Циркулярное письмо - это важный документ для всех сотрудников

Циркулярное письмо является распространенным видом организационно-распорядительных документов. Оно издается в целях разъяснения вопросов, связанных с применением нормативных актов, а также информирования о решениях по важным вопросам организационной, производственной и финансово-хозяйственной деятельности.

Циркулярное письмо отличается от приказа тем, что носит информационно-разъяснительный, а не предписывающий характер. Однако в отличие от информационных писем, оно является одним из распорядительных документов и обладает большей юридической силой.

Назначение и содержание циркулярного письма

Основными целями издания циркулярного письма являются:

• Доведение до сведения и разъяснение порядка применения законодательных и нормативных актов
• Разъяснение вопросов производственно-хозяйственной, финансовой, трудовой деятельности организации
• Информирование о принятых решениях и изменениях нормативных документов
• Установление единых требований по организации работы

Таким образом, основное содержание циркулярного письма - разъяснение действующих правил и требований, а также доведение новой информации до сведения подразделений и сотрудников.

Порядок подготовки циркулярного письма

Подготовка циркулярного письма включает следующие этапы:

1. Определение цели и задач письма
2. Сбор и анализ необходимой информации
3. Подготовка проекта письма
4. Согласование проекта с заинтересованными лицами
5. Доработка проекта по результатам согласования
6. Подписание письма руководителем
7. Регистрация и рассылка письма

Текст циркулярного письма, как правило, состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются причины и основания издания документа. Распорядительная часть содержит поручения, рекомендации, разъяснения.

Правила оформления циркулярного письма

При подготовке циркулярного письма следует придерживаться общих правил оформления организационно-распорядительных документов:

• Письмо оформляется на бланке организации или на стандартном листе бумаги
• Указываются реквизиты: дата, регистрационный номер, место издания, адресат, заголовок к тексту, подпись
• Текст излагается от 3-го лица единственного или множественного числа
• Содержание должно быть четким, лаконичным, без двусмысленности формулировок

При необходимости к письму может прилагаться перечень адресатов, которым направлено письмо.

Порядок утверждения и рассылки циркулярного письма

Циркулярное письмо подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это должностным лицом.

После подписания письмо регистрируется в установленном порядке и рассылается адресатам. Рассылка может производиться:

• По списку подразделений и должностных лиц
• Путем направления копий непосредственно в структурные подразделения
• Через электронную почту

Таким образом, циркулярное письмо является эффективным средством оперативного информирования сотрудников об изменениях нормативно-правовых актов, важных решениях и правилах организации работы компании.

Пример циркулярного письма

Ниже приведен пример оформления циркулярного письма:

В связи с внесением изменений в учетную политику ООО "Ромашка" вводятся в действие новые формы следующих первичных документов:

1. Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей
2. Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
3. Накладная на отпуск материалов на сторону

Утвержденные формы документов прилагаются.

Начальникам отделов довести данную информацию до сведения подчиненных.

Переход на новые формы первичных документов осуществить с 01 февраля 20__ г.

Генеральный директор ООО "Ромашка" И.И. Иванов

Особенности составления циркулярных писем

При подготовке циркулярного письма важно учитывать ряд особенностей его составления.

Во-первых, язык и стиль циркулярного письма должны быть предельно простыми и доступными. Это обусловлено тем, что письмо рассчитано на массового адресата - всех сотрудников компании. Поэтому следует избегать сложных грамматических конструкций, непонятных терминов и аббревиатур.

Во-вторых, текст циркулярного письма должен быть максимально конкретным и не допускать двусмысленных толкований. Формулировки должны быть предельно четкими, чтобы у адресатов не возникало вопросов по сути излагаемой информации.

В-третьих, рекомендуется структурировать текст с использованием абзацев, списков, выделения ключевых моментов. Это позволит облегчить восприятие информации.

В-четвертых, объем циркулярного письма не должен быть избыточным. Информация должна излагаться в пределах 1-2 страниц.

В-пятых, в письме следует четко обозначить, какие действия должны предпринять сотрудники по итогам ознакомления с документом. Например, перейти на новые формы отчетности, довести информацию до подчиненных, представить предложения по совершенствованию работы и т.д.

Таким образом, грамотное составление циркулярного письма это важный фактор эффективности его воздействия на целевую аудиторию. При соблюдении основных правил можно добиться максимального усвоения информации сотрудниками компании.

Рекомендации по составлению циркулярных писем

Для того чтобы циркулярное письмо было максимально понятным и достигало поставленных целей, можно дать следующие рекомендации по его составлению:

• Используйте простой и доступный язык, избегайте сложных терминов
• Формулируйте содержание предельно конкретно, без двусмысленностей
• Разбивайте текст на небольшие логические блоки с помощью абзацев и списков
• Выделяйте жирным шрифтом или курсивом ключевые моменты
• Указывайте конкретные действия, которые должны предпринять сотрудники

Этапы работы над циркулярным письмом

Работу над циркулярным письмом можно разделить на несколько этапов:

1. Определение цели письма
2. Сбор необходимой информации
3. Формулирование основных тезисов и ключевых моментов
4. Написание чернового варианта
5. Доработка формулировок, структурирование текста
6. Проверка и согласование
7. Утверждение и рассылка

Контроль исполнения циркулярного письма

Для повышения эффективности циркулярного письма важно организовать контроль за его исполнением. В письме можно установить конкретные сроки и ответственных лиц.

Также по истечении определенного времени имеет смысл запросить информацию о том, каким образом структурные подразделения исполнили требования письма.

Анализ результатов циркулярного письма

Полезно проанализировать реакцию сотрудников и эффект от рассылки циркулярного письма. Это поможет учесть допущенные ошибки и сделать будущие письма более результативными.

Такой анализ можно проводить путем опросов, а также мониторинга показателей работы до и после рассылки письма.

Формы рассылки циркулярного письма

Циркулярное письмо может рассылаться адресатам различными способами:

• В виде бумажного документа
• По электронной почте
• Посредством корпоративного портала или мессенджера
• В составе папки с документами для ознакомления

Наиболее оперативный способ - рассылка по электронной почте. Однако такой вариант подходит не для всех видов циркулярных писем.

Хранение циркулярных писем

Циркулярные письма, имеющие длительный срок действия, подлежат хранению в соответствии с номенклатурой дел. Ознакомление с такими документами должно быть обеспечено в течение всего периода их действия.

Письма разового характера могут храниться в структурных подразделениях в течение срока, необходимого для их исполнения и контроля.

Образец регистрационной карточки циркулярного письма

Для учета и контроля исполнения циркулярного письма может заводиться регистрационно-контрольная карточка:

Такая карточка позволяет контролировать своевременность исполнения поручений циркулярного письма.

Циркулярное письмо и иные информационные документы

Необходимо отличать циркулярное письмо от таких информационно-справочных документов, как письма, уведомления, извещения.

В отличие от них, циркулярное письмо обладает бóльшей юридической силой и является обязательным к исполнению.