существуют различные негосударственные (общественные) награды - почетные звания, медали, ордена, учрежденные общественными организациями, объединениями.
Образец записи в трудовой книжке о награждении такими наградами:
Награжден(а) медалью "За заслуги" Российского Союза промышленников и предпринимателей. Приказ от 12.05.2020 No56.
Главное отличие при записи негосударственных наград - указание организации, учредившей награду. В остальном правила записи такие же, как и для государственных наград.
Таким образом, при оформлении записей о любых видах наград в трудовой книжке необходимо максимально точно указывать все необходимые данные. Это позволит правильно отразить заслуги работника и избежать ошибок при заполнении трудовой книжки.
Фиксация награждения в личном деле работника
Помимо трудовой книжки, сведения о награждении работника также фиксируются в его личном деле. Личное дело ведется кадровой службой организации и содержит различные сведения о работнике, в том числе о поощрениях и награждениях.
После внесения записи о награждении в трудовую книжку в личное дело работника подшивается копия распорядительного документа о награждении (приказ, распоряжение). Также может прилагаться копия удостоверения к награде, если таковое имеется.
Наличие полных сведений о награждениях работника как в трудовой книжке, так и в личном деле позволяет в любой момент подтвердить факт награждения и исключает возможные разногласия.
Ответственность за нарушение правил внесения записей о награждениях
Работодатель несет ответственность за своевременное и правильное внесение записей о награждениях в трудовые книжки работников. За нарушение установленных правил внесения таких записей предусмотрено наложение административного штрафа.
К нарушениям относится, например, несвоевременное внесение записи о награждении, внесение записи не в полном объеме, запись неточным или небрежным почерком. Также работодатель может быть привлечен к ответственности за порчу и уничтожение трудовых книжек.
Работник, в свою очередь, имеет право требовать исправления неточностей и ошибок в записях о награждениях в трудовой книжке. Работодатель обязан внести необходимые исправления или дать мотивированный отказ.
Награждение иностранных граждан
Иностранные граждане, работающие на территории Российской Федерации, также могут награждаться государственными и негосударственными наградами за особые трудовые заслуги.
При этом на них распространяются те же правила оформления записей о награждениях в трудовых книжках. Единственным отличием является то, что трудовые книжки иностранных работников ведутся на русском языке и на языке государства, гражданином которого является работник.
Выдача дубликата трудовой книжки с записями о награждениях
В случае утраты трудовой книжки работнику по его заявлению выдается дубликат трудовой книжки. В него вносятся все имевшиеся в подлиннике сведения, в том числе записи о награждениях.
Дубликат выдается на основании документов о награждениях, хранящихся в личном деле работника. При отсутствии таких документов сведения о наградах в дубликат трудовой книжки вносятся на основании справок, выданных органами, осуществлявшими награждение.
Таким образом, при получении дубликата трудовой книжки работник не теряет сведений о своих заслугах и наградах, что имеет важное значение при трудоустройстве.
Внесение записей о награждениях при реорганизации компании
При реорганизации компании, например при слиянии, разделении или преобразовании, возникает вопрос о том, кто должен вносить записи о награждениях в трудовые книжки работников.
Согласно трудовому законодательству, обязанность по внесению записей о награждениях в этом случае переходит к правопреемнику реорганизованной компании. Именно на него возлагается ответственность за правильное ведение кадрового делопроизводства, включая трудовые книжки.
Учет награждений при увольнении работника
При увольнении работника в его трудовую книжку вносится соответствующая запись. При этом записи о награждениях остаются в трудовой книжке и не аннулируются.
Трудовая книжка с внесенными в нее сведениями о наградах выдается увольняемому работнику на руки. При последующем трудоустройстве он предъявляет эту трудовую книжку новому работодателю.
Таким образом, записи о награждениях, однажды внесенные в трудовую книжку, сохраняются в ней на всю трудовую жизнь работника.
Внесение исправлений в записи о награждениях
Если в записях о награждениях в трудовой книжке обнаружены ошибки или неточности, работник имеет право требовать их исправления.
Для этого необходимо написать заявление на имя работодателя с просьбой исправить ошибочную запись и указанием способа исправления. К заявлению следует приложить документы, подтверждающие правильные данные.
Работодатель обязан рассмотреть такое заявление, внести соответствующие исправления или дать мотивированный отказ в срок не более 5 рабочих дней.
Хранение трудовых книжек с записями о награждениях после увольнения работников
После увольнения работника его трудовая книжка остается у работодателя. Согласно архивному законодательству, трудовые книжки относятся к документам постоянного хранения.
Трудовые книжки с записями о награждениях должны храниться в архиве организации в течение 75 лет. Это позволяет при необходимости подтвердить факт награждения уже после увольнения работника.
По истечении указанного срока трудовые книжки подлежат экспертизе ценности документов для определения необходимости их дальнейшего хранения или уничтожения.
Передача трудовых книжек при смене собственника организации
При смене собственника организации происходит передача кадровых документов, в том числе трудовых книжек работников, новому владельцу.
Передача осуществляется по акту приема-передачи, в котором указывается полный перечень передаваемых документов, включая трудовые книжки.
Новый собственник становится правопреемником в области трудовых отношений и принимает на себя все обязательства предыдущего собственника, в том числе по ведению трудовых книжек.
Таким образом обеспечивается сохранность сведений о награждениях работников и их право на подтверждение этих сведений в трудовой книжке.
